RestartiX Webinars

Română

English

Română

English

Appearance

Ghidul de Conformitate GDPR pentru Clienți ​

Pentru Organizațiile care Utilizează Platforma de Evenimente [PLATFORM PROVIDER]Ultima actualizare: [DATE]

Introducere ​

Prezentul ghid explică obligațiile dumneavoastră GDPR în calitate de Operator de date care utilizează platforma [PLATFORM PROVIDER]. [PLATFORM PROVIDER] acționează în calitate de Persoană împuternicită de operator — gestionăm infrastructura tehnică, însă dumneavoastră sunteți responsabil juridic de modul în care sunt colectate și utilizate datele participanților dumneavoastră.

Prezentul document nu constituie consultanță juridică. Consultați un jurist specializat în protecția datelor pentru situația dumneavoastră specifică.

1. Rolul Dumneavoastră de Operator de Date ​

În temeiul GDPR, dumneavoastră sunteți Operatorul de date pentru datele cu caracter personal ale participanților la evenimentele dumneavoastră. Aceasta înseamnă că:

  • Decideți de ce sunt colectate datele (scopuri) și ce date sunt colectate
  • Sunteți responsabil de asigurarea unui temei juridic pentru fiecare activitate de prelucrare
  • Trebuie să furnizați informații transparente participanților (Politica de Confidențialitate, Politica privind Cookie-urile)
  • Trebuie să onorați cererile de exercitare a drepturilor persoanelor vizate din partea participanților
  • Trebuie să semnați un Acord de Prelucrare a Datelor (DPA) cu [PLATFORM PROVIDER] înainte de utilizarea platformei

[PLATFORM PROVIDER] este Persoana împuternicită de operator — prelucrăm datele în numele dumneavoastră, urmând instrucțiunile dumneavoastră, în limitele DPA.

2. Înainte de Lansare — Listă de Verificare ​

2.1 Documente Juridice ​

  • [ ] Semnați DPA cu [PLATFORM PROVIDER] înainte de prelucrarea oricăror date ale participanților
  • [ ] Personalizați și publicați Politica de Confidențialitate folosind șablonul din privacy-policy.md. Completați toate valorile [PLACEHOLDER]. Supuneți-o revizuirii unui avocat.
  • [ ] Personalizați și publicați Politica privind Cookie-urile folosind cookie-policy.md
  • [ ] Personalizați și publicați Termenii și Condițiile folosind terms-of-service.md
  • [ ] Desemnați un RPD (Responsabil cu protecția datelor) dacă este necesar — obligatoriu dacă prelucrați date la scară largă, dacă prelucrați date din categorii speciale sau dacă sunteți o autoritate publică. Dacă nu este obligatoriu, desemnați o persoană de contact pentru chestiunile de confidențialitate.

2.2 Configurarea Platformei ​

  • [ ] Verificați consimțămintele pe care le colectează în realitate formularul de înregistrare — formularul prezintă o singură casetă obligatorie, care acoperă atât prelucrarea datelor, cât și acceptarea Termenilor și Condițiilor dumneavoastră, precum și, acolo unde o activați, o casetă opțională de marketing prin e-mail. A se vedea Secțiunea 5.1 înainte de a descrie colectarea consimțământului în Politica dumneavoastră de Confidențialitate.
  • [ ] Verificați bannerul de consimțământ pentru cookie-uri — asigurați-vă că Politica privind Cookie-urile pe care o publicați corespunde comportamentului real al bannerului, descris mai jos.
  • [ ] Stabiliți preferințele de retenție a datelor ale organizației în tabloul de bord (Setări → Retenție), ținând seama de limitarea descrisă mai jos
  • [ ] Configurați URL-urile Politicii de Confidențialitate și ale Termenilor și Condițiilor în setările tabloului de bord (Setări → Formulare) — acestea apar în eticheta casetei de consimțământ din formularul de înregistrare
  • [ ] Analizați conturile membrilor personalului și atribuiți fiecăruia rolul cu cele mai puține privilegii — a se vedea Secțiunea 2.4
  • [ ] Decideți dacă activați numărul simulat de participanți pentru vreo sesiune — a se vedea Secțiunea 2.5

Bannerul de consimțământ pentru cookie-uri. Bannerul este un script de sine stătător, construit și livrat de API-ul [PLATFORM PROVIDER]. Nu este un șablon Google Tag Manager. Valorile implicite Google Consent Mode v2 sunt emise numai acolo unde configurați un container Google Tag Manager în setările dumneavoastră de integrare; Meta Pixel, TikTok Pixel și Microsoft Clarity sunt injectate direct de platformă și nu trec nici prin Google Tag Manager, nici prin Consent Mode. Întregul text al bannerului și al ferestrei de preferințe este codificat în limba română, fără comutator de limbă, aspect pe care ar trebui să îl evaluați prin raportare la cerința prevăzută la art. 7 alin. (2) din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), potrivit căreia solicitarea consimțământului trebuie să fie inteligibilă pentru publicul căruia i se adresează. Bannerul nu conține niciun link către vreo politică, astfel încât cerința caracterului „informat" de la art. 4 pct. 11 GDPR nu este îndeplinită prin banner în sine.

Rezultatul bannerului de cookie-uri este stocat exclusiv într-un cookie propriu, pe dispozitivul vizitatorului (rx_cookie_consent, o valoare JSON care consemnează opțiunile pentru categoriile necesare, de analiză și de publicitate, un marcaj temporal și o versiune, păstrată douăsprezece luni). El nu este niciodată scris în registrul consimțămintelor, astfel încât platforma nu deține nicio evidență pe server despre cine a acceptat sau a respins cookie-urile și nu poate proba ulterior o decizie privind consimțământul pentru cookie-uri.

GAP-CONSENT-11 · CODE — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS

Prezentul document arăta anterior că bannerul de cookie-uri este gestionat prin Google Tag Manager, cu Google Consent Mode v2 setat pe refuz implicit pentru toate semnalele de consimțământ. În realitate, bannerul este un script furnizat de platformă, care încarcă Meta Pixel, TikTok Pixel și Microsoft Clarity în afara Google Tag Manager; valorile implicite Consent Mode v2 sunt emise numai acolo unde este configurat un container, iar rezultatul bannerului este consemnat exclusiv într-un cookie propriu, pe dispozitivul vizitatorului, nu în registrul consimțămintelor. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.

Configurarea retenției. Perioadele de retenție se configurează per organizație și nu este preconfigurată nicio politică implicită. Jobul de aplicare a retenției acționează exclusiv asupra politicilor existente, astfel încât o organizație care nu a configurat niciuna nu are date șterse în funcție de vechime. Ecranul de setări pentru retenție transmite în prezent opt tipuri de date, în timp ce API-ul acceptă cinci, iar API-ul validează întreaga transmitere înainte de a scrie orice parte din ea; prin urmare, orice încercare de salvare este respinsă și nicio politică de retenție nu poate fi configurată din produs.

Atunci când o politică activă ar șterge, într-o singură rulare, mai mult de zece mii de rânduri, jobul consemnează o avertizare și nu șterge nimic, astfel încât un tabel al cărui volum restant a depășit acel prag nu este readus în perioada sa de retenție prin rulările ulterioare.

GAP-RET-01 · CODE — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS

Prezentul document arăta anterior că preferințele de retenție se stabilesc într-o secțiune a tabloului de bord denumită Setări → Confidențialitate. O astfel de secțiune nu există; ecranul este Setări → Retenție, iar fiecare salvare pe care o transmite este respinsă de API, astfel încât nicio politică de retenție nu poate fi configurată în prezent. În orice caz, retenția se activează explicit, fără o valoare implicită la nivel de platformă, deci datele nu sunt șterse în funcție de vechime în lipsa unei politici. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.

