Automatizări

O automatizare trimite singură emailuri și SMS-uri atunci când cineva completează un formular pe unul dintre landing page-urile funnel-urilor tale. Cazul tipic este o listă de așteptare: confirmi imediat înscrierea, apoi anunți contactul când se deschide o nouă sesiune a webinarului.

Acces: utilizatorii cu rolul admin sau marketer pot crea, edita, activa, pune pe pauză și șterge automatizări. Cei cu rolul moderator sau staff pot vedea automatizările, înrolările și jurnalele de execuție din tab-ul Automations al unui webinar; elementul Automations din bara laterală apare doar pentru rolurile admin și marketer.

Cum funcționează o automatizare

Fiecare automatizare are un singur declanșator, aparține unui singur webinar și conține o listă de pași.

1. Un contact trimite un formular care corespunde declanșatorului. Contactul este înrolat în automatizare.
2. Pașii rulează imediat, în ordine.
3. La un pas Wait for Event, contactul se oprește și așteaptă până când se deschide o nouă sesiune a webinarului. Apoi rulează pașii următori.
4. După ultimul pas, înrolarea trece în starea completed, dacă nu ai bifat Repeat.

Pașii rulează mereu în aceeași ordine fixă. Nu există condiții, ramificații sau așteptări cu durată fixă.

Declanșatoare

Alege declanșatorul din lista When când creezi automatizarea. Ambele declanșatoare au nevoie de un Webinar.

Declanșator	Înrolează un contact atunci când
Waitlist form submitted	Cineva trimite un formular de pe un funnel legat de webinar în timp ce webinarul nu are nicio sesiune la care să se poată înscrie, iar opțiunea Waitlist este activată în tab-ul Settings al webinarului. Trimiterea este salvată ca înscriere pe lista de așteptare.
Funnel form submitted	Cineva trimite un formular de pe un funnel legat de webinar. Opțional, poți limita declanșatorul la un singur funnel din Funnel (optional — leave empty for all funnels).

Ce trebuie să știi despre declanșatoare:

• Doar formularele de pe landing page-urile funnel-urilor tale pornesc o automatizare. Înscrierile făcute pe pagina de înscriere proprie a aplicației pentru participanți, intrările create de un webhook de funnel, intrările pe care le adaugi manual și înscrierile importate nu pornesc automatizări.
• O înscriere pe lista de așteptare este, în același timp, o trimitere de formular dintr-un funnel. Pornește automatizările Funnel form submitted ale aceluiași webinar, pe lângă cele Waitlist form submitted.
• Sunt înrolate doar contactele care trimit un formular cât timp automatizarea este în starea active. Trimiterile anterioare nu sunt preluate niciodată.

Doar aceste două declanșatoare înrolează contacte

Lista When mai oferă Session opened, Webinar registration și Manual enrollment. Automatizările cu aceste declanșatoare nu înrolează niciodată niciun contact: nimic din produs nu le pornește, iar dashboard-ul nu are nicio opțiune pentru adăugarea manuală a unui contact. Folosește Waitlist form submitted sau Funnel form submitted.

Pași

Adaugă pași cu butoanele Send Email, Send SMS și Wait for Event. Fiecare pas nou ajunge la sfârșitul listei. Un pas se elimină cu pictograma coș de gunoi de lângă el. Pașii nu pot fi reordonați prin tragere, așa că, pentru o altă ordine, elimină-i și adaugă-i din nou.

Pasul Send Email

Alege emailul din Template ID (from Newsman). Pasul trimite, prin furnizorul tău de email, template-ul cu acel ID (vezi Notificări email și Integrări). Subiectul este preluat din template.

Opțiune	ID-ul template-ului
Waitlist Confirmation	waitlist_confirmation
Waitlist — Session Available	waitlist_session_available
Registration Confirmation	registration_confirmation
Webinar Reminder	webinar_reminder
Webinar Starting	webinar_starting
Replay Available	replay_available

Un pas lăsat pe Select template... eșuează de fiecare dată când rulează. Indiferent ce template alegi, automatizarea completează doar aceste variabile:

Variabilă	Conține
{{name}}	Numele contactului
{{webinar_title}}	Titlul webinarului
{{webinar_date}}	Ziua săptămânii și data sesiunii webinarului
{{webinar_time}}	Intervalul orar al sesiunii, cu decalajul față de GMT
{{webinar_fulldate}}	Data completă, ora și fusul orar ale sesiunii
{{register_url}}	Pagina webinarului de pe site-ul tău public, de exemplu https://webinars.yourdomain.com/webinars/your-webinar
{{whatsapp_group_url}}	Link-ul de invitație în grupul de WhatsApp al webinarului, dacă acesta are un WhatsApp Group Invite Code
{{waitlist_unsubscribe_url}}	Link cu un singur click care scoate contactul din această automatizare (vezi Link-ul de dezabonare)

