Acord de Prelucrare a Datelor (DPA)
Între:[ORGANIZATION NAME] („Client" sau „Operator") [Customer Address] [Customer Country]
Și:[PLATFORM PROVIDER] („Persoana împuternicită de operator" sau „[PLATFORM PROVIDER]") [[PLATFORM PROVIDER] Address] [[PLATFORM PROVIDER] Country] [Company Registration Number]
Data intrării în vigoare: [DATE]
Preambul
LUÂND ÎN CONSIDERARE:
A. Clientul s-a abonat la serviciile platformei de evenimente oferite de [PLATFORM PROVIDER] („Serviciile") pentru a găzdui evenimente, a colecta înregistrări ale participanților și a realiza calificarea prospecților și analize de marketing.
B. În prestarea Serviciilor, [PLATFORM PROVIDER] prelucrează date cu caracter personal în numele Clientului.
C. Părțile doresc să se conformeze Regulamentului (UE) 2016/679 (Regulamentul General privind Protecția Datelor, „GDPR") și să stabilească termenii care guvernează această prelucrare de date cu caracter personal.
D. Prezentul Acord de Prelucrare a Datelor („DPA") completează și formează parte integrantă din acordul principal de servicii încheiat între Părți („Acordul de Servicii").
PRIN URMARE, Părțile convin după cum urmează:
1. Definiții și Interpretare
1.1 Definiții
Cu excepția cazului în care sunt definite altfel în prezentul document, termenii cu majusculă au înțelesurile stabilite în GDPR:
- „Afiliat" înseamnă orice entitate care controlează direct sau indirect, este controlată de sau se află sub control comun cu o parte
- „Legislația Aplicabilă privind Protecția Datelor" înseamnă toate legile și reglementările aplicabile prelucrării Datelor cu Caracter Personal, inclusiv GDPR, Directiva ePrivacy (2002/58/CE) și legislația națională de punere în aplicare
- „Date ale Clientului" înseamnă toate datele transmise de Client sau de utilizatorii finali ai Clientului (participanții) în cadrul Serviciilor
- „Persoana Vizată" înseamnă o persoană fizică identificată sau identificabilă ale cărei Date cu Caracter Personal sunt prelucrate în temeiul prezentului DPA (în principal participanții la evenimente)
- „Date cu Caracter Personal" înseamnă orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă, conținută în Datele Clientului
- „Prelucrare" are înțelesul prevăzut la art. 4 pct. 2 GDPR
- „Incident de Securitate" înseamnă orice distrugere, pierdere, modificare, divulgare neautorizată sau acces neautorizat, accidentale sau ilegale, la Date cu Caracter Personal
- „Clauze Contractuale Standard" (SCC-uri) înseamnă Clauzele Contractuale Standard ale Comisiei Europene pentru transferul datelor cu caracter personal către țări terțe (versiunea 2021), astfel cum pot fi modificate sau înlocuite
- „Subîmputernicit" înseamnă orice terț angajat de Persoana împuternicită de operator pentru a prelucra Date cu Caracter Personal
1.2 Interpretare
- Trimiterile la „Articole" privesc articolele din GDPR, cu excepția cazului în care se prevede altfel
- Titlurile sunt incluse numai pentru comoditate și nu afectează interpretarea
- „Inclusiv" înseamnă „inclusiv, fără limitare la"
2. Domeniu de Aplicare și Roluri
2.1 Relația dintre Părți
- Clientul acționează în calitate de Operator (sau, în anumite cazuri, de Persoană împuternicită de operator, dacă prestează el însuși servicii către terți)
- [PLATFORM PROVIDER] acționează în calitate de Persoană împuternicită de operator în numele Clientului
2.2 Domeniul de Aplicare al Prelucrării
[PLATFORM PROVIDER] va prelucra Date cu Caracter Personal numai:
- Pentru a presta Serviciile descrise în Acordul de Servicii
- În conformitate cu instrucțiunile documentate ale Clientului
- În măsura necesară pentru a respecta obligațiile legale aplicabile
Serviciile includ:
- Găzduirea evenimentelor și gestionarea participanților
- Funcționalități în timp real (chat, sondaje, oferte, Q&A)
- Moderarea automată a mesajelor de chat ale participanților în raport cu o listă de cuvinte interzise, stabilită pentru fiecare sesiune, inclusiv mascarea pe loc a termenilor identificați și, atunci când o scriere disimulată corespunde în continuare după mascare, mutarea mesajului într-un depozit de mesaje eliminate, vizibil personalului, care păstrează textul original integral, fișa de actor a autorului și motivul eliminării
- Analize comportamentale și calificarea prospecților
- Livrarea e-mailurilor (confirmări de înregistrare, notificări de reamintire, marketing)
- Difuzări către segmente inițiate de personal: un e-mail unic, redactat în tabloul de bord și transmis membrilor unui segment salvat
- Livrarea prin SMS a notificărilor de reamintire pentru webinar, a mesajelor „începe acum" și a celor de replay, precum și a pașilor SMS din automatizări
- Livrarea notificărilor push pe dispozitive mobile (tranzacționale și de marketing, prin Firebase Cloud Messaging)
- Găzduirea funnel-urilor și a paginilor de destinație, inclusiv măsurarea pe server a vizitatorilor unici, link-uri urmărite de distribuire și de redirecționare, precum și webhook-uri de intrare pentru comenzi și formulare
- Generarea asistată de AI a brief-urilor pentru pagini de destinație, a codului HTML al paginilor de destinație, a textelor de marketing și a întrebărilor pentru sondajele din webinare
- Urmărirea conversiilor publicitare pe server (exclusiv Meta și TikTok). Google Ads Enhanced Conversions și LinkedIn Conversions API figurează în modelul de date al configurării integrărilor, însă nu sunt implementate: pentru niciuna dintre ele nu există un expeditor pe partea de server și niciun eveniment nu este transmis din Servicii către Google Ads sau către LinkedIn
- Instrumente de conformitate GDPR (export de date, fluxuri de ștergere)
GAP-DOC-03 · DOCS — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS
Această secțiune afirma anterior că urmărirea conversiilor publicitare pe server se realizează către Meta, Google, TikTok și LinkedIn și nu descria mai multe operațiuni de prelucrare pe care Serviciile le efectuează. Urmărirea conversiilor pe server există exclusiv pentru Meta și TikTok, iar Serviciile efectuează suplimentar moderarea automată a chatului, livrarea prin SMS, găzduirea funnel-urilor și a paginilor de destinație cu măsurarea vizitatorilor pe server, generarea de conținut asistată de AI și difuzările către segmente inițiate de personal, niciuna dintre acestea nefiind enumerată anterior. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.
2.3 Obiect și Durată
- Obiect: Furnizarea serviciilor platformei de evenimente
- Durată: Pe durata Acordului de Servicii și până la ștergerea definitivă a Datelor cu Caracter Personal la încetarea acestuia
2.4 Natura și Scopul Prelucrării
- Natură: Colectare, stocare, organizare, structurare, regăsire, consultare, utilizare, divulgare, ștergere
- Scop: Să permită Clientului să găzduiască evenimente, să capteze prospecți, să califice participanții pe baza implicării, să trimită comunicări de marketing și să măsoare eficiența campaniilor publicitare
2.5 Categorii de Persoane Vizate
- Participanți la evenimente (utilizatori finali B2C care se înregistrează la evenimentele Clientului)
- Vizitatorii care accesează paginile de funnel și paginile de destinație ale Clientului fără a se înregistra. Fiecare vizitator care nu este bot este consemnat sub un identificator pseudonim persistent, derivat din adresa IP și din user agent-ul său, fără nicio condiție de consimțământ, iar — atunci când Clientul a activat integrarea Meta — pentru acea vizită se transmite, pe partea de server, o vizualizare de pagină prin Meta Conversions API, care poartă adresa IP brută și user agent-ul brut ale vizitatorului
- Cumpărătorii din magazinul de comerț electronic al Clientului, atunci când acesta a configurat un webhook de comenzi. Datele comenzii sunt asociate unui contact existent prin hash-ul adresei de e-mail a cumpărătorului; o comandă pentru o adresă căreia nu îi corespunde deja un contact este eliminată fără a se crea vreo evidență, astfel încât această categorie este alcătuită din persoane înregistrate care sunt totodată clienți ai magazinului Clientului
- Utilizatorii din personalul Clientului (angajați, colaboratori cu acces la tabloul de bord)
GAP-TRACK-01 · CODE — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS
Această secțiune afirma anterior că singurele categorii de Persoane Vizate sunt participanții la evenimente și utilizatorii din personalul Clientului. Serviciile prelucrează totodată date cu caracter personal privind vizitatorii care nu se înregistrează niciodată — un identificator pseudonim persistent, derivat din adresa IP și din user agent-ul acestora, precum și o vizualizare de pagină transmisă pe server către platforma publicitară, care poartă adresa IP și user agent-ul lor, fără transformare în hash — și privind cumpărătorii din magazin ale căror date de comandă sunt transmise prin webhook de platforma de comerț electronic a Clientului. Secțiunea 3.3 lit. (a) atribuie Clientului stabilirea temeiului juridic pentru aceste categorii de persoane, fără ca existența lor să fi fost divulgată anterior. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.
