Contacte

Un contact este o persoană din baza de date a organizației tale, identificată prin adresa de email. Fiecare contact are o pagină care adună tot ce știi despre persoana respectivă: înscrierile și prezența, ce a făcut în sesiunile live, emailurile, SMS-urile și mesajele push primite, consimțămintele și scorul de lead.

Acces: toate rolurile pot vedea contactele. Rolurile admin și marketer pot, în plus, să marcheze și să redenumească contacte, să le restricționeze prelucrarea și să gestioneze înscrierile și emailurile acestora.

Cum sunt create contactele

Nu adaugi contacte manual. RestartiX creează automat un contact prima dată când o adresă de email ajunge la organizația ta, de exemplu când cineva:

• se înscrie la o sesiune pe site-ul public, în aplicația pentru participanți sau în aplicația mobilă
• trimite un formular dintr-un funnel
• este importat într-o sesiune
• este adăugat ca membru al unui webinar pentru membri

În organizația ta există un singur contact pentru fiecare adresă de email. Adresele sunt comparate fără să se țină cont de majuscule sau de spațiile de la început și de la sfârșit, deci [email protected] și [email protected] sunt același contact. Toate înscrierile, formularele trimise și interacțiunile ulterioare de la aceeași adresă se adaugă la contactul existent.

Contactele nu au buton de ștergere. Ca să ștergi o persoană și datele ei, procesează o cerere de ștergere pe pagina GDPR.

Găsirea unui contact

Mergi la Contacts în bara laterală. Lista afișează contactele câte 20, de la cele adăugate cel mai recent la cele mai vechi; apasă Load More ca să vezi mai multe.

Coloană	Ce afișează
Contact	Numele și adresa de email. Eticheta Flagged înseamnă că nu se mai trimit emailuri la această adresă (treci cu cursorul peste ea ca să vezi motivul); Restricted înseamnă că prelucrarea datelor este restricționată. Dacă nu există nicio adresă de email salvată, apare în locul ei un ID prescurtat.
First Seen	Când a fost creat contactul.
Webinars	La câte webinare diferite s-a înscris contactul.
Score	Scorul de lead total al contactului. O liniuță înseamnă că nu are scor.

Folosește opțiunile de deasupra listei:

• Search by email... găsește un contact după adresa de email completă. Căutarea nu ține cont de majuscule, dar adresele incomplete și numele nu returnează niciun rezultat.
• Show Flagged afișează doar contactele cu adresa de email marcată. Apasă-l din nou (Showing Flagged) ca să revii la toate contactele.
• Sort by Score ordonează lista de la cel mai mare scor de lead în jos. Apasă-l din nou (Sorted by Score) ca să afișezi iar întâi cele mai noi contacte. La sortare, contactele fără scor sunt tratate ca și cum ar avea 0.

Apasă pe un contact ca să-i deschizi pagina.

TIP

Poți deschide un contact și din panoul de control live: apasă pe numele unui participant în chat ca să-i vezi detaliile, apoi apasă View profile.

Pagina contactului

Antetul afișează numele contactului (sau Contact Detail, dacă nu există un nume salvat), adresa de email, numărul de telefon, dacă l-a furnizat, și hash-ul adresei de email. Când e cazul, apare eticheta Email Flagged sau Processing Restricted. Utilizatorii cu rolul admin sau marketer văd aici butoanele Flag Email, Restrict Processing și Edit Name.

Sub antet se află zece tab-uri.

Overview

Secțiune	Ce afișează
Lead Score	Scorul de lead total (0 dacă contactul nu are scor).
First Seen / Last Seen	Când a fost creat contactul, respectiv ultima dată când s-a înscris, a participat la o sesiune sau a interacționat în alt fel cu organizația ta.
Email Status	Active sau Flagged, cu motivul și data marcării.
Casete cu totaluri	Funnels, Webinars (numărul de înscrieri), Events, Emails, SMS, Push, Shares și Consents. Apasă pe o casetă ca să deschizi tab-ul respectiv.
Segments	Toate segmentele din care face parte contactul. Apasă pe unul ca să-l deschizi.
GDPR Requests	Cererile privind protecția datelor asociate acestui contact, cu tipul, statusul, cine a făcut cererea și când. Apare doar dacă există astfel de cereri.
Score Breakdown	De unde provine scorul de lead: totalul general pe fiecare acțiune și scorul fiecărui webinar, cu propria defalcare. Apare după ce contactul are un scor.