2.3 Revizuirea Subîmputerniciților ​

Revizuiți Anexa Subîmputerniciților [PLATFORM PROVIDER] (annex-sub-processors.md). [PLATFORM PROVIDER] angajează unsprezece subîmputerniciți, enumerați în Anexa III. Doi dintre aceștia prelucrează date cu caracter personal pe baza acreditărilor proprii ale [PLATFORM PROVIDER] și nu pot fi dezactivați pentru o singură organizație: Anthropic PBC (SUA), care primește prompturile de generare cu AI, și Cloudflare, Inc., care asigură funcția de proxy pentru traficul participanților. Ambii sunt descriși în Secțiunea 9.

Dacă utilizați propriile integrări (cont de e-mail Newsman, proiectul dumneavoastră Firebase pentru notificări push, SendSMS.ro pentru mesaje SMS, platforme publicitare), trebuie:

  • Să mențineți propriile DPA-uri cu acei furnizori
  • Să îi dezvăluiți în Politica dumneavoastră de Confidențialitate
  • Să vă asigurați că respectă GDPR

2.4 Controlul Accesului Personalului ​

Platforma definește patru roluri de personal — admin, moderator, marketer și staff — asociate cu trei grupuri de permisiuni (marketing, live, setări). Rolul staff nu deține niciun grup de permisiuni și este, în fapt, unul de tip „doar citire"; marketer deține grupul de marketing; moderator deține grupul live; admin le deține pe toate trei. Rolul este ales explicit la crearea contului; nu există un rol implicit de tip „doar citire". Privilegiile de administrator sunt necesare pentru un singur endpoint, acela de listare a jurnalului de audit. Orice altă acțiune distructivă — ștergerea webinarelor, a sesiunilor, a funnel-urilor, a segmentelor, a paginilor, a ofertelor, a sondajelor, a fișierelor încărcate și a testimonialelor — este autorizată prin grupul de permisiuni marketing sau live, pe care rolurile neadministrative marketer și moderator le îndeplinesc.

Două consecințe pentru evaluarea dumneavoastră privind controlul accesului, în temeiul art. 32 GDPR: rolul marketer poate exporta date cu caracter personal ale contactelor și poate transmite difuzări către segmente fără drepturi de administrator, iar un administrator poate stabili, la crearea unui cont cu parolă, o parolă de numai șase caractere. Emiteți câte un cont pentru fiecare persoană, în locul unui cont comun, atribuiți rolul cu cele mai puține privilegii care îi permite persoanei să își desfășoare activitatea și impuneți propriile dumneavoastră standarde privind acreditările.

2.5 Numărul Simulat de Participanți ​

Configurarea sesiunii include un număr simulat, opțional, de participanți online. Acolo unde este activat, cifra afișată participanților lângă indicatorul de sesiune live, pe pagina de vizionare, nu reprezintă numărul persoanelor prezente: este o valoare de bază configurată, la care se adaugă numărul real de participanți online înmulțit cu un factor configurat, recalculată din minut în minut, cu o mică variație aleatorie, astfel încât cifra să evolueze asemenea traficului organic. Participanților li se afișează numai cifra simulată, pe care nu o pot deosebi de un număr real; numărul real este disponibil exclusiv personalului.

Activarea acestei funcționalități este o decizie pe care o luați în calitate de Operator. Afișarea unei cifre fabricate privind audiența intră sub incidența Directivei 2005/29/CE privind practicile comerciale neloiale, inclusiv a listei din Anexa I cu practicile considerate neloiale în orice situație, iar în România, sub incidența Legii nr. 363/2007. Acolo unde cifra contribuie la decizia de înregistrare sau de cumpărare, ea intră și sub incidența principiului echității prevăzut la art. 5 alin. (1) lit. (a) GDPR. Solicitați propria consultanță înainte de a o activa și nu o activați decât dacă Termenii și Condițiile pe care îi publicați arată că cifra afișată este o estimare, iar nu un număr real.

3. Temeiuri Juridice pentru Prelucrare ​

Trebuie să aveți un temei juridic valabil pentru fiecare activitate de prelucrare. Mai jos sunt prezentate temeiurile utilizate de platforma [PLATFORM PROVIDER] și ceea ce trebuie să faceți dumneavoastră:

Activitate de prelucrareTemei juridicResponsabilitatea dumneavoastră
Înregistrarea la eveniment (adresă de e-mail, nume)Executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. (b))Informați participanții în Politica de Confidențialitate
Livrarea evenimentului (notificări de reamintire, acces)Interes legitim (art. 6 alin. (1) lit. (f))Dezvăluiți în Politica de Confidențialitate; permiteți excluderea (opt-out)
Urmărirea comportamentală (chat, sondaje, oferte)Consimțământ (art. 6 alin. (1) lit. (a))Colectați un consimțământ explicit, de tip opt-in. Se reține că acest consimțământ condiționează numai rândurile de evenimente comportamentale din baza de date analitică — a se vedea Secțiunea 4
E-mailuri de marketingConsimțământ (art. 6 alin. (1) lit. (a))Colectați un consimțământ explicit, de tip opt-in, la înregistrare. Se reține că acest consimțământ condiționează numai sincronizarea în lista furnizorului de e-mail de marketing — a se vedea Secțiunea 5.4
Notificări push — tranzacționaleConsimțământ (art. 6 alin. (1) lit. (a))Colectați opțiunea de tip opt-in push_notifications; platforma nu transmite niciun mesaj push tranzacțional unui contact care nu deține un consimțământ acordat și neretras pentru acel scop
Notificări push — marketingNeimplementatScopul push_marketing este colectat și afișat participanților, dar nu condiționează nimic, întrucât nu există nicio cale de trimitere push de marketing. Nu declarați această activitate și nu prezentați opțiunea de tip opt-in ca fiind operațională
WhatsApp/SMSConsimțământ (art. 6 alin. (1) lit. (a)) pentru SMS; WhatsApp neimplementatUn SMS este trimis numai acolo unde contactul deține un consimțământ sms_notifications acordat și neretras. Scopurile whatsapp_notifications și whatsapp_marketing sunt colectate și afișate, dar nu condiționează nimic, întrucât nu există nicio cale de trimitere prin WhatsApp
Urmărirea conversiilor publicitareInteres legitim (art. 6 alin. (1) lit. (f)) pentru evenimentele de conversie și de vizualizare a paginii transmise pe server; consimțământ (art. 6 alin. (1) lit. (a)) numai pentru starea în care pixelii client-side setează cookie-uriRealizați și documentați propria evaluare a interesului legitim. Dezvăluiți în Politica dumneavoastră de Confidențialitate faptul că, la fiecare înregistrare, adresa de e-mail, numărul de telefon, prenumele, numele și identificatorul înregistrării sunt transmise sub formă de hash către Meta și TikTok, împreună cu adresa IP și user agent-ul, în formă brută, și puneți la dispoziție o cale de opoziție în temeiul art. 21 GDPR. Restricționarea prelucrării în temeiul art. 18 GDPR — iar nu retragerea consimțământului pentru cookie-uri — este singurul control care oprește aceste transferuri
Îmbogățire geo/dispozitivInteres legitim (art. 6 alin. (1) lit. (f))Dezvăluiți în Politica de Confidențialitate
Securitate și prevenirea fraudeiInteres legitim (art. 6 alin. (1) lit. (f))Dezvăluiți în Politica de Confidențialitate
Măsurarea vizualizărilor pe paginile de funnelInteres legitim (art. 6 alin. (1) lit. (f))Măsurarea vizitatorilor unici pe paginile de funnel funcționează fără nicio condiție de consimțământ și consemnează un identificator pseudonim persistent, derivat din adresa IP și din user agent-ul vizitatorului. Evaluați-o prin raportare la art. 5 alin. (3) din Directiva 2002/58/CE (ePrivacy) și dezvăluiți-o în Politica privind Cookie-urile și în Politica de Confidențialitate
Atribuirea în funnel (parametri UTM, identificatori de click, URL-ul paginii de destinație și cel de proveniență, țară, oraș, dispozitiv, sistem de operare, browser, fus orar)Interes legitim (art. 6 alin. (1) lit. (f))Enumerați aceste categorii în Politica dumneavoastră de Confidențialitate. Se reține că, atunci când un vizitator urmează un link urmărit, parametrii de campanie și identificatorii de click fbclid, gclid, ttclid și li_fat_id sunt transmiși mai departe către URL-ul de destinație, care aparține frecvent unui site terț
Preluarea prin webhook a comenzilor și a formularelorDeterminat de dumneavoastrăAcolo unde configurați un webhook de comenzi sau de formulare, întregul corp brut al cererii este stocat ca metadate ale intrării pentru webhook-urile generice și pentru cele ale furnizorilor de formulare, iar pentru comenzile din comerțul electronic sunt stocate identificatorul comenzii, valoarea totală, moneda și starea plății, asociate unui contact identificat. Declarați aceste date privind achizițiile și tranzacțiile în propria dumneavoastră evidență a activităților de prelucrare
Generarea de conținut asistată de AIDeterminat de dumneavoastră — astfel cum este implementată, interes legitim (art. 6 alin. (1) lit. (f))Testimonialele aprobate ale participanților, inclusiv numele autorului și citatul în format liber, precum și orice imagini de referință încărcate de personal sunt transmise unui furnizor de modele din SUA. A se vedea Secțiunea 9
Difuzări către segmenteDeterminat de dumneavoastrăCanalul de difuzare către segmente transmite mesaje fără a verifica vreun scop de consimțământ de marketing. A se vedea Secțiunea 5.4