2.6 Tipuri de Date cu Caracter Personal
| Categorie | Elemente de Date |
|---|---|
| Date de Înregistrare | Adresă de e-mail, nume complet, număr de telefon (opțional, colectat ulterior înregistrării, prin lobby sau prin pagina de preferințe) |
| Date Comportamentale | Mesaje de chat, voturi la sondaje, click-uri pe oferte, marcaje temporale de prezență, durata sesiunii, reacții, întrebări Q&A |
| Date Tehnice | Adresa IP și user agent-ul — stocate ca atare în tabelul audit_log, pentru fiecare acțiune auditată a personalului, și în tabelul scheduler_job_runs, pentru execuțiile de joburi; utilizate tranzitoriu pentru îmbogățirea geografică pe calea înregistrării și pe cea a funnel-urilor, unde pe intrarea în funnel se stochează țara și orașul deduse, nu adresa în sine; și transmise fără transformare în hash către Meta și către TikTok, acolo unde Clientul a activat aceste integrări. Tipul browserului și informațiile despre dispozitiv (deduse din user agent, stocate ca device_type/os/browser). Șirul brut al user agent-ului este scris suplimentar în metadatele de atribuire ale înregistrării — păstrate pe intrarea în funnel și pe documentul de înregistrare din Firestore — de scriptul client al formularului de înregistrare și este citit de acolo atunci când se transmite un eveniment de conversie pe server. UID Firebase Auth (stocat pe documentul de contact al aplicației mobile, pentru căutarea UID→contact; asociat adresei de e-mail a contactului), token push FCM (identificator pseudonim al dispozitivului, stocat în tabelul device_tokens, cheiat pe (org_id, email_hash, fcm_token), platformă: android/ios, fără ștergere automată; șters la un răspuns FCM UNREGISTERED, la ștergerea în temeiul GDPR sau la retragerea explicită a consimțământului) |
| Date privind Vizitatorii Funnel-urilor | Identificator pseudonim persistent al vizitatorului, derivat din adresa IP și din user agent-ul acestuia, consemnat o singură dată pe vizitator, pe pas de funnel și pe zi, în funnel_page_views. Identificatorul este stabil în timp — același vizitator produce aceeași valoare la fiecare vizită — și constituie, prin urmare, un identificator pseudonim persistent. Se colectează pentru fiecare vizitator care nu este bot al unei pagini de funnel sau al unei pagini de destinație, fără nicio condiție de consimțământ. |
| Date de Atribuire | Parametri UTM (sursă, mediu, campanie, conținut, termen), identificatori de click publicitar (fbclid, gclid, ttclid, li_fat_id), URL-ul paginii de destinație, URL-ul de proveniență, datele de recomandare (canalul de distribuire, sursa, numărul de click-uri, numărul de înregistrări) și — consemnate pe intrarea în funnel, în dreptul contactului identificat — codul de țară, orașul, tipul dispozitivului, sistemul de operare, browserul și fusul orar al browserului |
| Date privind Achizițiile și Comenzile | Atunci când Clientul configurează un webhook de comenzi din comerțul electronic: adresa de e-mail a cumpărătorului (folosită pentru identificarea unui contact existent), identificatorul comenzii, valoarea totală, moneda și starea plății, stocate ca metadate ale intrării în funnel. Acestea provin din magazinul Clientului și nu sunt colectate de la Persoana Vizată. |
| Payload-uri de Webhook de Intrare | Pentru webhook-urile generice și pentru cele ale furnizorilor de formulare, întregul corp brut al cererii este stocat ca atare, sub formă de metadate ale intrării în funnel, și poate conține răspunsuri arbitrare de formular, determinate de configurarea formularului de către Client |
| Date ale Personalului | Adresă de e-mail, nume, rol (admin, moderator, marketer sau staff), UID Firebase Auth și — pentru fiecare acțiune auditată a personalului — adresa IP, user agent-ul și identificatorul de cerere ale utilizatorului care acționează, consemnate în tabelul audit_log |
| Evidențe de Consimțământ | Datele de acordare și de retragere a consimțământului și scopul consimțământului. Există exact zece scopuri valabile: data_processing (obligatoriu), tos_acceptance (obligatoriu), email_marketing, push_notifications, push_marketing, behavioral_tracking, whatsapp_notifications, whatsapp_marketing, sms_notifications, sms_marketing. O cerere care indică orice alt scop este respinsă. whatsapp_notifications, whatsapp_marketing, push_marketing și sms_marketing sunt acceptate și afișate, dar nu condiționează nicio cale de trimitere. Metoda de consimțământ consemnată este una dintre web_form, app_onboarding, app_registration, app_preferences, preferences_page, unsubscribe, email_unsubscribe, import sau newsman_sync_reconcile. Versiunea politicii de consimțământ în vigoare: "1.0". Decizia din bannerul de cookie-uri nu face parte din prezenta evidență — a se vedea nota de mai jos. |
| Evidențe privind Generarea cu AI | Pentru fiecare generare cu AI: promptul de sistem, promptul utilizatorului, instrucțiunile personalizate, identificatorul modelului, rezultatul integral al modelului, numărul de token-uri de intrare și de ieșire, durata și identificatorul membrului personalului care a inițiat jobul, păstrate în tabelul ai_jobs. Prompturile încorporează testimoniale aprobate ale participanților — numele afișat al participantului, citatul în format liber, denumirea companiei și nota acordată — precum și, pe calea de tip vision, imagini de referință încărcate de personal din biblioteca media a organizației, care sunt materiale de marketing ale Clientului și pot înfățișa persoane identificabile. |
| Date de Livrare SMS | Numărul de telefon al destinatarului, în clar, și corpul integral al mesajului, transmise furnizorului de mesagerie la momentul trimiterii și citite din Firestore, iar nu stocate în baza de date analitică. Evidențele de livrare din tabelul sms_sends: hash-ul adresei de e-mail, identificatorii webinarului și ai sesiunii, tipul de șablon, codul de urmărire, identificatorul de mesaj atribuit de furnizor, starea livrării, textul erorii, URL-ul urmărit, precum și marcajele temporale de livrare și de click. |
| Conținut Moderat | Textul original integral al unui mesaj de chat eliminat prin moderare automată, împreună cu fișa de actor a autorului, marcajul temporal al eliminării și motivul eliminării, păstrate în depozitul de mesaje eliminate al sesiunii și lizibile pentru deținătorii rolurilor admin, moderator, marketer și staff |
| Date privind Difuzările către Segmente | Conținutul difuzării (subiectul, titlul, corpul, eticheta și URL-ul îndemnului la acțiune, precum și identificatorul membrului personalului care a redactat-o) și un registru de trimiteri per destinatar, în segment_broadcast_sends, cheiat pe hash-ul adresei de e-mail, pe identificatorul segmentului, pe cheia de campanie și pe marcajul temporal al trimiterii |
| Date de Livrare Push | Evidențele de trimitere a notificărilor push (tabelul push_sends): tipul de șablon, ID-ul mesajului FCM, starea trimiterii, marcajul temporal al deschiderii (raportat de client), contextul evenimentului sau al sesiunii. Asociate cu email_hash (pseudonim). |
GAP-TRACK-01 · CODE — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS
Această secțiune afirma anterior că adresa IP este prelucrată tranzitoriu, pentru îmbogățirea geografică, și nu este stocată, iar user agent-ul este stocat numai acolo unde există atribuire de marketing. În realitate, ambele valori sunt stocate ca atare în tabelele audit_log și scheduler_job_runs, pentru fiecare vizitator al unei pagini de destinație se stochează un identificator pseudonim persistent derivat din adresa IP și din user agent, iar ambele valori sunt transmise către Meta și către TikTok fără transformare în hash, acolo unde aceste integrări sunt activate. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.
GAP-RET-01 · CODE — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS
Această secțiune afirma anterior că token-urile push FCM fac obiectul unei retenții rulante de 60 de zile. O astfel de retenție nu operează. Perioadele de retenție se configurează per organizație și nu este preconfigurată nicio politică implicită, jobul de aplicare a retenției acționează exclusiv asupra politicilor existente, iar ecranul de setări pentru retenție transmite în prezent opt tipuri de date, în timp ce API-ul acceptă cinci și validează întreaga transmitere înainte de a scrie orice parte din ea; prin urmare, nicio politică de retenție nu poate fi configurată din produs și niciun token push nu este șters în funcție de vechime. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.
GAP-CONSENT-02 · CODE — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS
Această secțiune afirma anterior că decizia din bannerul de cookie-uri face parte din evidența de consimțământ și indica checkbox și cookie_banner drept metode de consimțământ. Niciuna dintre aceste două valori nu este vreodată scrisă, iar rezultatul bannerului de cookie-uri este stocat exclusiv într-un cookie propriu, pe dispozitivul vizitatorului (rx_cookie_consent, o valoare JSON care consemnează opțiunile pentru categoriile necesare, de analiză și de publicitate, un marcaj temporal și o versiune, păstrată douăsprezece luni). El nu este niciodată scris în registrul consimțămintelor, astfel încât platforma nu deține nicio evidență pe server despre cine a acceptat sau a respins cookie-urile și nu poate proba ulterior o decizie privind consimțământul pentru cookie-uri. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.
Consimțământ consemnat prin metoda import. Contactele încărcate prin importatorul în masă sunt scrise cu consimțăminte acordate pentru prelucrarea datelor și pentru acceptarea termenilor, consemnate cu versiunea de politică în vigoare și cu metoda „import", precum și cu consimțământ de marketing atunci când rândul importat poartă acel indicator. Aceste acordări sunt preluate de la sursa importului, nu sunt colectate de Servicii de la Persoana Vizată, iar Clientul răspunde pentru deținerea dovezilor subiacente.
Categorii Speciale de Date (art. 9 GDPR): Niciuna nu este colectată în mod intenționat. Dacă Persoanele Vizate divulgă voluntar date sensibile (stare de sănătate, religie etc.) în mesajele de chat, moderarea și eliminarea se realizează atât de către Client, cât și, în parte, automat, de către Servicii: fiecare mesaj de chat este verificat în raport cu lista de cuvinte interzise stabilită pentru sesiune, termenii identificați sunt mascați pe loc, iar mesajul a cărui scriere disimulată corespunde în continuare după mascare este eliminat din fluxul live și păstrat integral, împreună cu fișa de actor a autorului său, în depozitul de mesaje eliminate, vizibil personalului. Participantul nu este înștiințat nici despre mascare, nici despre eliminare. Moderarea automată operează pe o listă de cuvinte, iar nu pe detectarea categoriilor speciale de date, astfel încât Clientului îi revine în continuare răspunderea de a analiza și de a elimina conținutul sensibil pe care aceasta nu îl surprinde.
GAP-PROD-02 · PRODUCT — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS
Această secțiune afirma anterior că răspunderea pentru moderarea și eliminarea datelor sensibile divulgate în mesajele de chat revine Clientului, fără a arăta că Serviciile efectuează o moderare automată. Mesajele participanților sunt modificate sau eliminate automat, fără înștiințarea participantului, iar textul original integral al unui mesaj eliminat este păstrat împreună cu fișa de actor a autorului său. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.
3. Instrucțiunile și Obligațiile Clientului
3.1 Instrucțiuni de Prelucrare
[PLATFORM PROVIDER] va prelucra Date cu Caracter Personal numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului, care includ:
a) Acordul de Servicii și prezentul DPA b) Utilizarea Serviciilor prin intermediul tabloului de bord, al API-urilor și al setărilor de configurare ale [PLATFORM PROVIDER] c) Instrucțiuni prin e-mail transmise de personalul autorizat al Clientului (trimise la [email protected]) d) Setările configurate în tabloul de bord (integrări, cerințe de consimțământ). Perioadele de retenție se configurează per organizație și nu este preconfigurată nicio politică implicită, însă ecranul de setări pentru retenție transmite opt tipuri de date, în timp ce API-ul acceptă cinci și validează întreaga transmitere înainte de a scrie orice parte din ea, astfel încât nicio politică de retenție nu poate fi salvată în prezent, iar Clientul nu poate, în fapt, să emită o instrucțiune de retenție pe acest canal
GAP-RET-01 · CODE — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS
Această secțiune afirma anterior că politicile de retenție se numără printre setările prin care Clientul emite instrucțiuni documentate. Nicio politică de retenție nu poate fi salvată din produs: fiecare transmitere din ecranul de setări pentru retenție este respinsă înainte de a fi scrisă vreo parte din ea, nu este preconfigurată nicio politică implicită, iar jobul de aplicare a retenției acționează exclusiv asupra politicilor existente, astfel încât o organizație care nu a configurat niciuna nu are date șterse în funcție de vechime. Atunci când o politică activă ar șterge, într-o singură rulare, mai mult de zece mii de rânduri, jobul consemnează o avertizare și nu șterge nimic. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.
