GDPR

În secțiunea GDPR din dashboard consemnezi și execuți cererile persoanelor vizate: acces, portabilitate, ștergere, opoziție și restricționarea prelucrării. Pagina explică, de asemenea, cum se colectează consimțământul, ce controlează de fapt fiecare consimțământ și ce rămâne în responsabilitatea organizației tale, ca operator al datelor participanților.

Acces: toate rolurile pot vedea lista de cereri și pot crea cereri; doar adminii le pot procesa. Adminii și marketerii pot, în plus, să restricționeze prelucrarea sau să ridice restricția din pagina unui contact.

Cum funcționează consimțământul

Consimțămintele aparțin contactului, nu unui webinar. Odată acordat, un consimțământ se aplică tuturor webinarelor organizației tale, până când persoana îl retrage. Fiecare evidență de consimțământ poartă versiunea politicii 1.0.

Platforma consemnează doar acordările și retragerile. Dacă un checkbox opțional rămâne nebifat, nu se consemnează nimic, așa că, în istoric, o persoană care a refuzat arată la fel ca una căreia nu i s-a cerut niciodată acordul. Un contact cu prelucrarea restricționată nu mai poate acorda niciun consimțământ nou (vezi Restricționarea prelucrării).

Consimțământ (așa cum apare în dashboard)	Unde se colectează	Ce controlează de fapt
data_processing și tos_acceptance	Un singur checkbox obligatoriu, prezent pe fiecare formular de înscriere, le consemnează pe amândouă deodată. Pe formularele de pe landing page-uri, îi setezi textul în Form Defaults.	Obligatorii pentru înscriere. Participanții nu le pot retrage din pagina de preferințe.
email_marketing	Checkbox-ul opțional de marketing de pe formularele de înscriere, întrebarea afișată după înscriere și în lobby, precum și pagina de preferințe.	Doar sincronizarea contactului în listele și segmentele tale din Newsman Marketing. Confirmările, notificările de reamintire, emailurile „începe acum" și cele de replay, emailurile din automatizări și mesajele către segmente nu țin cont de el.
behavioral_tracking	Întrebarea Vrei recomandări personalizate?, afișată după înscriere și în lobby, precum și pagina de preferințe.	Dacă mesajele din chat, voturile la sondaje, reacțiile, click-urile pe oferte, răspunsurile la feedback, intrările în sesiuni și distribuirile ajung în istoricul de activitate al contactului (tab-ul Events), care alimentează scorurile de lead și segmentele. Sesiunea live consemnează activitatea oricum, iar echipa ta o vede în continuare în panoul de control live.
push_notifications	Aplicația mobilă, precum și pagina de preferințe, dacă sunt configurate notificările push pentru mobil.	Necesar înainte de trimiterea oricărei notificări push către contact.
sms_notifications	Formularele de pe landing page-uri îl consemnează când vizitatorul completează un număr de telefon (nu există un checkbox separat pentru SMS). De asemenea, cardul pentru numărul de telefon din lobby și pagina de preferințe.	Necesar înainte de trimiterea oricărui SMS către contact.
sms_marketing	Formularele de pe landing page-uri îl consemnează când vizitatorul își lasă numărul de telefon și bifează checkbox-ul de marketing. De asemenea, lobby-ul și pagina de preferințe.	Este doar consemnat. Nu este verificat înainte de nicio trimitere.
push_marketing	Aplicația mobilă și pagina de preferințe.	Este doar consemnat. Nu se trimit notificări push de marketing.
whatsapp_notifications și whatsapp_marketing	Cardul pentru numărul de telefon din lobby și pagina de preferințe, când WhatsApp este activat.	Sunt doar consemnate. Nu se trimit mesaje pe WhatsApp.

Pe formularele de pe landing page-uri, checkbox-ul obligatoriu este impus de formularul însuși, nu de platformă. Dacă îți construiești propriul formular, include checkbox-ul: un formular trimis fără el este acceptat oricum, fără să se consemneze vreun consimțământ. Formularul de înscriere din aplicația pentru participanți nu poate fi trimis fără el.

În cardul pentru numărul de telefon din lobby, apăsarea butonului Activează notificările consemnează consimțământul pentru notificări pe canalele selectate. Când sunt disponibile atât SMS, cât și WhatsApp, ambele canale sunt preselectate.