Principiu fundamental: Colectați numai consimțămintele pentru activitățile pe care intenționați efectiv să le desfășurați. Nu adăugați casete de consimțământ „pentru orice eventualitate" — GDPR impune un consimțământ specific și informat.

Cum se încarcă în realitate Meta Pixel și TikTok Pixel. Meta Pixel și TikTok Pixel intră în grupul de scripturi strict necesare și, prin urmare, se încarcă la fiecare vizualizare de pagină, înainte de decizia vizitatorului în bannerul de cookie-uri și independent de aceasta. Fiecare transmite în acel moment câte o vizualizare de pagină către Meta, respectiv către TikTok, astfel încât ambele platforme primesc adresa IP a vizitatorului, user agent-ul și URL-ul paginii înainte de acordarea vreunui consimțământ. Ambii sunt încărcați într-o stare de consimțământ reținut — fbq('consent','revoke') pentru Meta și ttq.holdConsent() pentru TikTok — menită să împiedice scrierea cookie-urilor publicitare de identificare (_fbp, _fbc, _ttp, _ttclid) până când vizitatorul acceptă categoria publicitară, moment în care starea consimțământului este comutată pe acordat. Absența unui cookie este motivul pentru care aceste scripturi sunt clasificate în prezent ca necesare; ea nu reprezintă o constatare potrivit căreia încărcarea anterioară consimțământului ar fi permisă în temeiul art. 5 alin. (3) din Directiva 2002/58/CE (ePrivacy), iar clasificarea face obiectul unei analize.

GAP-CONSENT-01 · CODE — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS

Prezentul document arăta anterior că pixelii Meta și TikTok se încarcă numai dacă participantul acceptă cookie-urile publicitare. În realitate, ambii pixeli sunt clasificați ca necesari și transmit o vizualizare de pagină înainte de orice decizie privind consimțământul, într-o configurație menită să rămână fără cookie-uri până la acordarea consimțământului publicitar. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității; clasificarea face obiectul unei analize.

Evenimente de conversie și de vizualizare a paginii transmise pe server. Independent de pixelii din browser, pentru fiecare vizitator uman al unei pagini de destinație a unui funnel se transmite, pe partea de server, o vizualizare de pagină prin Meta Conversions API, atunci când organizația a activat integrarea Meta. Aceasta poartă adresa IP brută a vizitatorului, user agent-ul brut, URL-ul paginii, identificatorul de click fbclid și valorile cookie-urilor _fbp / _fbc, acolo unde acestea există; în lipsa cookie-ului — situație întâlnită la vizitatorul care nu a acceptat cookie-urile publicitare — se folosește exclusiv identificatorul de click pentru a reconstitui o valoare fbc. Pe această cale nu există nicio verificare a consimțământului; singura condiție este ca organizația să fi activat integrarea Meta.

Aceeași abordare se aplică și conversiilor de la înregistrare. Acolo unde activați integrarea Meta sau TikTok, la fiecare înregistrare se transmite către platforma respectivă un eveniment de conversie pe server, care poartă identificatorii sub formă de hash, precum și adresa IP și user agent-ul în formă brută, descrise în tabelul de mai sus. Nu se consultă niciun consimțământ publicitar.

GAP-CONSENT-05 · CODE — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS

Prezentul document arăta anterior că urmărirea conversiilor publicitare se realizează în temeiul consimțământului și că bannerul de consimțământ pentru cookie-uri este controlul care o guvernează. Evenimentele de conversie și de vizualizare a paginii transmise pe server ajung la Meta și la TikTok în temeiul interesului legitim, fără nicio condiție de consimțământ; restricționarea prelucrării în temeiul art. 18 GDPR este singura condiție care le suprimă, iar valoarea consimțământului publicitar colectată la înregistrare nu este citită nicăieri în platformă. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.

4. Transparență — Ce să Comunicați Participanților ​

În temeiul art. 13 și 14 GDPR, trebuie să informați participanții, la momentul colectării datelor, cu privire la:

  • Cine sunteți — denumirea organizației dumneavoastră și datele de contact
  • Ce date colectați — date de înregistrare; date comportamentale (mesaje din chat, voturi la sondaje, reacții, click-uri pe oferte, feedback); date tehnice (adresă IP, user agent, tipul dispozitivului, sistemul de operare, browserul, fusul orar, țara și orașul); precum și date de atribuire a campaniilor (parametri UTM, identificatori de click publicitar, URL-ul paginii de destinație și cel de proveniență)
  • De ce le colectați — scopurile și temeiurile juridice pentru fiecare
  • Cu cine le partajați — [PLATFORM PROVIDER] (Împuternicitul dumneavoastră) și destinatarii ulteriori pe care îi angajează, printre care Google LLC, Railway Corp., NewsmanApp SRL, Cloudflare, Inc., Anthropic PBC, Meta Platforms, Inc., TikTok Pte. Ltd. și Microsoft Corporation; SendSMS.ro; furnizorul de găzduire video pe care îl încorporați în pagina de vizionare; precum și propriile dumneavoastră conturi publicitare. A se vedea Secțiunile 9 și 10
  • Cât timp le păstrați — perioadele de retenție per categorie de date
  • Drepturile lor — acces, ștergere, rectificare, portabilitate, restricționare, opoziție
  • Transferuri internaționale — dacă datele părăsesc SEE (a se vedea Anexa III și Anexa IV pentru transferurile [PLATFORM PROVIDER])
  • Dreptul de a formula o plângere — la autoritatea națională de supraveghere a protecției datelor

Șablonul Politicii de Confidențialitate acoperă toate aceste elemente. Personalizați-l pentru organizația dumneavoastră — nu publicați șablonul ca atare, cu placeholder-ele necompletate.

Ce condiționează și ce nu condiționează consimțământul pentru urmărirea comportamentală. Atunci când un participant nu a acordat consimțământul pentru urmărirea comportamentală, mesajele sale din chat, voturile la sondaje, reacțiile, click-urile pe oferte și feedbackul sunt scrise în continuare în baza de date a sesiunilor live și rămân vizibile pentru personal în tabloul de bord live, iar participarea sa este consemnată în continuare în dreptul înregistrării. Sunt suprimate numai rândurile granulare de evenimente comportamentale din baza de date analitică. Descrieți acest lucru cu exactitate în Politica dumneavoastră de Confidențialitate; nu le comunicați participanților că refuzul urmăririi comportamentale ar împiedica înregistrarea activității lor din sesiunea live.