3.2 Conformitatea cu Instrucțiunile
Dacă [PLATFORM PROVIDER] consideră că o instrucțiune încalcă Legislația Aplicabilă privind Protecția Datelor:
- [PLATFORM PROVIDER] va informa imediat Clientul
- [PLATFORM PROVIDER] are dreptul să suspende executarea instrucțiunii până când Clientul o confirmă sau o modifică
3.3 Responsabilitățile Clientului
Clientul declară, garantează și se obligă că:
a) Temei juridic: Clientul a stabilit un temei juridic (consimțământ, contract, interes legitim) pentru toate operațiunile de prelucrare a căror efectuare o dispune în sarcina [PLATFORM PROVIDER]
b) Colectarea consimțământului: Clientul răspunde pentru obținerea consimțământului valabil din partea Persoanelor Vizate pentru:
- Urmărirea comportamentală (analize ale chatului, calificarea prospecților). Atunci când un participant nu a acordat consimțământul pentru urmărirea comportamentală, mesajele sale din chat, voturile la sondaje, reacțiile, click-urile pe oferte și feedbackul sunt scrise în continuare în baza de date a sesiunilor live și rămân vizibile pentru personal în tabloul de bord live, iar participarea sa este consemnată în continuare în dreptul înregistrării. Sunt suprimate numai rândurile granulare de evenimente comportamentale din baza de date analitică
- Comunicările de marketing.
email_marketingcondiționează un singur lucru: sincronizarea contactului în lista și în segmentele furnizorului de e-mail de marketing. Orice altă cale de e-mail — confirmarea înregistrării, notificările de reamintire, mesajul „începe acum", replay-ul, e-mailul din automatizări, retrimiterea și difuzarea către segment — funcționează exclusiv pe condiția tranzacțională (contact nesuprimat și nerestricționat) - Urmărirea conversiilor publicitare. Răspunderea Clientului în temeiul prezentei litere comportă o rezervă: Serviciile nu implementează nicio condiție de consimțământ pentru această prelucrare, iar Clientul nu poate, prin urmare, să impună prin ele o decizie privind consimțământul. Evenimentele transmise pe server prin Meta Conversions API și prin TikTok Events API se trimit pentru fiecare înregistrare acolo unde Clientul a activat integrarea corespunzătoare, iar vizualizarea de pagină transmisă pe server către Meta se trimite pentru fiecare vizită pe o pagină de destinație, independent de opțiunea Persoanei Vizate din bannerul de cookie-uri. Formularul de înregistrare colectează un câmp de consimțământ publicitar, însă acel câmp este stocat numai pe evidențele de înregistrare și de atribuire și nu este citit niciodată cu titlu de condiție a vreunei transmiteri. Singura suprimare aplicată este restricționarea prelucrării în temeiul art. 18 GDPR
c) Notificări de confidențialitate: Clientul a furnizat Persoanelor Vizate notificări de confidențialitate transparente (art. 13 și 14 GDPR) care menționează [PLATFORM PROVIDER] în calitate de persoană împuternicită de operator
d) Drepturile Persoanelor Vizate: Clientul răspunde pentru soluționarea cererilor de exercitare a drepturilor Persoanelor Vizate ([PLATFORM PROVIDER] va acorda asistență potrivit Secțiunii 7)
e) Minimizarea Datelor: Clientul va colecta numai Date cu Caracter Personal adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar
f) Exactitate: Clientul se va asigura că Datele cu Caracter Personal sunt exacte și actualizate
GAP-CONSENT-05 · CODE — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS
Această secțiune afirma anterior că obținerea consimțământului pentru urmărirea conversiilor publicitare și pentru urmărirea comportamentală revine exclusiv Clientului, potrivit literei (b). Serviciile nu implementează nicio condiție de consimțământ pentru urmărirea conversiilor publicitare pe server, iar pixelii din browser sunt clasificați drept scripturi necesare, astfel încât nici prezența, nici absența consimțământului unui participant nu schimbă ceea ce se transmite către Meta sau către TikTok; la rândul său, consimțământul pentru urmărirea comportamentală suprimă numai rândurile de evenimente din baza de date analitică, nu și evidența din sesiunea live. Identitatea operatorului pentru prelucrarea de măsurare publicitară și temeiul juridic pe care aceasta se realizează sunt nesoluționate și se află în curs de stabilire. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.
3.4 Acreditările Terților Furnizate de Client (Integrări)
Serviciile permit Clientului să conecteze servicii terțe prin furnizarea de acreditări API din tabloul de bord (Setări → Integrări). Acestea includ:
- Livrare e-mail: cheia API Newsman (contul NewsmanApp SRL propriu al Clientului). Acolo unde Clientul nu și-a configurat propriul cont, trimiterile trec pe un cont NewsmanApp SRL la nivel de platformă, operat de [PLATFORM PROVIDER]; în acest caz, NewsmanApp SRL este subîmputernicit al [PLATFORM PROVIDER], iar excepția prevăzută la lit. (a) de mai jos nu se aplică
- SMS tranzacțional: numele de utilizator, cheia API și identificatorul expeditorului SendSMS.ro (contul SendSMS.ro propriu al Clientului), configurate la Setări → Integrări → SendSMS. Cheia API este păstrată în Google Secret Manager, sub o denumire de secret specifică fiecărei organizații; în Firestore se stochează numai referința către secret, numele de utilizator, identificatorul expeditorului și indicatorul de activare
- Notificări push mobile: JSON-ul contului de serviciu Firebase mobil (proiectul Firebase propriu al Clientului, separat de proiectul Firebase pentru evenimente al [PLATFORM PROVIDER])
- Golirea memoriei cache CDN: Zone ID + Token API Cloudflare (contul Cloudflare, Inc. propriu al Clientului). Această acreditare acoperă exclusiv golirea memoriei cache și nu trebuie confundată cu utilizarea proprie a Cloudflare de către [PLATFORM PROVIDER], descrisă mai jos
- Platforme publicitare: Meta Pixel ID, TikTok Pixel ID etc. (conturile publicitare proprii ale Clientului)
Cloudflare este totodată subîmputernicit al [PLATFORM PROVIDER], independent de acreditarea Clientului menționată mai sus. Cloudflare, Inc. este un proxy invers obligatoriu, plasat în fața traficului participanților în producție: termină TLS pentru fiecare cerere a participanților și vede fiecare astfel de cerere, inclusiv transmiterile formularelor de înregistrare, care poartă adresa de e-mail, numele și numărul de telefon în clar; pentru acest trafic, platforma preia adresa IP a clientului pe care o consemnează sau o transmite mai departe dintr-un antet furnizat de Cloudflare, verificat de funcția sa de extragere a adresei IP înaintea oricărui alt antet de proxy. Cloudflare Turnstile este injectat suplimentar în paginile de destinație publicate care conțin un formular de funnel, în afara pachetului de consimțământ, iar verificarea pe partea de server transmite Cloudflare adresa IP a vizitatorului. Această prelucrare este angajată de [PLATFORM PROVIDER], nu de Client, iar literele (a)-(e) de mai jos nu i se aplică.
GAP-CONTRACT-05 · CONTRACT — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS
Această secțiune afirma anterior că Cloudflare este numai o integrare CDN opțională, furnizată de Client, și că Newsman reprezintă exclusiv contul propriu al Clientului. În realitate, Cloudflare este un proxy invers obligatoriu prin care trece întregul trafic al participanților în producție și servește suplimentar Turnstile din paginile de destinație publicate, în afara pachetului de consimțământ; iar e-mailurile pot fi livrate printr-un cont Newsman la nivel de platformă acolo unde Clientul nu a configurat niciunul, caz în care excepția potrivit căreia terțul nu este subîmputernicit al [PLATFORM PROVIDER], prevăzută la lit. (a), nu se verifică. Integrarea SendSMS.ro lipsea cu totul din prezenta enumerare. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.
Atunci când Clientul furnizează acreditări pentru aceste integrări:
a) Clientul este partea care deține relația cu terțul. Furnizorul terț (de exemplu, Google Firebase pentru push-ul mobil, NewsmanApp SRL acolo unde Clientul și-a configurat propriul cont, SendSMS.ro, Cloudflare pentru golirea memoriei cache) este angajat de Client, nu de [PLATFORM PROVIDER]. Clientul deține DPA-ul cu respectivul terț. Terțul nu este subîmputernicit al [PLATFORM PROVIDER] pentru aceste integrări — este un subîmputernicit (sau o persoană împuternicită de operator) angajat direct de Client. Această excepție nu se extinde asupra contului Newsman la nivel de platformă, asupra utilizării Cloudflare de către [PLATFORM PROVIDER] în calitate de proxy invers și de furnizor Turnstile și nici asupra vreunui alt serviciu pe care [PLATFORM PROVIDER] îl angajează pe acreditările proprii, toate acestea fiind subîmputerniciți ai [PLATFORM PROVIDER], enumerați în Anexa III.
b) [PLATFORM PROVIDER] acționează în calitate de agent al Clientului atunci când apelează API-urile terților folosind acreditările Clientului. [PLATFORM PROVIDER] prelucrează date prin aceste servicii exclusiv pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului (configurația integrării stabilită de Client în tabloul de bord).
c) Clientul răspunde pentru conformitatea GDPR a propriilor conturi terțe, inclusiv: deținerea unui DPA valabil cu furnizorul, asigurarea caracterului adecvat al garanțiilor GDPR ale furnizorului și menținerea propriilor evidențe privind subîmputerniciții pentru acești furnizori.
d) [PLATFORM PROVIDER] stochează în siguranță acreditările Clientului în Google Secret Manager (criptate în repaus, cu acces controlat). Acreditările sunt utilizate numai pentru efectuarea integrării configurate de Client și sunt șterse la cererea Clientului sau la încetarea serviciului.
e) [PLATFORM PROVIDER] nu este răspunzător pentru prelucrarea datelor efectuată de serviciile terțe furnizate de Client, dincolo de rolul său de agent apelant care utilizează acreditările Clientului.
Implicație practică pentru Push-ul Mobil (Firebase FCM): Proiectul Firebase mobil al Clientului este propriul său proiect Google Cloud/Firebase. Clientul deține propriul DPA Google Cloud cu Google pentru respectivul proiect. [PLATFORM PROVIDER] apelează API-ul FCM HTTP v1 în numele Clientului, folosind contul de serviciu pe care acesta îl furnizează. Dacă Clientul nu are un DPA Google Cloud activ care să acopere proiectul său Firebase, îi revine acestuia obligația de conformitate de a remedia situația.
3.5 Scripturi de Urmărire Adăugate de Client
Serviciile permit Clientului să adauge scripturi de urmărire terțe (de exemplu Pinterest Tag, Snapchat Pixel, Klaviyo) din setările tabloului de bord (Setări → Integrări → Scripturi de Urmărire). Atunci când Clientul adaugă astfel de scripturi:
a) Clientul răspunde în mod exclusiv pentru asigurarea conformității cu Legislația Aplicabilă privind Protecția Datelor, inclusiv pentru obținerea consimțământului valabil din partea Persoanelor Vizate cu privire la orice colectare de date efectuată de acele scripturi b) Clientul recunoaște că astfel de scripturi pot introduce persoane împuternicite suplimentare, neenumerate în Anexa III (Subîmputerniciți), și că îi revine obligația de a menține propriile evidențe privind subîmputerniciții pentru aceste scripturi c) [PLATFORM PROVIDER] clasifică automat scripturile adăugate de Client, prin compararea conținutului fragmentului de cod cu un set fix de tipare, în una dintre trei grupe — necessary, analytics sau advertising. „Advertising" este varianta de rezervă, aplicată atunci când niciun tipar nu corespunde; nu este valoarea implicită pe care clasificatorul o aplică din start. Un container Google Tag Manager, un fragment Meta care apelează fbq('consent','revoke') înainte de inițializare și un fragment TikTok care apelează ttq.holdConsent() înainte de încărcare sunt clasificate, toate, drept necessary. Pachetul de consimțământ încarcă întreaga grupă necessary imediat la inițializare, înainte de a citi cookie-ul de consimțământ stocat și înainte de a afișa bannerul, și nu reverifică acea grupă atunci când vizitatorul alege „Doar necesare". Prin urmare, un script adăugat de Client care ajunge în grupa necessary se execută la fiecare vizualizare de pagină, înainte de decizia participantului privind consimțământul și independent de aceasta. Numai scripturile clasificate analytics sau advertising sunt reținute până la acordarea consimțământului corespunzător d) [PLATFORM PROVIDER] nu este răspunzător pentru prelucrarea datelor efectuată de scripturile de urmărire adăugate de Client, întrucât acestea constituie instrucțiuni de prelucrare proprii ale Clientului
Fragmentele de cod ale pixelilor Meta și TikTok aparținând [PLATFORM PROVIDER] sunt clasificate în același mod. Meta Pixel și TikTok Pixel intră în grupul de scripturi strict necesare și, prin urmare, se încarcă la fiecare vizualizare de pagină, înainte de decizia vizitatorului în bannerul de cookie-uri și independent de aceasta. Fiecare transmite în acel moment câte o vizualizare de pagină către Meta, respectiv către TikTok, astfel încât ambele platforme primesc adresa IP a vizitatorului, user agent-ul și URL-ul paginii înainte de acordarea vreunui consimțământ. Ambii sunt încărcați într-o stare de consimțământ reținut — fbq('consent','revoke') pentru Meta și ttq.holdConsent() pentru TikTok — menită să împiedice scrierea cookie-urilor publicitare de identificare (_fbp, _fbc, _ttp, _ttclid) până când vizitatorul acceptă categoria publicitară, moment în care starea consimțământului este comutată pe acordat. Absența unui cookie este motivul pentru care aceste scripturi sunt clasificate în prezent ca necesare; ea nu reprezintă o constatare potrivit căreia încărcarea anterioară consimțământului ar fi permisă în temeiul art. 5 alin. (3) din Directiva 2002/58/CE (ePrivacy), iar clasificarea face obiectul unei analize.