Variabilele de dată descriu o singură sesiune a webinarului: o sesiune live, dacă există; altfel, o sesiune deschisă pentru înscrieri; altfel, una programată; altfel, una aflată în replay. Dacă se potrivesc mai multe, se folosește sesiunea cu momentul Featured From cel mai târziu; după un pas Wait for Event, aceasta este de obicei sesiunea a cărei deschidere a eliberat contactul. Data și ora sunt formatate după fusul orar și setarea Locale ale webinarului sau după valorile implicite ale organizației tale din Setări generale. Când cineva se înscrie pe o listă de așteptare, nu există încă nicio sesiune viitoare, așa că variabilele de dată sunt goale sau descriu o sesiune mai veche: nu le folosi în confirmarea de înscriere pe lista de așteptare.

TIP

Registration Confirmation, Webinar Reminder, Webinar Starting și Replay Available sunt gândite pentru emailurile de notificare obișnuite. Link-urile lor personale (link-ul de participare, link-urile pentru calendar, link-ul către preferințe) nu sunt completate când le trimite o automatizare, așa că acele părți apar goale. Pentru automatizări, folosește cele două template-uri pentru lista de așteptare sau creează-ți propriile template-uri pe baza variabilelor de mai sus.

Pasul Send SMS

Selectează textul din SMS Template. Un pas SMS nou are selectat implicit Waitlist Confirmation. Alege Custom text ca să scrii propriul mesaj în SMS Text.

Într-un SMS, automatizarea completează {{webinar_title}}, {{register_url}}, {{webinar_date}}, {{webinar_time}}, {{webinar_fulldate}} și {{whatsapp_group_url}}. Variabila {{name}} nu este disponibilă. Orice altă variabilă este trimisă exact cum a fost scrisă.

Textele predefinite sunt în limba română:

SMS Template	Text predefinit	Îl poți modifica?
Waitlist Confirmation	Te-ai inscris pe lista de asteptare pentru {{webinar_title}}. Te vom anunta cand o noua sesiune devine disponibila.	Nu (vezi nota de sub tabel)
Waitlist — Session Available	{{webinar_title}} - o noua sesiune este disponibila! Inscrie-te: {{register_url}}	Nu (vezi nota de sub tabel)
Registration Confirmation	Inscrierea ta la {{webinar_title}} a fost confirmata!	Nu
Webinar Reminder	{{webinar_title}} incepe in {{starts_in}}. Intra: {{register_url}}	Vezi avertismentul de mai jos
Webinar Starting	{{webinar_title}} este LIVE acum! Intra: {{register_url}}	Vezi avertismentul de mai jos
Replay Available	{{webinar_title}} replay este disponibil. Vizualizare: {{register_url}}	Vezi avertismentul de mai jos

Pagina Notificări SMS are cardurile Waitlist Confirmation și Waitlist — Session Available, fiecare cu un câmp de text, dar ce scrii acolo nu se salvează, așa că automatizările trimit în continuare textele predefinite pentru lista de așteptare. Ca să trimiți un text propriu, alege Custom text.

Textele de reamintire, „începe acum" și „replay disponibil"

O automatizare nu completează {{starts_in}}, așa că textul predefinit Webinar Reminder este trimis cu această variabilă în el, necompletată. Dacă un admin a scris texte personalizate în cardurile Webinar Reminder, Webinar Starting Now sau Replay Available din Notificări SMS, automatizările folosesc acele texte în locul celor predefinite, iar variabilele {{url}}, {{starts_in}} și {{replay_until}} din ele sunt trimise exact cum au fost scrise. Pentru automatizări, folosește template-urile pentru lista de așteptare sau Custom text.

Pasul Wait for Event

Singurul eveniment din Wait until event este Session opened (new session available). Contactul așteaptă până când oricare dintre sesiunile webinarului asociat automatizării se deschide pentru înscrieri, ceea ce se întâmplă la momentul Featured From al sesiunii (vezi Sesiuni și ciclul de viață). Platforma verifică periodic dacă s-au deschis sesiuni, așa că pasul următor rulează în câteva minute de la acel moment.

O sesiune fără dată Featured From nu trece niciodată prin etapa Open, așa că nu eliberează contactele care așteaptă.

Opțiunea Repeat

Bifează Repeat ca să păstrezi contactele în automatizare. După ultimul pas, în loc să-și încheie parcursul, contactul se întoarce la ultimul pas Wait for Event și parcurge din nou pașii de după el data viitoare când se deschide o sesiune. Pașii dinaintea acelui pas de așteptare nu se repetă.