Moderarea chatului. Mesajele din chat ale participanților sunt filtrate automat prin raportare la o listă de cuvinte interzise, configurată pentru fiecare sesiune. Apariția simplă a unui cuvânt din listă este mascată pe loc; mesajul a cărui scriere deghizată corespunde totuși listei este eliminat integral din fluxul vizibil și mutat într-o evidență accesibilă exclusiv personalului, care păstrează textul original complet, împreună cu datele de actor ale autorului. În niciunul dintre cazuri, participantul nu este notificat. Dezvăluiți această filtrare în Termenii și Condițiile dumneavoastră și în Politica dumneavoastră de Confidențialitate.

Retenția datelor din sesiunile live. Datele sesiunilor live din Realtime Database sunt păstrate pe termen nelimitat. Nu există nicio funcție programată de curățare: baza de cod Cloud Functions exportă zece funcții, dintre care nouă sunt declanșatoare de bază de date, iar una este un job de reconciliere a prezenței care rulează din minut în minut, și niciuna nu șterge datele sesiunii. Nici trecerea unei sesiuni în starea de replay sau de arhivă nu le elimină — jobul de ciclu de viață scrie în Firestore un instantaneu cu statistici și nu efectuează nicio ștergere în Realtime Database. Singurele operațiuni care elimină un nod de sesiune live sunt ștergerea manuală a sesiunii și ștergerea manuală a webinarului asociat. Prin urmare, textul mesajelor din chat, numele afișate ale participanților, evidențele de prezență și de participare, voturile la sondaje, reacțiile, click-urile pe oferte și răspunsurile de feedback persistă pe toată durata de viață a fișei webinarului. Pe această bază, indicați o perioadă de retenție conformă cu realitatea, în temeiul art. 13 alin. (2) lit. (a) GDPR.

Nicio colecție Firestore nu are configurată o politică de expirare automată (time-to-live). Documentele de înregistrare și documentele cu datele cu caracter personal ale contactelor sunt eliminate numai printr-o cerere de ștergere sau prin ștergerea manuală a webinarului ori a sesiunii din care fac parte.

Și membrii personalului dumneavoastră sunt persoane vizate. Sunteți Operator pentru datele de cont ale membrilor personalului pe care îi creați în tabloul de bord și le datorați o informare în temeiul art. 13 GDPR, în calitate de angajator al acestora. Dincolo de fișa de cont în sine — adresă de e-mail, nume, rol și identificator de autentificare —, fiecare acțiune auditată a personalului consemnează în jurnalul de audit adresa IP, user agent-ul și identificatorul de cerere ale utilizatorului care acționează, iar jurnalul de audit nu se numără printre tipurile de date pe care jobul de retenție le recunoaște, astfel încât aceste evidențe sunt păstrate nelimitat. Tabloul de bord nu prezintă nicio informare privind confidențialitatea și niciun set de termeni la momentul autentificării, așa încât informarea trebuie transmisă de dumneavoastră, prin propriile canale.

5. Gestionarea Consimțământului ​

5.1 Colectarea Consimțământului ​

Formularul de înregistrare [PLATFORM PROVIDER] prezintă exact două casete:

  • O casetă obligatorie, care acoperă atât prelucrarea datelor (data_processing), cât și acceptarea Termenilor și Condițiilor dumneavoastră (tos_acceptance)
  • O casetă opțională de marketing prin e-mail (email_marketing), afișată numai acolo unde o activați

Configurați textul etichetei, precum și link-urile către Politica de Confidențialitate și către Termenii și Condiții din tabloul dumneavoastră de bord (Setări → Formulare). Ecranul respectiv controlează textul-șablon al consimțământului, etichetele link-urilor, cele două URL-uri de politici și eticheta casetei de marketing; el nu controlează scopurile de consimțământ pe care formularul le colectează.

Alte două scopuri sunt colectate în afara formularului de înregistrare. behavioral_tracking este solicitat în aplicația pentru participanți, după înregistrare, și poate fi comutat de participant din pagina de preferințe. push_notifications este acordat prin preferințele de notificare puse la dispoziția participantului, iar nu prin formularul de înregistrare.

Registrul consimțămintelor recunoaște exact zece scopuri: data_processing, tos_acceptance, email_marketing, push_notifications, push_marketing, behavioral_tracking, whatsapp_notifications, whatsapp_marketing, sms_notifications și sms_marketing. Dintre acestea, whatsapp_notifications, whatsapp_marketing, push_marketing și sms_marketing sunt acceptate și afișate participanților, dar nu condiționează nimic, întrucât căile de trimitere corespunzătoare nu există. data_processing și tos_acceptance nu pot fi retrase din pagina de preferințe. Versiunea politicii de consimțământ aflată în vigoare în prezent este "1.0".

Cum este grupat în realitate consimțământul. Pe formularul public de funnel, o singură bifă consemnează atât acceptarea termenilor și condițiilor, cât și acordul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, iar un număr de telefon introdus în formular acordă consimțământul pentru notificări SMS fără o bifă separată; atunci când este bifată și căsuța de marketing, respectivul consimțământ de marketing se extinde asupra marketingului prin SMS. Aplicația pentru participanți aplică aceeași grupare pentru consimțămintele privind termenii și prelucrarea.

Cerințe pentru un consimțământ GDPR valabil:

  • Trebuie să fie liber exprimat — nu poate constitui o condiție pentru participarea la eveniment
  • Trebuie să fie specific — câte o casetă separată pentru fiecare scop (fără „Accept totul" grupat)
  • Trebuie să fie informat — link-ul către Politica de Confidențialitate trebuie să fie vizibil înainte de exprimarea consimțământului
  • Trebuie să fie neambiguu — numai opt-in (fără casete pre-bifate)

Platforma nu impune implicit toate aceste cerințe. Caseta obligatorie grupează două scopuri, iar consimțămintele pentru notificări SMS și pentru marketing prin SMS sunt deduse, nu colectate. Un consimțământ care nu i-a fost niciodată solicitat persoanei vizate nu îndeplinește cerințele art. 4 pct. 11 sau ale art. 7 alin. (2) GDPR și nu poate fi invocat drept consimțământ; dacă intenționați să transmiteți mesaje SMS, colectați acel consimțământ printr-un mecanism propriu, până când formularul îl va colecta separat.

GAP-CONSENT-04 · CODE — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS

Prezentul document arăta anterior că platforma impune implicit un consimțământ specific, negrupat, distinct pentru fiecare scop, și îndruma Operatorii să nu modifice experiența de utilizare a consimțământului. Formularul de înregistrare prezintă o singură casetă obligatorie, care consemnează două scopuri deodată, consemnează un consimțământ pentru notificări SMS pentru simplul motiv că a fost introdus un număr de telefon și consemnează un consimțământ pentru marketing prin SMS pe baza bifei de marketing prin e-mail. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.

5.2 Evidențele de Consimțământ ​

[PLATFORM PROVIDER] stochează toate evidențele de consimțământ în fișele de contact ale participanților dumneavoastră (marcaj temporal, scop, metodă, versiunea politicii). Acestea sunt accesibile în tabloul de bord (Contacte → [Contact] → Consimțăminte). Pe nicio evidență de consimțământ nu se consemnează adresa IP, nici în registru, nici în copia din Firestore, astfel încât registrul nu poate proba originea unei acordări.

Alte două caracteristici ale registrului influențează ceea ce poate dovedi acesta:

  • Consimțământul este consemnat numai ca acordare. Lăsarea nebifată a căsuței de marketing nu consemnează nimic — nu se stochează niciun refuz și nu se scrie niciun eveniment de consimțământ — iar o nouă înregistrare cu căsuța bifată reacordă un consimțământ de marketing retras anterior. Prin urmare, în evidență nu se poate face distincție între un contact care a refuzat și unul care nu a fost niciodată întrebat.
  • Consimțămintele sunt valabile la nivelul întregii organizații și se mențin pentru toate evenimentele viitoare ale organizației dumneavoastră. Delimitarea consimțământului pe fiecare webinar a fost eliminată din modelul de date, astfel încât consimțământul exprimat o singură dată de un participant acoperă toate evenimentele dumneavoastră ulterioare, ceea ce poate să nu corespundă înțelegerii pe care participantul a avut-o la momentul colectării.