GAP-CONSENT-01 · CODE — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS
Prezentul document arăta anterior că pixelii Meta și TikTok se încarcă numai dacă participantul acceptă cookie-urile publicitare. În realitate, ambii pixeli sunt clasificați ca necesari și transmit o vizualizare de pagină înainte de orice decizie privind consimțământul, într-o configurație menită să rămână fără cookie-uri până la acordarea consimțământului publicitar. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității; clasificarea face obiectul unei analize.
Independent de pixelii din browser, pentru fiecare vizitator uman al unei pagini de destinație a unui funnel se transmite, pe partea de server, o vizualizare de pagină prin Meta Conversions API, atunci când organizația a activat integrarea Meta. Aceasta poartă adresa IP brută a vizitatorului, user agent-ul brut, URL-ul paginii, identificatorul de click fbclid și valorile cookie-urilor _fbp / _fbc, acolo unde acestea există; în lipsa cookie-ului — situație întâlnită la vizitatorul care nu a acceptat cookie-urile publicitare — se folosește exclusiv identificatorul de click pentru a reconstitui o valoare fbc. Pe această cale nu există nicio verificare a consimțământului; singura condiție este ca organizația să fi activat integrarea Meta.
Google Fonts. Prompturile de generare a paginilor instruiesc modelul să includă un <link> către Google Fonts ori de câte ori tipografia aleasă impune acest lucru, iar pe calea brief-ului de design îl instruiesc în toate cazurile. Atunci când o pagină publicată este servită, aplicația publică rescrie aceste link-uri către domeniul propriu al paginii (/fonts/…) și preia foile de stil și fișierele de font de la Google pe partea de server, astfel încât browserul vizitatorului nu contactează niciodată fonts.googleapis.com sau fonts.gstatic.com, iar adresa IP și user agent-ul vizitatorului nu ajung la Google. Google primește numai cererile proprii ale serverelor platformei, care nu conțin date ale vizitatorilor. Previzualizarea din editorul de pagini nu este rescrisă: atunci când un membru al personalului previzualizează o pagină generată în tabloul de bord, browserul acestuia încarcă fonturile direct de la Google.
3.6 Instrucțiuni în Afara Domeniului de Aplicare
Dacă Clientul solicită o prelucrare în afara domeniului de aplicare al Acordului de Servicii (de exemplu prelucrare personalizată a datelor, cereri GDPR urgente care necesită intervenție manuală), Părțile pot conveni asupra unor tarife și condiții suplimentare.
4. Măsuri de Securitate
4.1 Măsuri Tehnice și Organizatorice
[PLATFORM PROVIDER] implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura un nivel de securitate corespunzător riscului, printre care:
Măsuri Tehnice:
- Criptare în tranzit (TLS 1.2+)
- Criptare în repaus (copii de rezervă ale bazei de date, stocare de fișiere)
- Pseudonimizare (hash SHA-256 al adresei de e-mail în baza de date analitică). Niciun tabel PostgreSQL nu conține o adresă de e-mail, un număr de telefon sau un nume de persoană în clar. Contactele sunt cheiate printr-un hash SHA-256 al adresei de e-mail convertite în minuscule și lipsite de spațiile de la capete, iar datele de contact în clar sunt păstrate exclusiv în Firestore, la
orgs/{orgId}/contacts/{emailHash}/pii/private. Se aplică două excepții. În primul rând, motorul de automatizări consemnează rezultatul fiecărui pas executat sub forma unui document JSON în PostgreSQL, iar pentru pașii de e-mail și de SMS acel document conține adresa de e-mail sau numărul de telefon al destinatarului, în clar; aceste evidențe sunt eliminate în cascadă la ștergerea contactului, dar nu sunt pseudonimizate în alt mod. În al doilea rând, tabelulai_jobsstochează textul integral al promptului fiecărei generări cu AI, care poate conține un testimonial aprobat al unui participant, împreună cu numele și compania consemnate în dreptul acestuia; rândurile respective nu poartă nicio legătură cu fișa contactului și nu sunt eliminate la ștergere - Row Level Security (RLS) pe toate tabelele PostgreSQL delimitate pe organizație (izolare org_id). Treizeci și două dintre cele treizeci și trei de tabele au o coloană
org_idși au Row Level Security activat, cu o politică ce restrânge atât citirile, cât și inserările la rândurile al cărororg_idcorespunde identificatorului de organizație stabilit pe conexiune; singura excepție este jurnalul rulărilor de joburi ale planificatorului, comun întregii platforme, care nu conține date cu caracter personal. Identificatorul organizației este stabilit prinSET LOCAL, în interiorul unei tranzacții, la începutul fiecărei cereri, iar aplicația se conectează printr-un rol dedicat, fără privilegii de superutilizator, căruia Row Level Security i se aplică. Row Level Security este activat, dar nu forțat, astfel încât proprietarul unui tabel sau o conexiune de superutilizator nu se supune politicilor; totodată, anumite căi publice de cerere folosesc deliberat conexiunea privilegiată, deoarece trebuie să rezolve un token opac înainte de a cunoaște organizația — căutarea token-ului de distribuire, căutarea token-ului de urmărire al unui funnel, căutarea pasului de funnel și a vizualizării de pagină și căutarea secretului de webhook al funnel-ului — pentru care Row Level Security nu oferă nicio plasă de siguranță, iar izolarea se sprijină pe imposibilitatea de a ghici token-ul - Reguli de securitate Firestore. Aceste reguli restrâng configurarea organizației, fișele utilizatorilor din personal, fișele de pagină, webinarele private, evidențele de consimțământ la nivel de contact și subcolecția cu datele cu caracter personal ale înregistrărilor la membrii autentificați ai organizației proprietare și interzic orice acces al clienților la colecțiile de nivel superior care conțin coduri de verificare și link-uri magice. Ele nu restrâng două categorii de date cu caracter personal: documentul cu datele cu caracter personal ale contactului, ce poate fi obținut de orice utilizator Firebase autentificat — inclusiv de orice participant web anonim și de orice utilizator mobil cu adresa de e-mail verificată, din orice organizație — cu condiția să cunoască identificatorul organizației și hash-ul adresei de e-mail (hash-ul este un SHA-256 fără sare criptografică, calculat pe adresa convertită în minuscule și lipsită de spațiile de la capete, astfel încât calea documentului poate fi determinată direct de oricine cunoaște adresa persoanei vizate); și documentele de înregistrare, lizibile fără autentificare, care expun starea înregistrării, hash-ul adresei de e-mail, marcajul temporal al înregistrării și metadatele acesteia
- Reguli de securitate Realtime Database. Accesul la datele sesiunilor live este autorizat exclusiv pe baza atributului
roledin token-ul de autentificare al apelantului. Regulile de securitate nu conțin niciun identificator de organizație și nu fac nicio comparație între organizația apelantului și organizația proprietară a sesiunii, astfel încât un utilizator autentificat al tabloului de bord, cu oricare dintre rolurileadmin,moderator,marketersaustaff— din orice organizație de pe platformă — poate citi datele oricărei sesiuni live dacă îi cunoaște identificatorul. Separat, fluxul de chat, directorul de actori (care conține numele afișate ale participanților), listele de actori blocați și restricționați, definiția formularului de feedback și tabelul link-urilor urmărite pot fi citite de orice utilizator autentificat, ceea ce include fiecare participant anonim al fiecărei sesiuni. Toate organizațiile folosesc un singur proiect Firebase per mediu, deci un singur set de reguli guvernează întreaga platformă - Reguli de securitate Cloud Storage. Acestea acordă acces public necondiționat de citire tuturor celor șapte căi delimitate pe organizație —
webinars/,pages/,offers/,media/,page_templates/,branding/șistaff/— astfel încât orice obiect stocat sub prefixul unei organizații poate fi citit, fără autentificare, de oricine îi cunoaște sau îi poate ghici calea. Accesul de scriere pe aceleași căi impune doar ca apelantul să fie autentificat; identificatorul de organizație din cale nu este niciodată comparat cu cel din token-ul apelantului. O regulă finală, cu caracter general (catch-all), acordă drept de citire și de scriere asupra tuturor celorlalte obiecte din bucket oricărui utilizator autentificat - Controale de acces (permisiuni bazate pe rol). Platforma definește patru roluri de personal —
admin,moderator,marketerșistaff— asociate cu trei grupuri de permisiuni (marketing, live, setări). Rolulstaffnu deține niciun grup de permisiuni și este, în fapt, unul de tip „doar citire";marketerdeține grupul de marketing;moderatordeține grupul live;adminle deține pe toate trei. Rolul este ales explicit la crearea contului; nu există un rol implicit de tip „doar citire". Privilegiile de administrator sunt necesare pentru un singur endpoint, acela de listare a jurnalului de audit. Orice altă acțiune distructivă — ștergerea webinarelor, a sesiunilor, a funnel-urilor, a segmentelor, a paginilor, a ofertelor, a sondajelor, a fișierelor încărcate și a testimonialelor — este autorizată prin grupul de permisiuni marketing sau live, pe care rolurile neadministrativemarketerșimoderatorle îndeplinesc - Memorie cache în proces cu datele cu caracter personal ale contactelor. API-ul menține, în memoria procesului, o memorie cache cu datele de contact în clar (adresă de e-mail, nume și număr de telefon), cheiată pe organizație și pe hash-ul adresei de e-mail, pentru a evita citirile repetate din Firestore. Memoria cache nu are termen de expirare, iar intrările sunt invalidate numai în procesul care efectuează scrierea. Atunci când rulează mai multe instanțe ale API-ului, o rectificare sau o ștergere aplicată pe o instanță nu elimină copia deținută de o alta
- Autentificare cu mai mulți factori (MFA) pentru conturile proprii ale [PLATFORM PROVIDER] la furnizorii terți de găzduire și de console de administrare. ⚠️ Aceasta este o practică administrativă internă și nu constituie un control al Serviciilor: Serviciile nu oferă autentificare cu mai mulți factori utilizatorilor tabloului de bord, care se autentifică printr-o adresă de e-mail și o parolă sau prin Google OAuth. A se vedea Anexa II și Registrul Activităților de Prelucrare
GAP-ISO-02 · CONFIG — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS
Această secțiune afirma anterior că regulile de securitate Firestore sunt delimitate pe organizație și că modelul de acces cuprinde două roluri — administrator, pe de o parte, și personal cu acces doar în citire, pe de altă parte. Niciuna dintre aceste afirmații nu se verifică: documentul cu datele cu caracter personal ale contactului poate fi citit de orice utilizator Firebase autentificat, din orice organizație, care cunoaște identificatorul organizației și hash-ul adresei de e-mail, calculat fără sare criptografică; documentele de înregistrare sunt lizibile fără autentificare; regulile Realtime Database nu conțin niciun identificator de organizație; regulile Cloud Storage acordă acces public necondiționat de citire pe fiecare cale delimitată pe organizație; iar platforma definește patru roluri, în care rolurile neadministrative marketer și moderator pot efectua orice acțiune distructivă, cu excepția listării jurnalului de audit. Izolarea la nivel de organizație în PostgreSQL, descrisă mai sus, nu este afectată. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.