Funnels

Fiecare funnel în care a intrat contactul, cu numărul de pași atinși (de exemplu 3 / 5 steps) și momentul primei intrări. Fiecare intrare arată pasul, cum s-a făcut intrarea și când. Etichetele colorate rezumă detaliile intrării; apasă pe pictograma de informații de lângă o etichetă ca să vezi:

• Attribution Details: parametrii UTM source, medium, campaign, content și term, plus platforma de publicitate și ID-ul de click, dacă vizita a venit dintr-o reclamă.
• Referral Details: sursa de trimitere, URL-ul paginii de proveniență și URL-ul paginii de destinație, plus canalul și platforma, dacă persoana a ajuns prin link-ul de distribuire al cuiva.
• Device & Location: tipul dispozitivului, sistemul de operare, browserul, țara, orașul și fusul orar.

Apasă All steps ca să vezi întregul funnel, cu pașii atinși și cu cei neatinși. Dacă contactul a parcurs funnel-ul pentru mai multe sesiuni, intrările sunt grupate pe sesiuni.

Webinars

Înscrierile contactului, de la cea mai nouă la cea mai veche:

Coloană	Ce afișează
Reg ID	Începutul ID-ului înscrierii. Apasă pe pictograma de copiere ca să copiezi ID-ul complet.
Webinar	Webinarul la care s-a înscris.
Status	registered, attended, no_show sau canceled. La o înscriere anulată vezi și când și de unde a fost anulată (de exemplu admin, email, preferences, lobby sau app), precum și motivul, dacă a fost indicat unul.
Attended Via	Cum a intrat ultima dată: pre_show, live, replay sau evergreen.
Attended At	Când a intrat ultima dată.
Registered	Când s-a înscris.
Confirmation	Când a fost trimis ultima dată emailul de confirmare a înscrierii sau, dacă nu a fost trimis, Not sent.
Actions	Send confirmation și Revoke (rolurile admin și marketer). Vezi Acțiuni asupra unei înscrieri.

O înscriere devine attended imediat ce persoana deschide camera sesiunii, indiferent dacă asta se întâmplă în pre-show, în timpul transmisiunii live sau în replay. Înscrierile persoanelor care nu au intrat niciodată primesc statusul no_show după ce trece cel mai târziu moment Featured Until dintre sesiunile webinarului; sesiunile fără Featured Until nu sunt luate în calcul. Prin urmare, la un webinar cu mai multe sesiuni, absenții de la sesiunile anterioare rămân cu statusul registered până atunci, iar dacă nicio sesiune nu are setat Featured Until, nicio înscriere nu primește statusul no_show. Vezi Sesiuni și ciclul de viață.

Chat

O cronologie a activității contactului în fiecare sesiune în care a intrat: când a intrat și când a ieșit (și cât a durat fiecare vizită), mesajele și răspunsurile din chat, voturile din sondaje, click-urile pe ofertă, feedback-ul (numărul de stele și comentariul) și reacțiile emoji. Antetul fiecărei sesiuni arată webinarul, numele afișat folosit de contact, timpul total de vizionare și numărul de mesaje.

Acest tab citește datele sesiunilor live, așa că include și activitatea contactelor care nu și-au dat consimțământul pentru urmărirea comportamentală. Acoperă doar sesiunile în care contactul a intrat efectiv; dacă nu a intrat în niciuna, vezi mesajul No sessions with a linked attendee account.

Events

Recent Events afișează ultimele 50 de interacțiuni salvate ale contactului: mesaje și răspunsuri în chat, cuvinte-cheie detectate, voturi în sondaje, click-uri pe ofertă, reacții, feedback, intrări în sesiuni, distribuiri și recomandări, fiecare cu webinarul, sesiunea și data. Unele rânduri au detalii în plus, cum ar fi cuvântul cheie detectat, faza în care a intrat sau nota din feedback.

Aceste interacțiuni sunt salvate doar pentru contactele care și-au dat consimțământul pentru urmărirea comportamentală. Pe ele se bazează scorurile de lead și regulile comportamentale ale segmentelor.

Emails

Ultimele 50 de emailuri trimise contactului, cu casete care arată câte dintre ele au fost trimise, livrate și deschise și pe câte s-a dat click.

Coloană	Ce afișează
Template	Confirmation, Reminder, Starting Now, Replay Available, Magic Link sau Member Sign-In. Alte emailuri, cum ar fi cele către segmente și cele pentru lista de așteptare, apar cu ID-ul template-ului (de exemplu segment_broadcast).
Webinar	Webinarul la care se referea emailul, dacă e cazul.
Status	Statusul livrării, de exemplu sent, delivered, bounced sau spam. Treci cu cursorul peste un status ca să vezi motivul bounce-ului, dacă există. Vezi Notificări email pentru semnificația fiecărui status.
Sent / Opened / Clicked	Când a avut loc fiecare dintre ele.