Contacte importate. Contactele încărcate prin importatorul în masă sunt scrise cu consimțăminte acordate pentru prelucrarea datelor și pentru acceptarea termenilor, consemnate cu versiunea de politică în vigoare și cu metoda „import", precum și cu consimțământ de marketing atunci când rândul importat poartă acel indicator. Aceste evidențe sunt create la data importului, pentru persoane care nu au interacționat niciodată cu platforma, deci nu constituie, prin ele însele, dovada obținerii consimțământului; trebuie să puteți prezenta dovada inițială a consimțământului, provenită din sistemul-sursă. Importul unui contact creează totodată o înregistrare și declanșează un e-mail de confirmare.

Păstrați aceste evidențe — dacă sunteți contestat de o autoritate de supraveghere, trebuie să dovediți că a fost obținut consimțământul.

5.3 Retragerea Consimțământului ​

Participanții pot retrage consimțământul după cum urmează:

  • E-mailuri de marketing — link-ul de dezabonare din fiecare e-mail sau pagina de preferințe a participantului
  • Urmărire comportamentală — pagina de preferințe a participantului sau o solicitare adresată dumneavoastră
  • Push marketing — preferințele de notificare din aplicație (scopul este consemnat, însă nu condiționează nicio cale de trimitere)
  • SMS — pagina de preferințe a participantului sau o solicitare adresată dumneavoastră. Nu există nicio prelucrare a cuvintelor-cheie primite: un răspuns „STOP" la un SMS nu este procesat de platformă

Retragerea nu produce efecte imediate în toate cazurile, iar efectul ei este mai restrâns decât sugerează formularea „exclude participantul din comunicările relevante":

  • Retragerea consimțământului email_marketing oprește sincronizarea contactului în lista și în segmentele furnizorului de e-mail de marketing. Ea nu oprește confirmările de înregistrare, notificările de reamintire, mesajele „începe acum" și cele de replay, e-mailurile din automatizări, retrimiterile sau difuzările către segmente, întrucât toate acestea funcționează numai pe baza condiției tranzacționale.
  • Retragerea consimțământului pentru urmărirea comportamentală produce efecte începând cu sesiunea următoare. În cadrul unei sesiuni aflate deja în desfășurare, decizia privind consimțământul este păstrată în memoria cache, asociată fișei de actor a participantului, fără termen de expirare, și nu este invalidată la modificarea consimțământului.
  • Retragerea consimțământului oprește utilizarea ulterioară a serviciilor de publicitate și de analiză, dar nu șterge cookie-urile deja plasate pe dispozitivul dumneavoastră. La retragerea consimțământului, aplicăm excluderea (opt-out) pentru Microsoft Clarity, readucem pixelii Meta și TikTok în starea de consimțământ reținut și reîncărcăm pagina; cookie-uri precum _fbp, _fbc, _ttp, _ga și _clck rămân în browserul dumneavoastră până la expirarea lor naturală sau până când le ștergeți din setările browserului.

Onorați prompt cererile de retragere — întârzierile constituie o încălcare a GDPR.

5.4 Funcționalități care Operează în Afara Condiției de Consimțământ de Marketing ​

email_marketing condiționează un singur lucru: dacă respectivul contact este sincronizat în lista și în segmentele furnizorului de e-mail de marketing. Orice altă cale de e-mail — confirmarea înregistrării, notificările de reamintire, mesajele „începe acum", replay-ul, e-mailurile din automatizări, retrimiterea și difuzarea către segmente — funcționează numai pe baza condiției tranzacționale (contact nesuprimat și nerestricționat).

Trei funcționalități ale produsului permit, prin urmare, ca un mesaj sau un export să ajungă la un contact care nu a acordat niciodată consimțământul de marketing ori care l-a retras. Utilizarea lor este decizia dumneavoastră în calitate de Operator, iar consecințele de conformitate vă revin:

  • Difuzările către segmente. Un e-mail unic poate fi compus și transmis membrilor unui segment salvat, fără verificarea vreunui consimțământ de marketing. Singurele limite aplicate sunt restricționarea prelucrării în temeiul art. 18 GDPR și indicatorii de suprimare pentru bounce, reclamație și dezabonare globală. Funcționalitatea este concepută drept canal tranzacțional. Transmiterea de conținut promoțional prin intermediul ei intră sub incidența art. 13 din Directiva 2002/58/CE (ePrivacy), iar în România sub incidența art. 12 din Legea nr. 506/2004, inclusiv a excepției restrânse de tip „soft opt-in"; nu o utilizați pentru marketing către contactele care nu și-au exprimat acordul.
  • Condiția de segmentare „Consimțământ lipsă". Este pusă la dispoziție o condiție de segmentare care selectează exact acele contacte fără nicio acordare activă pentru un anumit scop. Aceasta face posibilă construirea și adresarea unui public format din contacte care au refuzat sau și-au retras consimțământul de marketing. Nu folosiți un asemenea segment drept listă de destinatari pentru un mesaj de marketing.
  • Exportul CSV al unui segment. Exportul unui segment returnează adresa de e-mail și numele fiecărui membru, în clar, și nu impune existența unui consimțământ de marketing; cu opțiunea corespunzătoare activată, exportul returnează și contactele care au generat bounce, au formulat reclamații sau s-au dezabonat global. Contactele al căror unic semnal a fost o dezabonare sunt incluse în exportul implicit, deoarece dezabonarea revocă consimțământul de marketing fără a seta un indicator de suprimare. Un fișier exportat iese complet de sub controalele platformei privind consimțământul, suprimarea și ștergerea, iar fiecare copie a acestuia vă aparține.

Restricționarea prelucrării în temeiul art. 18 GDPR este aplicată consecvent, ca restricție absolută: unui contact restricționat nu i se poate acorda și nici reacorda vreun consimțământ, nu i se transmite niciun mesaj de e-mail, SMS sau push, este exclus din exporturile de contacte și de segmente, precum și din difuzările către segmente, iar pentru el nu se transmite niciun eveniment de conversie pe server.

6. Drepturile Persoanelor vizate ​

Participanții au drepturile de mai jos în temeiul GDPR. Dumneavoastră sunteți responsabil de onorarea acestora. [PLATFORM PROVIDER] furnizează instrumente pentru a vă ajuta:

DreptCum se gestioneazăInstrumentul din tabloul de bord [PLATFORM PROVIDER]
Acces (art. 15)Furnizați o copie a tuturor datelor participantuluiGDPR → Cerere Nouă → Acces, apoi Procesare
Ștergere (art. 17)Ștergeți toate datele participantuluiGDPR → Cerere Nouă → Ștergere, apoi Procesare
Rectificare (art. 16)Corectați datele inexacteContacte → [Contact] → Editare. Rectificarea nu poate fi consemnată drept cerere GDPR — registrul cererilor acceptă numai ștergerea, accesul, portabilitatea, opoziția și restricționarea —, astfel încât jurnalul de audit constituie dovada dumneavoastră că rectificarea a fost efectuată
Restricționare (art. 18)Înghețați prelucrarea fără a șterge dateleGDPR → Cerere Nouă → Restricționarea Prelucrării, apoi Procesare
Portabilitate (art. 20)Furnizați un export în format care poate fi citit automatLa fel ca la Acces — export JSON
Opoziție (art. 21)Opriți prelucrarea întemeiată pe interesul legitim sau pe marketingGDPR → Cerere Nouă → Opoziție; și revocați consimțământul corespunzător în Contacte → [Contact] → Consimțăminte

Registrul cererilor GDPR este o secțiune de prim nivel a tabloului de bord, accesibilă din navigația principală sub denumirea GDPR. Nu există nicio secțiune Confidențialitate.