GAP-SEC-03 · CODE — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS
Această secțiune afirma anterior că pseudonimizarea prin hash SHA-256 al adresei de e-mail se aplică fără rezerve. Motorul de automatizări păstrează adresa de e-mail și numărul de telefon ale destinatarului, în clar, în evidența de execuție a pasului din PostgreSQL, iar API-ul menține o memorie cache în proces cu datele de contact în clar, fără termen de expirare, invalidată numai în procesul care efectuează scrierea, astfel încât o rectificare sau o ștergere aplicată pe o instanță nu se propagă către alta până la repornirea acesteia. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.
Măsuri Organizatorice:
- Acorduri de confidențialitate pentru tot personalul cu acces la Date cu Caracter Personal
- Instruire privind GDPR și conștientizarea securității (care acoperă, între altele, phishingul și igiena parolelor) pentru personalul din inginerie, suport și management. ⚠️ Nelivrată încă: niciun program de instruire nu a fost derulat și nu există nicio evidență de participare sau de finalizare; instruirea GDPR a personalului rămâne un punct deschis în registrul intern de conformitate
- Verificări ale antecedentelor personalului (în măsura permisă de lege)
- Politică documentată de securitate a informațiilor
- Audituri de securitate și teste de penetrare anuale (începând cu [DATE]). ⚠️ Neefectuate încă: în evidențele [PLATFORM PROVIDER] nu este atestat niciun audit de securitate realizat de un terț și niciun test de penetrare; potrivit Anexei II, primul test de penetrare independent este doar planificat, iar niciun audit extern de certificare nu a fost realizat
- Proceduri de gestionare a furnizorilor (verificări de conformitate GDPR pentru subîmputerniciți)
GAP-PROC-05 · PROCESS — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS
Această secțiune afirma anterior că un program de instruire GDPR a fost livrat și că instruirea privind conștientizarea securității acoperă phishingul și igiena parolelor. Nicio instruire nu a fost livrată și nu există nicio evidență de participare sau de finalizare, astfel încât nicio dovadă de instruire nu poate fi prezentată în temeiul dreptului de audit prevăzut în Secțiunea 11.1. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.
Documentație detaliată privind securitatea: A se vedea Anexa II: Măsuri Tehnice și Organizatorice de Securitate
4.2 Actualizări de Securitate
[PLATFORM PROVIDER] va:
- Revizui și actualiza periodic măsurile de securitate pentru a le adapta la riscurile în evoluție
- Aplica patch-uri de securitate infrastructurii și dependențelor în termen de 30 de zile de la lansare (vulnerabilitățile critice, în termen de 7 zile)
- Notifica Clientul cu privire la modificările semnificative ale măsurilor de securitate care pot afecta negativ protecția Datelor cu Caracter Personal
4.3 Confidențialitatea Prelucrării
[PLATFORM PROVIDER] asigură că persoanele autorizate să prelucreze Date cu Caracter Personal:
- Sunt supuse unor obligații de confidențialitate (contractuale sau legale)
- Au primit instrucțiuni privind responsabilitățile lor în materie de protecție a datelor. Astfel cum se consemnează în Secțiunea 4.1, nu a fost livrat niciun program formal de instruire și nu există evidențe de finalizare
- Accesează Datele cu Caracter Personal numai pe principiul necesității de a cunoaște
5. Subîmputerniciți
5.1 Autorizare Generală
Clientul acordă [PLATFORM PROVIDER] autorizare generală pentru angajarea de subîmputerniciți, cu respectarea condițiilor din prezenta Secțiune 5.
Subîmputerniciți Actuali: [PLATFORM PROVIDER] angajează unsprezece subîmputerniciți, enumerați în Anexa III. A se vedea Anexa III: Lista Subîmputerniciților.
Doi dintre acești unsprezece au fost angajați în producție înainte de a fi divulgați în Anexa III și înainte de transmiterea notificării impuse de Secțiunea 5.3:
- Anthropic PBC (SUA), furnizorul de modele din spatele generării de conținut asistate de AI. Anthropic este angajat de [PLATFORM PROVIDER] printr-o singură cheie API la nivel de platformă; nu există acreditări per organizație și nici comutator per organizație, prin urmare este subîmputernicit al [PLATFORM PROVIDER], iar nu o integrare furnizată de Client. Prompturile de generare încorporează testimoniale aprobate ale participanților — numele afișat al autorului, citatul în format liber, denumirea companiei și nota acordată — care sunt date cu caracter personal ale unei Persoane Vizate, prelucrate în numele Clientului.
- SendSMS.ro (România), furnizorul de SMS-uri tranzacționale. SendSMS.ro este apelat pe acreditările proprii ale Clientului și, prin urmare, apare și printre Integrările Furnizate de Client, descrise în Secțiunea 3.4; figurează în Anexa III întrucât [PLATFORM PROVIDER] îi transmite numărul de telefon al destinatarului, în clar, și corpul integral al mesajului, în cursul prestării Serviciilor.
GAP-CONTRACT-01 · CONTRACT — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS
Prezentul Acord prevedea anterior că Anexa III cuprinde nouă subîmputerniciți și nu îi includea nici pe furnizorul de modele din spatele generării de conținut asistate de AI, nici pe furnizorul de mesagerie tranzacțională. Amândoi prelucrează date cu caracter personal în producție — testimoniale aprobate ale participanților, în primul caz, iar în al doilea numerele de telefon în clar ale destinatarilor și corpul mesajelor — fără a figura în Anexă, fără preavizul de treizeci de zile și fără perioada de obiecție impuse de Secțiunea 5.3, iar niciunul dintre ei nu are la dosar un acord de subîmputernicire încheiat. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.
5.2 Obligațiile Subîmputerniciților
[PLATFORM PROVIDER] va:
- Impune fiecărui subîmputernicit obligații de protecție a datelor echivalente cu cele din prezentul DPA
- Asigura că subîmputerniciții implementează măsuri de securitate adecvate (art. 32 GDPR)
- Obține angajamente contractuale din partea subîmputerniciților cu privire la ștergerea datelor, la notificarea incidentelor de securitate și la drepturile de audit
- Rămâne pe deplin răspunzător față de Client pentru îndeplinirea obligațiilor subîmputerniciților
5.3 Modificări ale Subîmputerniciților
Notificare: [PLATFORM PROVIDER] va notifica Clientul cu privire la orice adăugare sau înlocuire intenționată de subîmputerniciți cu cel puțin 30 de zile în avans, prin:
- E-mail la contactul înregistrat al Clientului
- Anexa III actualizată, publicată pe site-ul de documentație, la calea
/legal/platform/annex-sub-processors
GAP-PROC-09 · PROCESS — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS
Această secțiune afirma anterior că o pagină din tabloul de bord, la Setări → Integrări → Subîmputerniciți, constituie un canal de notificare. Tabloul de bord nu conține niciun ecran dedicat subîmputerniciților și nicio zonă de anunțuri, astfel încât notificarea se transmite numai prin e-mail și prin publicarea Anexei III actualizate; Secțiunea 5.1 consemnează suplimentar doi subîmputerniciți angajați în producție înainte de transmiterea vreunei notificări. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.
Obiecție: Clientul poate obiecta față de un nou subîmputernicit pentru motive rezonabile privind protecția datelor, în termen de 30 de zile de la notificare.
În cazul în care Clientul obiectează:
- [PLATFORM PROVIDER] va depune eforturi rezonabile pentru a pune la dispoziție o modificare a Serviciilor care să evite subîmputernicitul vizat de obiecție
- Dacă acest lucru nu este rezonabil din punct de vedere comercial, oricare dintre Părți poate rezilia Serviciile afectate cu un preaviz scris de 60 de zile
Lipsa obiecției = consimțământ: Dacă Clientul nu obiectează în termen de 30 de zile, noul subîmputernicit este considerat acceptat.
6. Transferuri Internaționale de Date
6.1 Mecanismul de Transfer
Atunci când Date cu Caracter Personal sunt transferate în afara Spațiului Economic European (SEE), [PLATFORM PROVIDER] asigură conformitatea transferurilor cu Capitolul V din GDPR prin:
a) Decizie de adecvare: Întemeierea pe deciziile de adecvare ale Comisiei Europene (de exemplu EU-US Data Privacy Framework, pentru Google Cloud și Meta) b) Clauze Contractuale Standard (SCC-uri): Încheierea de SCC-uri (versiunea 2021) cu subîmputerniciții din țări care nu beneficiază de o decizie de adecvare (a se vedea Anexa IV) c) Reguli Corporatiste Obligatorii (BCR): Dacă sunt aplicabile subîmputerniciților (în prezent, nu este cazul)
6.2 Evaluarea Impactului Transferului (TIA)
[PLATFORM PROVIDER] a efectuat o Evaluare a Impactului Transferului în conformitate cu hotărârea „Schrems II" (CJUE C-311/18) pentru toate transferurile către Statele Unite și către alte țări din afara SEE. Constatări:
- Google LLC — Cloud / Firebase (proiectul [PLATFORM PROVIDER]): certificat EU-US DPF + SCC-uri în vigoare + opțiuni de rezidență a datelor în UE (regiunea europe-west3) → Risc scăzut
- Livrare push FCM (proiectul Firebase al Clientului): FCM transmite token-urile push și conținuturile notificărilor prin infrastructura globală FCM a Google (cu sediul în SUA). Acest transfer este guvernat de DPA-ul Google Cloud propriu al Clientului și de EU-US DPF (Google fiind certificat). Clientul răspunde pentru evaluarea riscului acestui transfer, ca parte a propriei conformități GDPR. → Răspunderea Clientului (a se vedea Secțiunea 3.4 din DPA)
- Meta Platforms, Inc. (Conversions API): SCC-uri în vigoare + categorii de date limitate (fără categorii speciale). Minimizarea datelor este parțială, nu completă: câmpurile direct identificatoare care se transmit (adresa de e-mail, prenumele, numele) sunt transmise sub formă de hash SHA-256, însă identificatorul înregistrării este transmis către Meta fără transformare în hash, drept cheie de corelare
external_id, iar adresa IP brută și user agent-ul brut ale vizitatorului sunt transmise fără hash atât pe evenimentul de înregistrare, cât și pe vizualizarea de pagină a paginii de destinație, pentru fiecare vizitator, acolo unde Clientul a activat integrarea și independent de orice decizie privind consimțământul. Pe această cale nu se transmite niciun număr de telefon: câmpul rămâne gol la asamblarea evenimentului, oricare ar fi numărul deținut în dreptul contactului → Risc rezidual neatenuat integral prin transformarea în hash; evaluarea face obiectul unei analize - TikTok Pte. Ltd. (Events API): SUA / Singapore. Activ începând cu 8 mai 2026.