Când opțiunea Repeat este bifată, un contact primește în continuare mesajele despre „sesiune nouă" pentru fiecare sesiune viitoare, chiar și după ce s-a înscris la una, până când folosește link-ul de dezabonare sau până când ștergi automatizarea. O automatizare fără pas de așteptare se încheie normal, chiar dacă opțiunea Repeat este bifată.

Crearea unei automatizări

1. Mergi la Automations și apasă Create Automation.
2. Introdu un nume în Name.
3. În secțiunea Trigger, completează When și Webinar. Pentru Funnel form submitted, poți alege opțional un funnel.
4. În secțiunea Steps, adaugă pașii și completează-i pe fiecare.
5. Bifează Repeat dacă vrei ca automatizarea să anunțe din nou contactele la sesiunile viitoare.
6. Apasă Create. Automatizarea este salvată în starea draft și nu face nimic până când o activezi.
7. Verifică pașii, apoi apasă butonul play (Activate) din coloana Actions.

TIP

Adaugă cel puțin un pas înainte de activare. O automatizare fără pași marchează imediat fiecare contact ca completed.

Exemplu: o listă de așteptare

1. În tab-ul Settings al webinarului, activează Waitlist, ca formularele din funnel-urile lui să accepte în continuare înscrieri cât timp webinarul nu are nicio sesiune (vezi Înscriere și participanți).
2. Asigură-te că furnizorul tău de email are template-uri cu ID-urile waitlist_confirmation și waitlist_session_available, apoi pune {{waitlist_unsubscribe_url}} în amândouă.
3. Creează o automatizare cu When setat la Waitlist form submitted și cu webinarul selectat.
4. Adaugă trei pași: Send Email cu Waitlist Confirmation, Wait for Event și Send Email cu Waitlist — Session Available.
5. Bifează Repeat dacă vrei ca oamenii să afle despre fiecare sesiune nouă, nu doar despre următoarea.
6. Apasă Create, apoi Activate.

Oricine se înscrie cât timp webinarul nu are nicio sesiune primește imediat confirmarea. Când următoarea sesiune ajunge la momentul Featured From, persoanele respective primesc emailul „sesiune disponibilă", în care {{register_url}} duce la pagina webinarului.

Contactele înrolate într-o automatizare pentru lista de așteptare sunt și cele pe care le selectează regula Waitlist Entry din Segmente, așa că poți construi un segment cu toți cei aflați pe lista de așteptare a unui webinar.

Cine primește mesajele

Pas	Se trimite când	Se omite când
Send Email	Contactul are o adresă de email salvată.	Contactul este Flagged (bounce, reclamație de spam, dezabonare globală sau marcare de către echipa ta) ori Restricted (restricționarea prelucrării conform GDPR).
Send SMS	Contactul și-a dat consimțământul pentru SMS, are un număr de telefon, iar trimiterea de SMS-uri este configurată la SendSMS, în Integrări.	Contactul este Restricted, nu și-a dat consimțământul pentru SMS, nu are număr de telefon sau trimiterea de SMS-uri nu este configurată.

Emailurile trimise de automatizări nu țin cont de consimțământul de marketing. La fel ca emailurile de confirmare și de reamintire, ele ajung la orice contact înrolat care nu este marcat Flagged sau Restricted. Vezi Contacte pentru marcajele Flagged și Restricted, iar Notificări SMS pentru consimțământul privind SMS-urile.

În Analytics, emailurile trimise de automatizări apar în lista de emailuri trimise, cu ID-ul template-ului drept tip, de exemplu waitlist_confirmation, iar SMS-urile trimise de automatizări apar în lista de SMS-uri trimise, cu tipul automation.

Activare, pauză și ștergere

O automatizare poate fi în starea draft, active sau paused. Coloana Actions de pe pagina Automations (și din tab-ul Automations al unui webinar) are un buton play (Activate) pentru automatizările draft și paused, un buton de pauză (Pause) pentru cele active și un buton cu pictograma coș de gunoi (Delete).

• Activate pornește înrolarea contactelor de la următoarea trimitere de formular care corespunde declanșatorului.
• Pause oprește înrolările noi. Formularele trimise cât timp automatizarea este pe pauză nu sunt preluate nici mai târziu. Contactele aflate deja în starea waiting rămân înrolate, dar o sesiune care se deschide cât timp automatizarea este pe pauză nu le eliberează. Le eliberează prima sesiune care se deschide după ce o reactivezi.
• Delete îți cere să confirmi: „Delete this automation? This cannot be undone."