Termen de răspuns: GDPR impune un răspuns în termen de o lună de la primirea cererii, termen care poate fi prelungit cu două luni suplimentare atunci când cererea este complexă sau când sunt formulate numeroase cereri, cu informarea Persoanei vizate în prima lună (art. 12 alin. (3) GDPR).

SLA-ul [PLATFORM PROVIDER]: Vom acorda asistență la procesarea cererilor DSAR în termen de 5 zile lucrătoare de la transmiterea cererii în tabloul de bord. Acesta este un angajament operațional, nu un comportament al platformei: cererea este creată cu statutul „în așteptare" și este executată numai atunci când un membru al personalului dumneavoastră apasă Procesare. Nimic din produs nu golește coada de cereri și nu impune un termen, iar cererea de ștergere formulată de participant prin autoservire este creată tot cu statutul „în așteptare", fără a fi executată. Acolo unde fluxul rulează efectiv, el se finalizează în 24 de ore.

Ce atinge și ce nu atinge fluxul de ștergere. Procesarea unei ștergeri elimină fișa contactului și tot ceea ce decurge în cascadă din aceasta, evidențele de e-mail, de push și de token de dispozitiv cheiate pe hash-ul adresei de e-mail a contactului, intrările în funnel asociate contactului, documentele Firestore cu datele cu caracter personal și cu consimțămintele, precum și datele de actor ale participantului din sesiunea live. Ea nu atinge însă totul:

  • Două tabele care conțin date cu caracter personal cheiate pe hash-ul adresei de e-mail nu sunt atinse de rutina de ștergere și nu au nicio cheie străină către fișa contactului, deci nu sunt eliminate nici în cascadă: jurnalul de livrare a SMS-urilor și jurnalul destinatarilor difuzărilor către segmente. Prin urmare, o evidență individuală a mesajelor SMS trimise — hash-ul adresei de e-mail, webinarul și sesiunea, tipul de șablon, codul de urmărire, identificatorul de mesaj al furnizorului, starea livrării și marcajele temporale de livrare și de click — persistă după o ștergere în temeiul art. 17, iar niciunul dintre cele două tabele nu este inclus în exportul de date în temeiul art. 15.
  • Evidențele de generare cu AI sunt cheiate pe entitatea generată și pe membrul personalului care a inițiat jobul, iar nu pe un contact, astfel încât citatul unui testimonial și numele autorului său persistă în promptul și în rezultatul stocate după ștergerea contactului.
  • Curățarea sesiunii live acoperă nodul de actor al participantului și activitatea consemnată în dreptul acestuia, însă nu și marcajele de sincronizare per actor și contoarele de mesaje scrise de funcțiile care rulează în fundal.
  • O înregistrare consemnează un singur identificator de actor al participantului, astfel încât, acolo unde aceeași persoană s-a alăturat unei sesiuni de pe mai multe dispozitive, este curățat numai actorul consemnat cel mai recent.
  • Atunci când un participant își schimbă adresa de e-mail din pagina de preferințe, platforma depune o cerere de ștergere pentru hash-ul adresei anterioare și, în același timp, actualizează fișa contactului cu noul hash. Cererea nu găsește niciun contact sub hash-ul vechi și se finalizează fără a șterge nimic, astfel încât evidențele cheiate pe adresa anterioară rămân.
  • Jurnalul de audit și registrul cererilor persoanelor vizate nu se numără printre tipurile de date pe care jobul de retenție le recunoaște, iar nimic altceva din platformă nu șterge din ele, deci ambele cresc nelimitat. Jurnalul de audit consemnează adresa IP și user agent-ul utilizatorului care acționează, iar intrările create de fluxul drepturilor persoanelor vizate consemnează în metadatele lor hash-ul adresei de e-mail a persoanei vizate, astfel încât hash-ul unei persoane șterse rămâne în jurnalul de audit și după ștergere. Rolul de bază de date al aplicației deține numai privilegii de selectare și de inserare asupra jurnalului de audit, ceea ce îl face să fie doar de adăugare pentru aplicație, dar înseamnă totodată că nu poate fi golit prin conexiunea acesteia.

Ce nu include exportul în temeiul art. 15 și al art. 20. Exportul omite intrările în funnel — și, prin urmare, toate datele de atribuire a campaniilor, identificatorii de click, URL-ul paginii de destinație și cel de proveniență, țara, orașul, tipul dispozitivului, sistemul de operare, browserul și fusul orar — împreună cu jurnalul de livrare a SMS-urilor, jurnalul destinatarilor difuzărilor către segmente și istoricul automatizărilor.

GAP-RET-03 · CODE — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS

Prezentul document arăta anterior că ștergerea și exportul realizate de platformă sunt complete și că Clientului îi revine numai gestionarea propriilor conturi la terți. Fluxul de ștergere nu atinge jurnalul de livrare a SMS-urilor, jurnalul destinatarilor difuzărilor către segmente, evidențele de generare cu AI, marcajele per actor din sesiunile live, sesiunile la care s-a participat de pe un al doilea dispozitiv și nici evidențele păstrate sub o adresă de e-mail anterioară, iar exportul de date omite datele de funnel și de atribuire, mesajele SMS trimise și istoricul automatizărilor. Prin urmare, finalizarea unui răspuns în temeiul art. 15 sau al art. 17 GDPR necesită operațiuni manuale, în afara tabloului de bord. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.

Ce trebuie să faceți dumneavoastră:

  • Verificați identitatea persoanei care formulează cererea (pentru a preveni divulgarea neautorizată de date)
  • Comunicați rezultatul Persoanei vizate
  • Finalizați acele componente ale unei ștergeri sau ale unui export pe care fluxul nu le atinge, astfel cum sunt enumerate mai sus
  • Pentru Ștergere: ștergeți totodată datele participantului din propriul dumneavoastră proiect Firebase (pentru notificări push) și din orice alt sistem pe care îl operați — [PLATFORM PROVIDER] gestionează propriile sisteme, însă nu poate accesa contul dumneavoastră Firebase

Ștergerea și furnizorul de e-mail. Ștergerea la nivelul furnizorului de e-mail este o suprimare, nu o eliminare. La finalizarea unei ștergeri, platforma transmite furnizorului de e-mail adresa contactului cu statutul de respins definitiv, astfel încât niciun mesaj viitor să nu îi mai poată fi livrat. Prin proiectare, aceasta menține adresa de e-mail în clar în evidențele furnizorului pe termen nelimitat. Apelul este efectuat automat de platformă, pe contul de furnizor de e-mail configurat pentru organizația dumneavoastră, ca parte a procesării ștergerii; nu este o acțiune pe care trebuie să o întreprindeți și nu există niciun comutator per organizație pentru dezactivarea lui. Păstrarea adresei într-o listă de suprimare este, în mod obișnuit, justificată în temeiul art. 17 alin. (3) GDPR, ca fiind necesară pentru respectarea însăși a cererii de opoziție sau de ștergere, dar înseamnă că adresa nu este eliminată de la furnizor. Dacă aveți nevoie de eliminarea completă, ștergeți separat fișa de abonat din propriul dumneavoastră cont la furnizorul de e-mail, cu mențiunea că astfel dispare protecția împotriva unei trimiteri viitoare. Se reține totodată că, alături de conturile per organizație, există și un cont de furnizor de e-mail la nivel de platformă.

7. Obligații în Caz de Încălcare a Securității Datelor ​

Dacă survine o încălcare a securității datelor cu caracter personal (fie la [PLATFORM PROVIDER], fie în propriile dumneavoastră sisteme):

Obligația [PLATFORM PROVIDER] față de dumneavoastră: Vă va notifica în termen de 24 de ore de la momentul în care ia cunoștință de o breșă de date care afectează datele participanților dumneavoastră (în conformitate cu Secțiunea 9 din DPA și cu Planul de Răspuns la Breșe de Date data-breach-response-plan.md).