CompleteRegistrationse transmite la fiecare înregistrare și poartă adresa de e-mail, prenumele, numele și identificatorul extern sub formă de hash SHA-256, împreună cu adresa IP brută a clientului, user agent-ul brut, identificatorul de clickttclidbrut și valoarea brută a cookie-ului_ttp. Pe această cale nu se transmite niciun număr de telefon: câmpul rămâne gol la asamblarea evenimentului, oricare ar fi numărul deținut în dreptul contactului. Nu există nicio condiție de consimțământ publicitar; singura suprimare este restricționarea prelucrării în temeiul art. 18 GDPR. ⚠️ La dosar nu există niciun DPA și nicio Clauză Contractuală Standard → Evaluare restantă; transferul operează fără un mecanism consemnat - Anthropic PBC (Claude API): SUA. Prompturile de generare, instrucțiunile redactate de personal, imaginile de referință încărcate de personal și incluse inline în format base64, precum și testimonialele aprobate ale participanților (numele afișat al autorului, citatul, compania și nota acordată) sunt transmise pe partea de server către api.anthropic.com. Niciun dispozitiv al participanților nu contactează Anthropic și nu se setează niciun cookie. ⚠️ Mecanismul de transfer (Clauze Contractuale Standard sau un cadru întemeiat pe adecvare) și perioada de retenție practicată de Anthropic pentru intrările și ieșirile API trebuie confirmate din acordul încheiat → Evaluare restantă
- Cloudflare, Inc.: sediu în Statele Unite; proxy invers obligatoriu, care termină TLS pentru întregul trafic al participanților în producție, precum și verificarea Turnstile, care transmite Cloudflare adresa IP a vizitatorului. ⚠️ Mecanismul de transfer aplicabil nu a fost evaluat și nici consemnat → Evaluare restantă
- Google Ads Enhanced Conversions: Neimplementat. Nu există niciun expeditor pe partea de server și niciun eveniment nu este transmis din Servicii către Google Ads, deci nu există niciun transfer de evaluat. Anterior, era evaluat în prezenta Secțiune împreună cu Meta
- Railway Corp.: găzduire în regiune UE → consemnat aici ca absență a transferului. ⚠️ Anexa IV tratează aceeași relație drept transfer către o țară terță, pe considerentul că Railway Corporation are sediul în Statele Unite și că accesul administrativ din Statele Unite la datele găzduite în regiunea UE nu poate fi exclus, și consemnează că Termenii de Prelucrare a Datelor practicați de Railway au fost solicitați și nu au fost obținuți. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității; clasificarea face obiectul unei analize
GAP-CONTRACT-04 · CONTRACT — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS
Această secțiune afirma anterior că Evaluarea acoperă patru transferuri și că transferul către Meta este minimizat la date cu caracter personal sub formă de hash. Două transferuri active către țări terțe nu erau evaluate — TikTok Events API, activ începând cu 8 mai 2026, și Anthropic Claude API — un al treilea, Cloudflare, nu este consemnat, o intrare evaluată (Google Ads) nu corespunde niciunui transfer implementat, iar transferul către Meta poartă adresa IP și user agent-ul vizitatorului, fără hash, alături de identificatorii transformați în hash. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.
Revizuire anuală: [PLATFORM PROVIDER] se angajează să revizuiască anual TIA și să suspende transferurile dacă riscurile devin inacceptabile.
6.3 Transferurile Clientului
Dacă Clientul instruiește [PLATFORM PROVIDER] să transfere date (de exemplu prin configurarea integrărilor cu platforme publicitare), Clientul garantează că:
- A evaluat legalitatea unor astfel de transferuri în temeiul Capitolului V din GDPR
- A obținut consimțămintele necesare sau a stabilit temeiuri juridice alternative
- A informat Persoanele Vizate cu privire la transfer
7. Asistență privind Drepturile Persoanelor Vizate
7.1 Obligația de Asistență
[PLATFORM PROVIDER] va acorda asistență Clientului în îndeplinirea obligațiilor sale de a răspunde cererilor de exercitare a drepturilor Persoanelor Vizate, în temeiul art. 15-22 GDPR, ținând seama de natura prelucrării.
7.2 Tipuri de Cereri
| Drept | Descriere | Asistența [PLATFORM PROVIDER] |
|---|---|---|
| Acces (art. 15) | Persoana Vizată solicită o copie a datelor sale | Furnizarea exportului de date prin procesarea unei cereri de acces sau de portabilitate din tabloul de bord (POST /v1/gdpr/requests/:id/process); nu există un endpoint separat de export. Format JSON, care conține: fișa contactului, înregistrările, evenimentele comportamentale, consimțămintele, evenimentele de consimțământ, apartenențele la segmente, evidențele de trimitere a e-mailurilor, evidențele de livrare push (push_sends), token-urile de dispozitiv (device_tokens), datele cu caracter personal ale contactului din Firestore, consimțămintele din Firestore, înregistrările din Firestore, scorurile de calificare și datele sesiunilor live. Nu sunt incluse: intrările în funnel și vizualizările de pagină ale funnel-urilor și, odată cu ele, fiecare element din categoriile Date de Atribuire și Date privind Vizitatorii Funnel-urilor enumerate în Secțiunea 2.6; evidențele de livrare SMS; evidențele privind difuzările către segmente; înscrierile în automatizări și evidențele de execuție a pașilor; precum și evidențele privind generarea cu AI. Fiecare dintre acestea trebuie colectată manual și adăugată la răspuns. Termen: În termen de 5 zile lucrătoare de la cererea Clientului. |
| Rectificare (art. 16) | Persoana Vizată solicită corectarea datelor inexacte | Permite Clientului să actualizeze din tabloul de bord datele cu caracter personal ale contactului. Corectura este scrisă în documentul Firestore care conține datele cu caracter personal ale contactului. PostgreSQL nu conține niciun nume, nicio adresă de e-mail și niciun număr de telefon în clar care să fie corectate, cu excepția evidențelor de execuție a pașilor de automatizare descrise în Secțiunea 4.1, care nu sunt actualizate. Numele afișat al participantului, păstrat în baza de date a sesiunilor live, nu este actualizat și își păstrează valoarea anterioară. Propagarea către celelalte instanțe ale API-ului este supusă memoriei cache în proces descrise în Secțiunea 4.1. Rectificarea nu poate fi consemnată ca tip de cerere în registrul cererilor GDPR, care acceptă numai ștergerea, accesul, portabilitatea, opoziția și restricționarea. Termen: La salvare, sub rezerva reîmprospătării memoriei cache pe celelalte instanțe ale API-ului. |
| Ștergere (art. 17) | Persoana Vizată solicită ștergerea datelor | Flux de ștergere executat de un membru al personalului din tabloul de bord (butonul Procesează de pe cererea GDPR). Nu există niciun temporizator, nicio coadă și niciun job programat; execuția depinde de acțiunea personalului. Șterge din Postgres: email_sends, push_sends, device_tokens și funnel_entries, prin interogare explicită corelată pe org_id cu email_hash sau contact_id, precum și rândul din contacts, împreună cu tot ce decurge în cascadă din acesta; din Firestore: documentele cu datele cu caracter personal și cu consimțămintele contactului; din baza de date live: participarea actorului, prezența, fișa de actor, voturile la sondaje, reacțiile, click-urile pe oferte, răspunsurile de feedback, sesiunile de prezență, memoria cache de identitate, indicatorii de blocare și de restricționare, precum și mesajele din fluxul live și din fluxul mesajelor eliminate. Nu șterge: sms_sends și segment_broadcast_sends, ambele cheiate pe hash-ul adresei de e-mail, fără cheie străină către fișa contactului; markerii de deduplicare per actor și numărul de mesaje per actor din baza de date live; evidențele privind generarea cu AI (ai_jobs), cheiate pe o entitate și pe un membru al personalului, iar nu pe un contact, astfel încât citatul unui testimonial și numele autorului său persistă în promptul stocat; și datele sesiunilor live asociate oricărui identificator de actor diferit de cel unic stocat pe fiecare înregistrare, astfel încât un participant care revine sau folosește mai multe dispozitive își păstrează numele afișat, mesajele din chat și voturile la sondaje. consent_events este păstrat în formă pseudonimizată, ca dovadă a consimțământului în temeiul art. 7 alin. (1) GDPR. La finalizare, adresa de e-mail a contactului este transmisă furnizorului de e-mail cu statutul de respins definitiv: ștergerea la nivelul furnizorului de e-mail este o suprimare, nu o eliminare, și menține prin proiectare adresa de e-mail în clar în evidențele furnizorului, pe termen nelimitat. Termen: 24 de ore reprezintă un obiectiv operațional condiționat de acțiunea personalului, iar nu un comportament automat; se furnizează confirmare. |
| Restricționare (art. 18) | Persoana Vizată solicită suspendarea temporară a prelucrării | Marcarea contactului ca processing_restricted în baza de date. Restricționarea prelucrării în temeiul art. 18 GDPR este aplicată consecvent, ca restricție absolută: unui contact restricționat nu i se poate acorda și nici reacorda vreun consimțământ, nu i se transmite niciun mesaj de e-mail, SMS sau push, este exclus din exporturile de contacte și de segmente, precum și din difuzările către segmente, iar pentru el nu se transmite niciun eveniment de conversie pe server. Termen: În termen de 2 zile lucrătoare. |
| Portabilitate (art. 20) | Persoana Vizată solicită un export în format care poate fi citit automat | Identic cu Accesul (art. 15) — același export JSON, cu aceleași omisiuni. Termen: În termen de 5 zile lucrătoare. |
| Opoziție (art. 21) | Persoana Vizată se opune prelucrării | Pentru e-mailurile de marketing: dezabonare imediată. Pentru push-ul de marketing: retragerea consimțământului push_marketing + suprimarea din trimiterile push de marketing. Pentru urmărirea comportamentală: retragerea consimțământului — evenimentele viitoare nu mai sunt păstrate în baza de date analitică, însă evenimentele deja consemnate se șterg numai printr-o cerere de ștergere în temeiul art. 17 GDPR. Retragerea nu oprește captarea în sesiunea live: mesajele din chat, voturile la sondaje, reacțiile, click-urile pe oferte și feedbackul continuă să fie scrise în baza de date live și rămân vizibile pentru personal, iar participarea este consemnată în continuare în dreptul înregistrării. Termen: Imediat, pentru schimbarea stării consimțământului. |
GAP-RET-04 · CODE — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS
Această secțiune afirma anterior, la rândurile privind accesul și portabilitatea, că exportul se obține de la un endpoint care nu există și că el conține toate Datele cu Caracter Personal. Exportul se produce numai în cadrul procesării unei cereri de acces sau de portabilitate și omite intrările în funnel — iar odată cu ele fiecare element din categoriile Date de Atribuire și Date privind Vizitatorii Funnel-urilor consemnate în Secțiunea 2.6 — precum și evidențele de livrare SMS și evidențele privind difuzările către segmente, astfel încât aceste categorii sunt prelucrate, dar nu pot fi atinse pe calea art. 15 sau a art. 20 GDPR. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.
GAP-RET-03 · CODE — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS
Această secțiune afirma anterior, la rândul privind ștergerea, că un flux automat de ștergere se execută în termen de 24 de ore și elimină integral datele cu caracter personal din Postgres, din Firestore și din baza de date live. Execuția este declanșată numai de un membru al personalului, iar mai multe categorii supraviețuiesc: jurnalul de livrare a SMS-urilor și jurnalul destinatarilor difuzărilor către segmente, evidențele privind generarea cu AI care conțin testimoniale ale participanților, markerii și numărul de mesaje per actor din baza de date live, precum și toate datele sesiunilor live asociate oricărui identificator de actor în afara celui unic consemnat pe fiecare înregistrare. Ștergerea la nivelul furnizorului de e-mail este o suprimare, care menține adresa de e-mail în clar în evidențele acestuia pe termen nelimitat. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.
GAP-RET-08 · CODE — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS
Această secțiune afirma anterior, la rândul privind rectificarea, că modificările se propagă imediat în toate bazele de date, iar la rândul privind opoziția, că evenimentele comportamentale se șterg la retragerea consimțământului. Corecturile sunt scrise numai în Firestore și nu ajung nici la numele afișat al participantului din baza de date live, nici la memoriile cache în proces ale celorlalte instanțe ale API-ului; retragerea consimțământului pentru urmărirea comportamentală schimbă starea consimțământului și oprește evenimentele analitice ulterioare, dar nu șterge nimic din ceea ce a fost deja consemnat. Separat, atunci când un participant își schimbă adresa de e-mail, platforma generează o cerere de ștergere pentru hash-ul adresei anterioare, care nu găsește niciun contact sub acel hash și este consemnată ca finalizată fără a fi șters ceva, astfel încât registrul cererilor poate conține finalizări care nu au efectuat nicio ștergere. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.