Ștergerea elimină toate înrolările

Când ștergi o automatizare, se șterg și toate înrolările și jurnalele ei de execuție. Contactele care așteaptă nu mai primesc niciun mesaj. Dacă era o automatizare pentru lista de așteptare, contactele ei nu mai corespund regulii de segment Waitlist Entry pentru acel webinar.

Editarea unei automatizări

Apasă pictograma creion (Edit) din coloana Actions de pe pagina Automations. În Edit Automation poți modifica Name, Steps și Repeat, apoi apeși Save. Declanșatorul și funnel-ul lui sunt afișate, dar nu pot fi modificate; ca să folosești alt declanșator sau alt webinar, creează o automatizare nouă.

Salvarea resetează progresul automatizării

Fiecare salvare înlocuiește toți pașii automatizării, chiar dacă ai schimbat doar numele. Jurnalul de execuție al fiecărei înrolări este golit, iar contactele aflate în starea waiting rămân blocate: nu mai primesc restul mesajelor și, fiindcă sunt încă înrolate, nu pornesc din nou nici dacă trimit încă o dată formularul. Configurează corect pașii înainte de activare și evită să salvezi o automatizare care are contacte în așteptare.

Înrolările și jurnalul de execuție

Apasă pe numele unei automatizări ca să-i deschizi pagina. Antetul arată declanșatorul, starea și, dacă opțiunea Repeat este bifată, (repeat). Cardul Steps arată pașii în ordine; pașii SMS apar ca send_sms.

Enrollments arată numărul total de înrolări și le listează pe ultimele 50. Fiecare rând arată începutul identificatorului intern al contactului (nu numele sau adresa lui de email), starea înrolării și data la care a fost înrolat.

Starea înrolării	Ce înseamnă
active	Pașii rulează. De obicei, starea durează doar o clipă.
waiting	Contactul este oprit la un pas Wait for Event până se deschide o sesiune.
completed	Contactul a parcurs toți pașii. Un contact ajunge completed chiar dacă unul dintre pași a eșuat, așa că verifică jurnalul.

Apasă pe un rând ca să-i deschizi jurnalul de execuție, care are coloanele #, Step, Status, Executed și Result.

Starea pasului	Ce înseamnă
executed	Pasul a rulat. Un mesaj omis (vezi Cine primește mesajele) apare tot ca executed, cu skipped și motivul în coloana Result.
waiting	Contactul așteaptă la acest pas.
failed	Mesajul nu a putut fi trimis; Result arată eroarea. Automatizarea trece totuși la pasul următor.
pending	Pasul a început și nu s-a terminat.

Când un contact corespunde din nou declanșatorului:

• Cât timp este active sau waiting, nu este înrolat a doua oară, deci nu primește de două ori primele mesaje.
• După ce a ajuns completed, o nouă trimitere care corespunde declanșatorului îl înrolează din nou, de la primul pas, și îi înlocuiește jurnalul anterior.
• Dacă un contact își corectează adresa de email cu opțiunea de schimbare a emailului de pe pagina de mulțumire a unui funnel, înrolările lui în automatizările active corespunzătoare repornesc de la primul pas, așa că mesajele ajung la noua adresă.

Link-ul de dezabonare

Pune {{waitlist_unsubscribe_url}} în fiecare template de email pe care îl folosești într-o automatizare. Fiecare link aparține înrolării unui singur contact.

Când contactul deschide link-ul, este scos imediat din acea automatizare, fără niciun pas de confirmare. Pagina pe care o vede este în engleză, are titlul Unsubscribed și afișează textul „You will no longer receive waitlist notifications from", urmat de numele organizației tale.

• Contactul nu mai primește niciun mesaj de la acea automatizare, iar înrolarea și jurnalul acesteia dispar de pe pagina automatizării.
• Celelalte automatizări, emailurile de notificare și consimțământul de marketing al contactului nu sunt afectate.
• Dacă link-ul ținea de o automatizare pentru lista de așteptare, contactul nu mai corespunde regulii de segment Waitlist Entry pentru acel webinar, decât dacă este încă înrolat într-o altă automatizare de acest tip.
• Dacă trimite din nou formularul mai târziu, este înrolat din nou.

SMS-urile nu au link de dezabonare.

Tab-ul Automations al webinarului

Webinars → (webinarul tău) → Automations listează automatizările care aparțin acelui webinar, cu aceleași coloane ca lista principală. Utilizatorii cu rolul admin sau marketer le pot activa, pune pe pauză și șterge de aici; ca să creezi sau să editezi o automatizare, folosește pagina Automations. Când nu există niciuna, tab-ul afișează „No automations scoped to this webinar yet." Tab-ul Overview al webinarului arată și câte automatizări are acesta.