Obligația dumneavoastră în calitate de Operator:

  • Evaluați riscul breșei (probabilitatea și gravitatea prejudiciului pentru Persoanele vizate)
  • Notificați autoritatea dumneavoastră de supraveghere în termen de 72 de ore dacă breșa este susceptibilă să genereze un risc pentru drepturile și libertățile persoanelor
  • Notificați participanții afectați fără întârziere nejustificată dacă breșa este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile acestora
  • Mențineți un registru al breșelor, care documentează toate breșele (inclusiv pe cele care nu impun notificare)

Notificarea de 24 de ore din partea Împuternicitului și notificarea de 72 de ore către autoritatea de supraveghere sunt obligații distincte, cu termene diferite de calcul. Angajamentul Împuternicitului are natură contractuală; termenul de 72 de ore vă revine dumneavoastră în temeiul art. 33 GDPR și curge din momentul în care luați cunoștință de breșă.

Detectarea. Detectarea incidentelor este în prezent manuală. Platforma emite jurnale de aplicație structurate la ieșirea standard, pe care furnizorul de găzduire le păstrează și le face căutabile, și expune un endpoint de stare a sistemului, accesibil numai administratorilor, care raportează contoare de cereri și contoare de citiri din baza de date. Aceste contoare sunt ținute în memoria procesului și se resetează la fiecare repornire sau implementare. Nu există niciun serviciu de urmărire a erorilor, nicio integrare de apelare a echipei de gardă și nicio alertare automată: detectarea incidentelor depinde de o persoană care observă jurnalele, endpoint-ul de stare sau o sesizare din partea unui client. Țineți seama de acest aspect atunci când evaluați momentul în care începe, în mod realist, termenul de luare la cunoștință de către Împuternicit.

Contact pentru breșe: [PLATFORM PROVIDER SECURITY EMAIL] — 24/7 pentru incidente critice.

8. Realizarea Propriei DPIA ​

Este posibil să fie necesară realizarea propriei Evaluări a impactului asupra protecției datelor (DPIA) pentru utilizarea [PLATFORM PROVIDER]. O DPIA la nivel de Operator este necesară atunci când cazul dumneavoastră specific de utilizare implică o prelucrare cu risc ridicat.

Probabil aveți nevoie de o DPIA dacă:

  • Prelucrați date comportamentale pentru luarea automată a unor decizii care afectează semnificativ participanții
  • Vizați categorii vulnerabile de persoane (de exemplu, evenimente pe teme de sănătate în cadrul cărora se oferă sfaturi medicale)
  • Combinați datele [PLATFORM PROVIDER] cu date din alte surse, în scop de creare de profiluri
  • Evenimentele dumneavoastră se desfășoară la scară foarte mare (zeci de mii de participanți)

Probabil NU aveți nevoie de o DPIA separată dacă:

  • Utilizarea [PLATFORM PROVIDER] este una simplă (înregistrare, notificări de reamintire prin e-mail, analiză de bază)
  • Nu luați decizii automate pe baza datelor comportamentale
  • DPIA la nivel de platformă a [PLATFORM PROVIDER] (dpia.md) acoperă în mod adecvat cazul dumneavoastră de utilizare

În caz de îndoială, consultați Responsabilul dumneavoastră cu protecția datelor sau consilierul juridic specializat în GDPR.

9. Transferuri Internaționale de Date ​

[PLATFORM PROVIDER] prelucrează datele dumneavoastră în interiorul SEE (România). O parte dintre subîmputerniciți sunt stabiliți în SUA (Google LLC, Railway Corp., Anthropic PBC, Meta Platforms, Inc. și TikTok Pte. Ltd.), Cloudflare, Inc. prelucrează traficul participanților printr-o rețea globală de noduri edge, iar Microsoft Clarity este contractat în Irlanda, cu un transfer ulterior către SUA. Aceste transferuri sunt acoperite de Clauzele Contractuale Standard ale [PLATFORM PROVIDER] și de participarea la EU-US Data Privacy Framework (a se vedea annex-sccs.md); mecanismul de transfer pentru Anthropic PBC nu este încă stabilit și este consemnat ca restant în Anexa III.

Transferuri efectuate de [PLATFORM PROVIDER], pe care nu le puteți dezactiva la nivel de organizație:

  • Anthropic PBC (SUA). Generarea cu AI a brief-urilor pentru paginile de destinație, a codului HTML al paginilor de destinație, a textelor de marketing și a întrebărilor pentru sondajele din webinare este realizată de un furnizor de modele din Statele Unite, angajat de [PLATFORM PROVIDER] printr-o unică acreditare la nivel de platformă. Testimonialele aprobate ale participanților — numele afișat al autorului, citatul în format liber, denumirea companiei și nota acordată — sunt încorporate în promptul de generare, la fel ca imaginile de referință încărcate de personal din biblioteca dumneavoastră media și textul oricărei pagini de referință terțe indicate de un membru al personalului dumneavoastră. Nu se transmit: conținutul mesajelor din chat, înregistrările, adresele de e-mail ale contactelor, numerele de telefon, răspunsurile la sondaje și evenimentele comportamentale. Fiecare prompt de sistem, prompt al utilizatorului și rezultat al modelului este păstrat în baza de date a platformei, împreună cu identificatorul membrului personalului care a inițiat jobul, și nu face obiectul niciunei perioade de retenție. Dezvăluiți acest destinatar în Politica dumneavoastră de Confidențialitate și nu încărcați, drept referințe pentru AI, imagini care înfățișează persoane identificabile, decât dacă dețineți un temei pentru acel transfer.
  • Cloudflare, Inc. Cloudflare este un proxy invers obligatoriu, plasat în fața traficului participanților în producție. Acesta termină conexiunea TLS pentru fiecare cerere a participanților și vede fiecare astfel de cerere, inclusiv formularele de înregistrare care poartă adresa de e-mail, numele și numărul de telefon în clar, iar pentru acest trafic adresa IP a clientului pe care platforma o consemnează sau o transmite mai departe este preluată dintr-un antet furnizat de Cloudflare, verificat de modulul său de extragere a adresei IP înaintea oricărui alt antet de proxy. Suplimentar, Cloudflare Turnstile este injectat în paginile de destinație publicate, în afara grupului de scripturi condiționate de consimțământ, iar verificarea pe server transmite adresa IP a vizitatorului către Cloudflare. Cloudflare este subîmputernicit al [PLATFORM PROVIDER], iar nu o integrare opțională a dumneavoastră.

Transferuri determinate de conținutul pe care îl publicați sau îl configurați:

  • Furnizorul de găzduire video pe care îl alegeți. Pagina de vizionare a participantului încorporează fluxul video într-un iframe care indică URL-ul de redare configurat de dumneavoastră. Acolo unde acesta este YouTube, se folosește domeniul standard www.youtube.com, iar nu varianta fără cookie-uri, fără nicio condiție de consimțământ și fără un substituent care să impună un click pentru încărcare, astfel încât un webinar găzduit pe YouTube transmite către Google adresa IP, user agent-ul și comportamentul de vizionare ale participantului și setează cookie-uri Google pe durata sesiunii. Orice alt furnizor terț de găzduire video configurat în același câmp se comportă la fel. Dezvăluiți furnizorul de găzduire video în Politica privind Cookie-urile și în Politica de Confidențialitate.
  • Google Fonts. Prompturile de generare a paginilor instruiesc modelul să includă un <link> către Google Fonts ori de câte ori tipografia aleasă impune acest lucru, iar pe calea brief-ului de design îl instruiesc în toate situațiile. Atunci când o pagină publicată este servită, aplicația publică rescrie aceste link-uri către domeniul propriu al paginii (/fonts/…) și preia foile de stil și fișierele de font de la Google pe partea de server, astfel încât browserul vizitatorului nu contactează niciodată fonts.googleapis.com sau fonts.gstatic.com, iar adresa IP și user agent-ul vizitatorului nu ajung la Google. Google primește numai cererile proprii ale serverelor platformei, care nu conțin date ale vizitatorilor. Previzualizarea din editorul de pagini nu este rescrisă: atunci când un membru al personalului previzualizează o pagină generată în tabloul de bord, browserul acestuia încarcă fonturile direct de la Google. Aplicațiile proprii ale platformei — cea publică și tabloul de bord — își găzduiesc local fonturile.
  • Rețelele de distribuție a conținutului la care se face trimitere în cursul generării paginilor. Prompturile de generare a paginilor cu AI instruiesc modelul să facă trimitere la cdn.tailwindcss.com și la unpkg.com. Ambele sunt eliminate înainte de publicare: scriptul de iconițe este înlocuit cu marcaj inline, iar foaia de stil este compilată la momentul publicării. Etapa de compilare eșuează permisiv — dacă instrumentul de compilare lipsește din imaginea de execuție, este consemnată o avertizare, iar pagina rămâne neschimbată, caz în care trimiterea către rețeaua de distribuție a conținutului ar supraviețui într-o pagină publicată și ar fi accesată de fiecare vizitator. Separat, panoul de previzualizare a paginilor din tabloul de bord încarcă rețeaua de distribuție a conținutului Tailwind chiar în browserul membrului personalului, în timp ce o pagină este editată. Aceste gazde nu sunt subîmputerniciți și nu trebuie consemnate ca atare, însă condițiile de mai sus ar trebui consemnate ca fiind cunoscute.

Responsabilitatea dumneavoastră pentru integrările furnizate de Client:

Dacă utilizați propriile conturi pentru Newsman, Google Firebase (notificări push), SendSMS.ro sau platforme publicitare (Meta, Google Ads, TikTok), dumneavoastră sunteți responsabil de asigurarea conformității acelor transferuri cu GDPR:

  • NewsmanApp SRL — cu sediul în România (SEE); nu sunt necesare Clauze Contractuale Standard. Se reține că rolul Newsman este mai larg decât livrarea mesajelor: un job programat sincronizează în masă, în lista dumneavoastră, adresa de e-mail, prenumele și numele, în clar; apartenența la segmente este transmisă pentru fiecare abonat, iar Newsman returnează evenimente de vizualizare, click, bounce, reclamație și dezabonare, pe care platforma le păstrează. Prin urmare, Newsman deține date comportamentale privind deschiderile și click-urile contactelor dumneavoastră, nu doar jurnale de livrare
  • Google Firebase (proiectul dumneavoastră FCM) — Google Cloud DPA se aplică automat; nu este necesară nicio acțiune separată privind Clauzele Contractuale Standard
  • SendSMS.ro — cu sediul în România (SEE); nu sunt necesare Clauze Contractuale Standard, însă este necesar un DPA. Furnizorul primește numărul de telefon al participantului, în clar, și corpul integral al mesajului, care conține titlul webinarului, timpul rămas până la începere și un URL de acces urmărit, individualizat pentru fiecare destinatar. Aceste valori, împreună cu numele de utilizator și parola contului, sunt transportate ca parametri în șirul de interogare al cererii de ieșire și trebuie presupuse consemnate în jurnalele de cereri ale furnizorului. La livrare, mesajul este prelucrat de operatorul de rețea mobilă al destinatarului
  • Meta / Google Ads / TikTok — conturile dumneavoastră publicitare; revizuiți DPA-ul și mecanismele de transfer ale fiecărei platforme

Dezvăluiți toate transferurile internaționale în Politica dumneavoastră de Confidențialitate.

10. Lista Dumneavoastră de Subîmputerniciți ​

În temeiul GDPR, în calitate de Operator de date, trebuie să mențineți evidența persoanelor împuternicite de operator și a subîmputerniciților pe care îi utilizați. Lista dumneavoastră cuprinde cel puțin:

Persoana împuternicită / SubîmputernicitRolLocațieDPA
[PLATFORM PROVIDER]Platformă de evenimente (Persoana împuternicită de operator)România (UE)DPA semnat cu [PLATFORM PROVIDER]
Google LLC (prin [PLATFORM PROVIDER])Firebase, Cloud Storage (subîmputernicit al [PLATFORM PROVIDER])SUA/UEGoogle Cloud DPA (se aplică automat)
Railway Corp. (prin [PLATFORM PROVIDER])Găzduirea bazei de date (subîmputernicit al [PLATFORM PROVIDER])SUA/UE⚠️ Neîncheiat — condițiile de prelucrare a datelor ale Railway au fost solicitate și nu au fost obținute; a se vedea Anexa III și Anexa IV
Cloudflare, Inc. (prin [PLATFORM PROVIDER])Proxy invers obligatoriu pentru traficul participanților, încheierea conexiunii TLS, determinarea adresei IP a clientului, verificarea provocării TurnstileRețea globală de noduri edgeDPA Cloudflare pentru Clienți — a se vedea Anexa III
Anthropic PBC (prin [PLATFORM PROVIDER])Generare cu AI de pagini, texte și întrebări pentru sondaje; primește testimoniale aprobate ale participanților și imagini de referință încărcate de personalSUA⚠️ Mecanism de transfer restant — a se vedea Anexa III
Microsoft Corporation, contractată pentru clienții din UE prin Microsoft Ireland Operations Limited (MIOL)Analiza sesiunilor prin Microsoft Clarity pe paginile de funnel, încărcată numai după acordarea consimțământului pentru analiză. Microsoft acționează în calitate de operator independent pentru Clarity, iar nu în calitate de subîmputernicit care acționează în numele dumneavoastrăIrlanda (UE), cu transfer ulterior către SUAMicrosoft Products and Services DPA — a se vedea Anexa III
NewsmanApp SRL (contul dumneavoastră)Livrarea e-mailurilor tranzacționale; sincronizarea listei de marketing (conținutul listei de abonați și apartenența la segmente); urmărirea interacțiunii (deschideri, click-uri, clasificarea bounce-urilor și a reclamațiilor)România (UE)DPA-ul dumneavoastră cu Newsman
SendSMS.ro (contul dumneavoastră)Livrarea SMS-urilor tranzacționaleRomânia (UE)DPA-ul dumneavoastră cu SendSMS
Google LLC (contul dumneavoastră Firebase)Notificări push (FCM)SUAGoogle Cloud DPA (se aplică automat contului dumneavoastră)
Meta Platforms, Inc., Google LLC, TikTok Pte. Ltd. (conturile dumneavoastră publicitare)Urmărirea conversiilor — pixeli client-side și evenimente de conversie și de vizualizare a paginii transmise pe serverSUADPA-ul fiecărei platforme
Furnizorul dumneavoastră de găzduire video (de exemplu, Google LLC pentru YouTube)Redare video pe pagina de vizionare a participantului; setează cookie-uri și primește adresa IP, user agent-ul și comportamentul de vizionare ale participantuluiDepinde de furnizorCondițiile fiecărei platforme

Mențineți această listă actualizată. Art. 30 GDPR impune Operatorilor să mențină evidența activităților de prelucrare (ROPA).

11. Contact și Asistență ​

Pentru întrebări privind GDPR și DPA: E-mail: [PLATFORM PROVIDER LEGAL EMAIL]

Pentru raportarea încălcărilor securității datelor: E-mail: [PLATFORM PROVIDER SECURITY EMAIL] (24/7 pentru incidente critice)

Pentru asistență la procesarea cererilor DSAR: Utilizați tabloul de bord: GDPR

Documentație:

Versiunea Documentului: 1.0 (DRAFT) Întocmit de: [Legal Team] Stadiul Revizuirii: ⚠️ NECESITĂ REVIZUIRE JURIDICĂ — Trebuie revizuit înainte de a fi partajat cu clienții.

Ultima actualizare: [DATE]