Contactele adăugate printr-un import în masă primesc data_processing și tos_acceptance, plus email_marketing acolo unde fișierul importat indică acest lucru. Aceste consimțăminte sunt consemnate cu metoda import și cu data importului, așa că păstrează-ți propriile dovezi ale consimțământului inițial.

Dacă un participant modifică behavioral_tracking în timpul unei sesiuni live la care ia deja parte, schimbarea se aplică de la următoarea lui sesiune.

Alegerile privind cookie-urile sunt separate

Alegerile de analiză și de publicitate din bannerul de cookie-uri sunt stocate doar în browserul vizitatorului. Nu apar în istoricul de consimțăminte al contactului și nu influențează consimțămintele de mai sus. Vezi Consimțământul pentru cookie-uri.

Vizualizarea consimțămintelor unui contact

Deschide Contacts → (contactul) → Consents. Tabelul arată fiecare scop (Purpose), starea lui (Status: Granted, Revoked sau Denied), metoda (Method) prin care consimțământul a fost acordat sau retras ultima dată (de exemplu formularul web, pagina de preferințe, întrebarea din lobby, dezabonarea sau importul), versiunea politicii (Policy) și data (Date). Apasă Trail ca să vezi toate acordările și retragerile pentru scopul respectiv.

Tab-ul este doar pentru vizualizare. Dashboard-ul nu are nicio opțiune prin care să acorzi sau să retragi un consimțământ în numele cuiva. Fiecare persoană își modifică singură consimțămintele, din pagina de preferințe sau prin link-ul de dezabonare din emailuri.

Ce pot modifica participanții singuri

Participanții ajung la pagina lor de preferințe prin link-ul din emailuri sau din lobby. Pagina în sine este descrisă în Înscriere și participanți. Efectele ei asupra confidențialității:

Acțiune	Efect
Activarea sau dezactivarea consimțămintelor opționale, urmată de Salvează preferințele	Acordă sau retrage consimțămintele respective pentru întreaga ta organizație.
Anulează înregistrarea	Anulează doar acea înscriere. Consimțămintele nu se schimbă.
Dezabonare completă	Anulează acea înscriere și retrage toate consimțămintele opționale. Nu marchează adresa de email, așa că mesajele către segmente pot ajunge în continuare la persoana respectivă.
Link-ul de dezabonare dintr-un email	Retrage doar email_marketing.
Șterge numărul	Elimină numărul de telefon și retrage consimțămintele pentru SMS și WhatsApp.
Modificarea numelui	Actualizează numele contactului. Nu se consemnează în jurnalul de audit.
Corectarea adresei de email	Contactul, cu istoricul și consimțămintele lui, trece pe noua adresă, iar platforma creează o cerere Deletion pentru adresa veche (sursa Email changed, vezi mai jos). Aplicația pentru participanți oferă această opțiune când o adresă a generat bounce; paginile de confirmare o pot oferi imediat după înscriere.

Cererile persoanelor vizate

Mergi la GDPR în bara laterală. Pagina afișează lista All Requests, de la cele mai noi la cele mai vechi, câte 30 (Load More le încarcă pe următoarele 30).

Tip de cerere	Când o folosești	Ce face procesarea
Deletion	Persoana își exercită dreptul la ștergere.	Șterge definitiv contactul și datele enumerate la Ce elimină o ștergere și blochează adresa de email a persoanei la serviciul tău de email.
Access	Persoana cere o copie a datelor sale. În lista de tipuri apare ca Access (Data Export).	Generează un export de date pe care îl poți descărca.
Portability	Persoana își vrea datele într-un format care poate fi citit automat.	Același export ca la Access.
Objection	Persoana se opune modului în care îi prelucrezi datele.	Restricționează prelucrarea, exact ca Processing Restriction. Nu șterge nimic și nu schimbă consimțămintele.
Processing Restriction	Persoana vrea să nu-i mai folosești datele, dar fără să le ștergi.	Restricționează prelucrarea (vezi Restricționarea prelucrării).

Nu există un tip de cerere pentru corectarea datelor. Vezi Corectarea datelor unei persoane.