7.3 Fluxul Cererilor
- Persoana Vizată → Client: Persoana Vizată transmite cererea la contactul de confidențialitate al Clientului
- Client → [PLATFORM PROVIDER]: Clientul creează o cerere GDPR în tabloul de bord al [PLATFORM PROVIDER], în secțiunea de nivel superior GDPR (GDPR → Cerere Nouă). Singurul câmp al formularului care identifică persoana este hash-ul SHA-256 al adresei de e-mail a Persoanei Vizate, astfel încât adresa trebuie transformată în hash înainte de depunerea cererii
- [PLATFORM PROVIDER] → Client: [PLATFORM PROVIDER] procesează cererea și furnizează exportul sau confirmarea prin tabloul de bord
- Client → Persoana Vizată: Clientul transmite răspunsul Persoanei Vizate
Cereri adresate direct [PLATFORM PROVIDER]: Dacă o Persoană Vizată contactează direct [PLATFORM PROVIDER], [PLATFORM PROVIDER] va transmite cererea Clientului în termen de 2 zile lucrătoare și nu va răspunde fără autorizarea Clientului.
7.4 Tarife
[PLATFORM PROVIDER] furnizează asistența standard GDPR (export, ștergere, rectificare din tabloul de bord) fără costuri suplimentare, ca parte a Serviciilor.
Cereri personalizate: Procesarea urgentă (sub 24 de ore), compilarea manuală a datelor sau cererile care necesită un efort semnificativ de inginerie pot implica tarife rezonabile (comunicate în avans).
8. Asistență privind Alte Obligații GDPR
8.1 Evaluări ale Impactului asupra Protecției Datelor (art. 35)
La cererea Clientului, [PLATFORM PROVIDER] va furniza:
- Descrierea activităților de prelucrare
- Categoriile de Date cu Caracter Personal prelucrate
- Măsurile tehnice și organizatorice de securitate (Anexa II)
- Informații privind subîmputerniciții (Anexa III)
- Perioadele de retenție a datelor
- Asistență la evaluarea riscurilor și a măsurilor de atenuare
Răspunderea Clientului: Clientul răspunde pentru realizarea și documentarea DPIA. [PLATFORM PROVIDER] furnizează numai informații.
8.2 Consultarea Autorităților de Supraveghere (art. 36)
Dacă Clientul este obligat să consulte o autoritate de supraveghere (în urma unei DPIA cu risc ridicat), [PLATFORM PROVIDER] va:
- Furniza documentația necesară și dovezile de conformitate
- Coopera cu consilierii juridici ai Clientului
- Implementa orice modificări impuse de autoritate (sub rezerva fezabilității și a acordului privind costurile)
8.3 Evidența Activităților de Prelucrare (art. 30)
[PLATFORM PROVIDER] menține propria Evidență a Activităților de Prelucrare (ROPA) în calitate de Persoană împuternicită de operator și o pune la dispoziția autorităților de supraveghere, la cerere.
Șablon ROPA pentru Client: ⚠️ În prezent, în tabloul de bord nu este disponibil pentru descărcare niciun șablon de ROPA destinat Clientului (în calitate de Operator); o astfel de funcționalitate nu există în produs. Până la publicarea unuia, [PLATFORM PROVIDER] furnizează la cerere informațiile enumerate în Secțiunea 8.1, pe baza cărora Clientul își poate întocmi propria evidență prevăzută la art. 30 alin. (1) GDPR.
GAP-PROC-14 · PROCESS — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS
Această secțiune afirma anterior că Clientul poate descărca din tabloul de bord un șablon de Evidență a Activităților de Prelucrare. În produs nu există nicio astfel de descărcare și nu a fost publicat niciun șablon. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.
9. Incidente de Securitate și Încălcări ale Securității Datelor cu Caracter Personal
9.1 Notificarea Incidentelor
În cazul unui Incident de Securitate, [PLATFORM PROVIDER] va:
Etapa 1: Detectare și limitare internă (0-2 ore de la luarea la cunoștință)
- Detecta incidentul. Detectarea este manuală și reactivă: depinde de un membru al personalului care observă jurnalele aplicației ori endpoint-ul de stare a sistemului, sau de o sesizare din partea Clientului, a unei Persoane Vizate ori a unui terț. Platforma emite jurnale de aplicație structurate la ieșirea standard, pe care furnizorul de găzduire le păstrează și le face căutabile, și expune un endpoint de stare a sistemului, accesibil numai administratorilor, care raportează contoare de cereri și contoare de citiri din baza de date; aceste contoare sunt ținute în memoria procesului și se resetează la fiecare repornire sau implementare. Nu există niciun serviciu de urmărire a erorilor, nicio integrare de apelare a echipei de gardă și nicio alertare automată
- Constitui echipa de răspuns la incidente
- Limita încălcarea (izolarea sistemelor afectate, revocarea acreditărilor)
Fereastra de limitare de 0-2 ore curge din momentul în care [PLATFORM PROVIDER] ia cunoștință de incident, la fel ca termenul prevăzut la art. 33 GDPR, menționat în Secțiunea 9.3. Trebuie reținute două limite ale reconstituirii criminalistice: jurnalul de acces HTTP consemnează metoda cererii, calea, statusul, latența, adresa IP a clientului și identificatorul cererii, dar nu consemnează nici organizația, nici utilizatorul care acționează; iar adresa IP consemnată în jurnalul de audit este preluată cu precădere dintr-un antet de redirecționare furnizat de apelant, în locul adresei proprii a conexiunii, fără validarea unui proxy de încredere, astfel încât poate fi stabilită de apelant.
GAP-PROC-02 · PROCESS — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS
Această secțiune afirma anterior că detectarea incidentelor se poate realiza pe trei căi — monitorizare, alerte sau sesizare din partea personalului. Există numai ultima: nu există niciun serviciu de urmărire a erorilor, nicio infrastructură de alertare și nicio cale de apelare a echipei de gardă, astfel încât un incident este detectat numai atunci când o persoană îl observă sau când cineva îl sesizează. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.
Etapa 2: Notificarea Clientului (în termen de 24 de ore de la luarea la cunoștință)
- Notifica Clientul prin e-mail. Fișa organizației nu conține niciun câmp pentru un contact de securitate înregistrat și nu există nicio setare prin care Clientul să poată desemna unul, astfel încât notificarea se adresează adreselor de e-mail ale utilizatorilor cu rol de administrator ai Clientului
- Furniza evaluarea inițială:
- Natura incidentului (acces neautorizat, pierdere de date, ransomware etc.)
- Numărul estimat de Persoane Vizate afectate
- Categoriile de Date cu Caracter Personal implicate
- Consecințele probabile
- Măsurile luate sau propuse pentru remedierea incidentului
Etapa 3: Actualizări periodice
- Furniza actualizări la fiecare 48 de ore, până la rezolvare
- Raport final al incidentului, în termen de 14 zile
9.2 Informații de Furnizat
[PLATFORM PROVIDER] va furniza (în măsura în care sunt cunoscute):
- Data și ora incidentului
- Data și ora la care [PLATFORM PROVIDER] a luat cunoștință
- Cauza principală (vulnerabilitate tehnică, eroare umană, atac rău-intenționat)
- Sistemele și bazele de date afectate
- Datele extrase sau compromise (dacă există)
- Măsurile de remediere finalizate
- Recomandări pentru Client (de exemplu notificarea Persoanelor Vizate, resetarea acreditărilor)
9.3 Obligațiile de Notificare ale Clientului
Clientul răspunde pentru:
- Evaluarea măsurii în care incidentul impune notificarea autorității de supraveghere (în termen de 72 de ore de la luarea la cunoștință, art. 33 GDPR)
- Evaluarea măsurii în care Persoanele Vizate trebuie notificate (în caz de risc ridicat, art. 34 GDPR)
- Luarea deciziei finale privind notificările ([PLATFORM PROVIDER] furnizează informații, Clientul decide)
[PLATFORM PROVIDER] va coopera cu Clientul la pregătirea notificărilor.
9.4 Documentare
[PLATFORM PROVIDER] va documenta toate Incidentele de Securitate (chiar dacă nu sunt notificabile), în conformitate cu art. 33 alin. (5) GDPR, inclusiv:
- Faptele care constituie încălcarea
- Efectele și consecințele
- Măsurile corective luate
Evidențele se păstrează timp de: 3 ani
9.5 Fără Limitarea Răspunderii
Prezenta Secțiune 9 nu limitează răspunderea [PLATFORM PROVIDER] pentru Incidentele de Securitate în temeiul Secțiunii 13 (Răspundere).
10. Ștergerea și Returnarea Datelor cu Caracter Personal
10.1 La Încetarea Serviciilor
În termen de 30 de zile de la rezilierea sau de la expirarea Acordului de Servicii, [PLATFORM PROVIDER] va proceda (la alegerea Clientului) astfel:
Opțiunea A: Ștergere
- Ștergerea permanentă a tuturor Datelor cu Caracter Personal din sistemele de producție (baze de date, stocare de fișiere)
- Ștergerea din copiile de rezervă în termen de 90 de zile (copiile de rezervă sunt imuabile; ștergerea are loc pe măsură ce acestea ies din perioada de păstrare)
- Furnizarea unei certificări scrise a ștergerii
Opțiunea B: Returnare
- Exportul tuturor Datelor cu Caracter Personal în format care poate fi citit automat (JSON)
- Punerea la dispoziția Clientului a unui link de descărcare securizat (care expiră în 14 zile)
- Ștergerea tuturor Datelor cu Caracter Personal după ce Clientul confirmă descărcarea cu succes
Implicit (dacă Clientul nu alege): Ștergere (Opțiunea A)
Modul în care se execută cele două opțiuni. Niciuna dintre opțiuni nu este automatizată. Serviciile nu oferă niciun export la nivel de organizație și nicio golire la nivel de organizație: funcțiile de export disponibile operează per contact, per listă de contacte și per segment, iar nicio operațiune nu șterge datele unei organizații din cele patru depozite. Executarea oricăreia dintre opțiuni este, prin urmare, o procedură operațională manuală, realizată de personalul de inginerie al [PLATFORM PROVIDER] în PostgreSQL, în Firestore, în Realtime Database și în Cloud Storage. Datele sesiunilor live din Realtime Database sunt eliminate numai prin ștergerea fiecărei sesiuni sau a webinarului din care face parte; trecerea unei sesiuni în starea de replay ori de arhivă nu le elimină.
GAP-PROC-10 · PROCESS — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS
Prezentul Acord prevedea anterior că ștergerea și returnarea la încetare sunt opțiuni pe care [PLATFORM PROVIDER] le execută în termen de treizeci de zile, iar Secțiunea 10.3 obligă un reprezentant autorizat să certifice finalizarea. Nu există niciun mecanism de export sau de golire la nivel de organizație și nicio listă de verificare scrisă care să guverneze procedura manuală ce ar trebui să îl înlocuiască, astfel încât finalizarea nu poate fi probată în prezent la standardul pe care îl presupune certificarea. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.
10.2 Excepția de Retenție Legală
[PLATFORM PROVIDER] poate păstra Date cu Caracter Personal în măsura impusă de legislația aplicabilă (de exemplu evidențe fiscale, jurnale de audit) sau în măsura necesară pentru apărarea împotriva unor pretenții juridice.
Datele păstrate:
- Vor fi izolate de sistemele de producție
- Rămân supuse obligațiilor de confidențialitate și de securitate
- Sunt șterse la expirarea perioadei de retenție legală
10.3 Certificare
La cerere, [PLATFORM PROVIDER] va furniza un certificat semnat de un reprezentant autorizat, care confirmă ștergerea sau returnarea.