Dacă ai rolul admin sau marketer, poți apăsa Resend la un email de confirmare ca să-l trimiți din nou. Emailul pleacă doar dacă contactul este încă înscris la sesiunea respectivă, iar verificările sunt aceleași ca la trimiterea unei confirmări din tab-ul Webinars.

SMS

Ultimele 50 de SMS-uri (Reminder, Starting Now sau Replay Available), cu statusul lor (sent, delivered, failed sau undelivered; treci cu cursorul peste status ca să vezi eroarea) și, pentru fiecare, momentul trimiterii, al livrării și al click-ului. Vezi Notificări SMS.

Push

Registered Devices afișează instalările aplicației mobile ale contactului (platforma, data înregistrării și ultima activitate). Push History afișează ultimele 50 de notificări push, cu statusul (sent, failed sau unregistered) și momentul în care fiecare a fost trimisă și deschisă. Dacă contactul are un dispozitiv înregistrat, utilizatorii cu rolul admin pot trimite o notificare de test cu Send Test Push. Vezi Push și aplicația mobilă.

Shares

Share Activity afișează fiecare distribuire a unui webinar făcută de contact: canalul (de exemplu WhatsApp, Messenger, email sau un calendar), locul din care a distribuit (de exemplu lobby-ul sau un email de reamintire) și câte click-uri și înscrieri a adus link-ul lui. Vezi Link-uri de distribuire și recomandări.

Consents

Statusul consimțământului contactului pentru fiecare scop, la nivelul întregii organizații: Granted, Revoked sau Denied, metoda ultimei modificări (de exemplu formularul web, pagina de preferințe, solicitarea din lobby sau dezabonarea), versiunea politicii și data. Apasă Trail ca să vezi toate acordările și retragerile pentru scopul respectiv.

Acest tab este doar pentru vizualizare. Contactele își gestionează singure consimțămintele de pe pagina lor de preferințe din aplicația pentru participanți; vezi Înscriere și participanți și GDPR.

Acțiuni asupra unei înscrieri

În tab-ul Webinars, utilizatorii cu rolul admin sau marketer văd aceste acțiuni pentru fiecare înscriere care nu este anulată.

Trimiterea sau retrimiterea emailului de confirmare

Apasă Send confirmation (sau Resend confirmation, dacă a mai fost trimisă o confirmare) ca să trimiți prin email confirmarea de înscriere pentru webinarul și sesiunea respective. Folosește această acțiune când cineva întreabă dacă este înscris sau când o confirmare nu a plecat niciodată.

Emailul se trimite chiar dacă emailurile automate de confirmare sunt dezactivate în Notificări email. Nu se trimite nimic, iar sub buton apare o eroare, atunci când:

• înscrierea este anulată sau nu mai există
• adresa de email a contactului este marcată sau prelucrarea datelor lui este restricționată
• organizația ta nu are configurat un furnizor de email

Revocarea unei înscrieri

1. Apasă Revoke la înscrierea respectivă.
2. Opțional, completează Reason (motivul), de exemplu „Încălcarea Termenilor și Condițiilor".
3. Apasă Revoke Registration.

Revocarea:

• anulează înscrierea și salvează admin ca loc din care a fost anulată, împreună cu motivul tău
• dacă persoana a intrat deja în sesiunea respectivă, o scoate din camera sesiunii și îi interzice accesul la sesiune

Contactul nu primește nicio notificare, iar consimțămintele lui nu se schimbă, pentru că se aplică întregii organizații, nu unei singure înscrieri. Înscrierea anulată nu poate fi restabilită din dashboard. Un moderator poate ridica interdicția din panoul de control live; vezi Chat și moderare.

Marcarea unei adrese de email

Marcajul arată că adresa de email a contactului este una la care nu ar trebui să trimiți emailuri. RestartiX marchează automat adresele atunci când:

• furnizorul tău de email raportează un hard bounce, o respingere sau o reclamație de spam
• sincronizarea cu Newsman Marketing constată că adresa a generat un bounce, a fost raportată ca spam, s-a dezabonat global sau nu poate fi încărcată

Dezabonarea nu marchează adresa, ci retrage consimțământul contactului pentru emailuri de marketing.

Utilizatorii cu rolul admin sau marketer pot pune sau scoate manual marcajul cu Flag Email, respectiv Unflag Email, din antetul contactului. Modificarea se aplică imediat, fără pas de confirmare. Un marcaj pus manual nu are niciun motiv atașat.