11. Drepturi de Audit
11.1 Drepturile de Audit ale Clientului
Clientul (sau auditorul autorizat al acestuia) poate efectua audituri pentru a verifica respectarea prezentului DPA de către [PLATFORM PROVIDER], cu respectarea următoarelor condiții:
Frecvență: O dată pe an (mai frecvent dacă o impune autoritatea de supraveghere sau în urma unui Incident de Securitate)
Preaviz: Cel puțin 30 de zile, în scris
Domeniu de aplicare: Inspecția:
- Măsurilor tehnice și organizatorice de securitate
- Angajamentelor de confidențialitate asumate de personalul cu acces la Date cu Caracter Personal (anonimizate). ⚠️ Evidențele de instruire a personalului nu sunt disponibile pentru inspecție: niciun program de instruire nu a fost livrat și nu există evidențe de finalizare — a se vedea Secțiunea 4.1
- Acordurilor cu subîmputerniciții (redactate pentru confidențialitate comercială). ⚠️ Patru dintre cei unsprezece subîmputerniciți enumerați în Anexa III nu au la dosar un acord încheiat — Railway Corp., TikTok Pte. Ltd., SendSMS.ro și Anthropic PBC — A se vedea Anexa IV pentru statutul instrumentului de transfer în cazul fiecăruia
- Jurnalelor de Incidente de Securitate
- Jurnalelor de acces la Datele cu Caracter Personal ale Clientului. Acestea constau în jurnalul de audit al acțiunilor personalului și în jurnalul de acces HTTP; cel din urmă nu consemnează nici organizația, nici utilizatorul care acționează, astfel cum se arată în Secțiunea 9.1
GAP-PROC-05 · PROCESS — DEFICIENȚĂ CUNOSCUTĂ, REMEDIERE ÎN CURS
Această secțiune afirma anterior că evidențele de instruire a personalului pot fi prezentate ca dovadă, cu un preaviz de treizeci de zile, în temeiul dreptului contractual de audit al Clientului. Astfel de evidențe nu există, astfel încât un Client care își exercită dreptul de audit ar constata că o parte din domeniul de audit convenit nu poate fi acoperită. Această neconcordanță este consemnată în registrul de remediere a conformității și face obiectul unei analize.
Programare: În timpul orelor de lucru, cu perturbări minime ale operațiunilor [PLATFORM PROVIDER]
Confidențialitate: Auditorul trebuie să semneze acordul de confidențialitate al [PLATFORM PROVIDER]
Costuri: Clientul suportă toate costurile auditului (deplasare, onorariile auditorului). Dacă auditul relevă o neconformitate semnificativă, [PLATFORM PROVIDER] va rambursa costurile rezonabile.
11.2 Certificări Industriale (Alternativă la Audit)
[PLATFORM PROVIDER] poate satisface cerințele de audit prin:
- Obținerea certificării ISO 27001 sau SOC 2 Type II
- Punerea la dispoziția Clientului a unor rapoarte anuale de audit întocmite de auditori terți independenți
Stadiul actual: Certificarea ISO 27001 este vizată pentru [Q3 2026]. Până atunci, Clientul își poate exercita integral drepturile de audit.
11.3 Auditurile Autorităților de Supraveghere
[PLATFORM PROVIDER] va coopera cu autoritățile de supraveghere și va permite inspecțiile impuse de lege. [PLATFORM PROVIDER] va notifica Clientul în termen de 48 de ore cu privire la orice inspecție a unei autorități de supraveghere legată de Datele cu Caracter Personal ale Clientului.
12. Durată și Încetare
12.1 Durată
Prezentul DPA intră în vigoare la Data intrării în vigoare și produce efecte pe durata Acordului de Servicii.
12.2 Supraviețuirea Clauzelor
Următoarele prevederi supraviețuiesc încetării:
- Secțiunea 4 (Măsuri de Securitate) — până la ștergerea datelor
- Secțiunea 9 (Incidente de Securitate) — pentru incidentele survenite anterior încetării
- Secțiunea 10 (Ștergere și Returnare) — până la finalizare
- Secțiunea 13 (Răspundere) — potrivit termenelor de prescripție
- Secțiunea 14 (Confidențialitate) — pe termen nelimitat
13. Răspundere și Despăgubire
13.1 Răspunderea Persoanei Împuternicite de Operator (art. 82)
[PLATFORM PROVIDER] răspunde pentru prejudiciile cauzate de prelucrare numai dacă:
- [PLATFORM PROVIDER] nu a respectat obligațiile GDPR care revin în mod specific persoanelor împuternicite de operator (art. 28 GDPR); SAU
- [PLATFORM PROVIDER] a acționat în afara instrucțiunilor legale ale Clientului sau în contra acestora
Nu răspunde dacă: [PLATFORM PROVIDER] dovedește că nu este răspunzător în niciun fel pentru evenimentul care a cauzat prejudiciul.
13.2 Limitarea Răspunderii
Plafon: Răspunderea totală a [PLATFORM PROVIDER] pentru toate pretențiile decurgând din prezentul DPA sau legate de acesta nu va depăși:
- Prejudicii directe: 100% din tarifele plătite de Client în cele 12 luni anterioare pretenției
- Prejudicii indirecte: €0 (excluse în totalitate — nicio răspundere pentru prejudicii consecutive, incidentale sau punitive)
Excepții (fără plafon):
- Culpă gravă sau faptă ilicită săvârșită cu intenție
- Declarații false formulate cu intenție frauduloasă
- Incidente de Securitate cauzate de neimplementarea de către [PLATFORM PROVIDER] a măsurilor de securitate convenite
- Încălcări ale drepturilor Persoanelor Vizate cauzate de prelucrarea neautorizată efectuată de [PLATFORM PROVIDER]
- Răspunderea care nu poate fi limitată potrivit legii aplicabile
13.3 Despăgubirea [PLATFORM PROVIDER] de către Client
Clientul va despăgubi [PLATFORM PROVIDER] și îl va exonera de răspundere pentru pretenții, amenzi sau prejudicii decurgând din:
- Încălcarea de către Client a Legislației Aplicabile privind Protecția Datelor (de exemplu neobținerea consimțământului)
- Instrucțiunile Clientului care încalcă GDPR
- Pretenții ale Persoanelor Vizate împotriva [PLATFORM PROVIDER] pentru care răspunderea revine, în ultimă instanță, Clientului (de exemplu consimțământ nevalabil)
Procedură: [PLATFORM PROVIDER] va notifica de îndată Clientul, îi va permite să conducă apărarea și va coopera în mod rezonabil.
13.4 Alocarea Amenzilor
Dacă o autoritate de supraveghere aplică o amendă în comun Clientului și [PLATFORM PROVIDER] (art. 83 GDPR):
- Fiecare Parte suportă răspunderea proporțional cu culpa sa
- Dacă culpa nu poate fi stabilită, Părțile convin să negocieze cu bună-credință
- Dacă nu se ajunge la un acord în termen de 30 de zile, cauza este supusă medierii (a se vedea Secțiunea 16.3)
14. Confidențialitate
14.1 Informații Confidențiale
Fiecare Parte va păstra confidențiale toate informațiile primite de la cealaltă Parte în legătură cu prezentul DPA („Informații Confidențiale"), inclusiv:
- Date cu Caracter Personal
- Condiții comerciale și prețuri
- Măsuri de securitate și vulnerabilități
- Secrete comerciale și metodologii proprietare
14.2 Excepții
Informațiile Confidențiale nu includ informațiile care:
- Sunt disponibile public (fără a fi încălcat prezentul DPA)
- Erau cunoscute de Partea primitoare anterior divulgării
- Sunt dezvoltate independent, fără utilizarea Informațiilor Confidențiale
- Trebuie divulgate potrivit legii (cu notificarea prealabilă a Părții care divulgă)
14.3 Restricția de Utilizare
Informațiile Confidențiale pot fi utilizate numai în scopurile prezentului DPA și ale Acordului de Servicii.
15. Modificări și Amendamente
15.1 Modificări ale Prezentului DPA
Prezentul DPA poate fi modificat numai printr-un acord scris, semnat de ambele Părți.
15.2 Modificări ale Anexelor
[PLATFORM PROVIDER] poate actualiza Anexele (Lista Subîmputerniciților, Măsurile de Securitate) fără semnătura Clientului dacă:
- Modificările sunt impuse de lege
- Modificările nu reduc semnificativ protecția Datelor cu Caracter Personal
- Clientul este notificat cu 30 de zile în avans (pentru subîmputerniciți, potrivit Secțiunii 5.3)
Modificări semnificative: Necesită consimțământul Clientului, printr-un act adițional semnat.
15.3 Modificări ale Legislației Aplicabile
Dacă Legislația Aplicabilă privind Protecția Datelor este modificată sau interpretată de instanțe ori de autorități într-un mod care afectează prezentul DPA, Părțile vor negocia cu bună-credință modificarea prezentului DPA, în vederea asigurării conformității continue.
16. Dispoziții Generale
16.1 Legea Aplicabilă
Prezentul DPA este guvernat de legislația [Country], fără a se ține seama de normele privind conflictul de legi.
16.2 Jurisdicție
Jurisdicție exclusivă: Instanțele din [City, Country]
Excepție: Persoanele Vizate pot introduce acțiuni în țara lor de reședință, în temeiul art. 79 GDPR.
16.3 Soluționarea Litigiilor
Etapa 1: Negociere cu bună-credință (30 de zile) Părțile vor încerca să soluționeze litigiile prin escaladare la nivelul conducerii superioare.
Etapa 2: Mediere (60 de zile) Dacă litigiul rămâne nesoluționat, Părțile convin să recurgă la mediere în fața unui mediator independent (costurile fiind împărțite în mod egal).
Etapa 3: Acțiune în instanță Dacă medierea eșuează, oricare dintre Părți poate iniția o acțiune în instanță.
16.4 Acordul Integral
Prezentul DPA, împreună cu Acordul de Servicii și cu Anexele, constituie acordul integral privind prelucrarea Datelor cu Caracter Personal.
Ordinea de precădere: DPA > Acordul de Servicii (în materie de protecție a datelor)
16.5 Separabilitate
Dacă o prevedere este declarată inaplicabilă, aceasta va fi reformulată în măsura minimă necesară pentru a deveni aplicabilă. Celelalte prevederi rămân pe deplin în vigoare.
16.6 Renunțare
Nicio renunțare la vreo prevedere nu produce efecte dacă nu este formulată în scris. Renunțarea la invocarea unei încălcări nu constituie renunțare la invocarea încălcărilor ulterioare.
16.7 Limba
Prezentul DPA se încheie în limba engleză. Traducerile pot fi furnizate cu titlu informativ, însă versiunea în limba engleză prevalează.
17. Semnături
CLIENTUL (Operator):
Semnătură: ______________________ Nume: ______________________ Funcție: ______________________ Data: ______________________
[PLATFORM PROVIDER] (Persoană împuternicită de operator):
Semnătură: ______________________ Nume: ______________________ Funcție: ______________________ Data: ______________________
ANEXE
- Anexa I: Detaliile Prelucrării (încorporate în Secțiunea 2)
- Anexa II: Măsuri Tehnice și Organizatorice de Securitate (a se vedea documentul separat: annex-security-measures.md)
- Anexa III: Lista Subîmputerniciților (a se vedea documentul separat: annex-sub-processors.md)
- Anexa IV: Clauze Contractuale Standard (a se vedea documentul separat: annex-sccs.md)
Versiunea Documentului: 1.0 (DRAFT) Întocmit de: [Legal Team] Stadiul Revizuirii: ⚠️ NECESITĂ REVIZUIRE JURIDICĂ — Acesta este un draft pentru consultare cu avocatul