Cât timp un contact este marcat:

• RestartiX nu îi mai trimite confirmări de înscriere (inclusiv pe cele pe care le trimiți manual), notificări de reamintire, emailuri de tip „începe acum" și de replay, emailuri din automatizări și emailuri către segmente.
• Notificările programate ale sesiunilor nu mai ajung la el pe niciun canal, deci nu primește nici notificări push, nici SMS-uri de reamintire, „începe acum" sau de replay.
• În segmente nu este numărat printre membrii care pot primi emailuri („mailable"), nu este sincronizat cu Newsman Marketing și este exclus din exporturile de segmente, cu excepția cazului în care alegi să incluzi contactele marcate.

Alte SMS-uri, cum ar fi pașii SMS din automatizări, se trimit în continuare.

Dacă furnizorul a raportat un hard bounce sau o respingere, participantul vede în lobby-ul sesiunii mesajul Nu am reușit să trimitem emailuri la adresa ta, împreună cu butonul Schimbă adresa de email. Corectarea adresei acolo mută contactul pe noua adresă și șterge marcajul, iar contactul își păstrează istoricul. Dacă emailurile de confirmare sunt activate, confirmarea înscrierii se trimite apoi la noua adresă.

TIP

Dacă scoți marcajul de pe o adresă care tot nu funcționează, aceasta este marcată din nou automat când furnizorul tău de email raportează un nou hard bounce, o nouă respingere sau o nouă reclamație de spam.

Restricționarea prelucrării

Restricționarea prelucrării îngheață un contact conform articolului 18 din GDPR, fără să-i șteargă datele. Utilizatorii cu rolul admin sau marketer apasă Restrict Processing în antetul contactului; contactul primește apoi eticheta Processing Restricted. Apasă Lift Restriction ca să anulezi restricția. Ambele acțiuni se aplică imediat, fără pas de confirmare.

Cât timp prelucrarea este restricționată:

• RestartiX nu îi mai trimite confirmări, notificări de reamintire, mesaje de tip „începe acum" și de replay (prin email, push sau SMS), emailuri și SMS-uri din automatizări și nici emailuri către segmente.
• Consimțămintele nou acordate nu mai sunt salvate. Retragerile de consimțământ, în schimb, se salvează în continuare.
• Contactul este scos din segmentele bazate pe reguli la următoarea evaluare și este exclus din exporturile de segmente, din emailurile către segmente și din sincronizarea cu Newsman Marketing. Rămâne în segmentele manuale, cu eticheta GDPR restricted.
• Scorul lui de lead nu se mai actualizează.
• Nu se trimit evenimente de conversie despre el către platformele de publicitate.

Restricția nu împiedică RestartiX să salveze ce face contactul dacă intră într-o sesiune live.

Butonul de aici nu creează o intrare în registrul tău de cereri GDPR. Ca să consemnezi o cerere de restricționare primită de la o persoană vizată, adaug-o și proceseaz-o pe pagina GDPR, care aplică aceeași restricție.

Schimbarea numelui unui contact

1. În antetul contactului, apasă Edit Name (sau Add Name, dacă contactul nu are nume).
2. Scrie noul nume și apasă Enter sau Save. Apasă Escape sau Cancel ca să renunți.

Numele nu poate fi gol și poate avea cel mult 500 de caractere. Din acel moment, RestartiX folosește noul nume, de exemplu în emailuri și exporturi. Schimbarea nu afectează numele afișat pe care contactul l-a folosit în chatul live și nici datele trimise deja către alte instrumente.

Din dashboard nu poți schimba adresa de email, numărul de telefon sau consimțămintele unui contact. Contactele își pot actualiza singure numele, numărul de telefon și consimțămintele de pe pagina de preferințe din aplicația pentru participanți și își pot corecta din lobby o adresă de email care a generat bounce (vezi Marcarea unei adrese de email). Pentru cererile de rectificare, vezi GDPR.

Exportul contactelor

Pagina Contacts nu are buton de export. Ca să descarci contacte într-un fișier CSV, pune-le într-un segment și folosește butonul Export al segmentului. Vezi Exportul unui segment.

TIP

Ca să exporți toate contactele, creează un segment bazat pe reguli cu o singură condiție, Processing Restricted (GDPR) setată pe No, care include toate contactele a căror prelucrare nu este restricționată. Apasă Evaluate Rules ca să-l umpli, apoi exportă-l; dacă vrei și adresele marcate, bifează opțiunea pentru contactele marcate. Poți exporta și rezultatele unei întrebări puse în Ask.

Ce se consemnează în jurnalul de audit

Următoarele acțiuni legate de contacte sunt consemnate în jurnalul de audit, împreună cu cine le-a făcut și când:

• deschiderea paginii unui contact sau a detaliilor unui participant în panoul de control live
• punerea și scoaterea marcajului, restricționarea prelucrării și ridicarea restricției
• schimbarea numelui (intrarea include noul nume)
• revocarea unei înscrieri (cu motivul)
• trimiterea sau retrimiterea unui email de confirmare