O cerere nouă pornește cu starea pending și nu se întâmplă nimic până când un admin o procesează. Nimeni nu primește vreo notificare când sosește o cerere. Singurul lucru care îți amintește de cererile în așteptare este contorul Pending GDPR de pe pagina principală a dashboard-ului, așa că verifică-l regulat. Nici termenul de răspuns nu este urmărit de dashboard: GDPR îți acordă o lună, termen care poate fi prelungit în anumite cazuri, deci notează-ți singur data la care a sosit fiecare cerere.

Crearea unei cereri

Participanții nu pot depune singuri o cerere din aplicația pentru participanți sau de pe site-ul tău public. Te contactează pe tine, iar tu consemnezi cererea aici.

1. Verifică identitatea persoanei. Platforma nu face asta în locul tău.
2. Găsește hash-ul adresei de email: în Contacts, caută adresa de email exactă a persoanei, deschide contactul și copiază codul lung afișat sub adresa de email. (Hash-ul este valoarea SHA-256 a adresei scrise cu litere mici, fără spațiile de la început și de la sfârșit.)
3. Mergi la GDPR și apasă New Request.
4. Alege tipul cererii în Request Type.
5. Lipește hash-ul în Email Hash (SHA-256).
6. Apasă Create Request.

Verifică hash-ul

Hash-ul nu este verificat la crearea cererii. Dacă nu corespunde niciunui contact, procesarea nu găsește pe nimeni, marchează cererea ca finalizată și nu face nimic. Rezultatul afișează not_found.

Procesarea unei cereri

Doar adminii văd coloana Actions.

1. Găsește cererea cu starea pending.
2. Apasă Export pentru o cerere Access sau Portability, respectiv Process pentru celelalte tipuri.
3. Pentru o ștergere, o opoziție sau o restricționare, confirmă în fereastra de dialog.
4. Citește rezultatul din Processing Result. Fiecare pas își afișează starea: done sau found înseamnă că pasul s-a încheiat, not_found înseamnă că niciun contact nu corespunde hash-ului, iar error înseamnă că pasul respectiv a eșuat. Cererea este marcată completed chiar dacă un pas eșuează, iar dashboard-ul afișează acest jurnal doar imediat după procesare, așa că notează-ți orice pare neobișnuit.

Procesarea rulează imediat și o singură dată. După aceea, cererea apare ca completed și nu mai are niciun buton.

Formularea dialogului pentru opoziție

Când procesezi o cerere Objection, dialogul de confirmare afișează un text despre ștergere și butonul Delete Permanently. Procesarea unei opoziții doar restricționează prelucrarea; nu se șterge nimic.

De unde provin cererile

Coloana Source arată cine a creat fiecare cerere:

Sursă	Semnificație
Admin	Creată de un membru al echipei din această pagină (orice rol).
Email changed	Creată automat când un participant și-a corectat adresa de email. Vizează adresa veche. Contactul a trecut deja pe noua adresă, așa că procesarea ei nu găsește niciun contact și nu șterge nimic. Evidențele livrărilor către adresa veche rămân neschimbate.
Flagged email	O cerere de ștergere depusă pentru un participant a cărui adresă de email a generat bounce sau a fost respinsă. Motivul marcării apare sub etichetă. Nici aplicația pentru participanți, nici site-ul tău public nu depun astfel de cereri (participanții își corectează în schimb adresa), așa că le vei vedea rar.

Pe pagina unui contact apar și cererile (GDPR Requests) care corespund hash-ului adresei lui de email.

Ce conține exportul pentru o cerere de acces

După ce apeși Export, pagina afișează o previzualizare cu secțiunile Contact, Registrations, Behavioral Events, Consents, Consent Audit Trail și Segment Memberships. Apasă Download JSON ca să salvezi exportul complet în fișierul gdpr-export.json. Fișierul conține mai mult decât previzualizarea:

• Fișa contactului: hash-ul adresei de email, data primei și a ultimei apariții, numărul de webinare și dacă prelucrarea este restricționată
• Datele de contact: adresa de email, numele și numărul de telefon
• Înscrierile: webinarul, sesiunea, starea, cum și când a participat și când s-a înscris
• Evenimentele comportamentale (doar cele consemnate pe baza consimțământului behavioral_tracking)
• Consimțămintele: starea actuală a fiecărui scop, precum și fiecare acordare și retragere, cu metoda și versiunea politicii
• Apartenența la segmente și scorurile de lead, cu detalierea scorului
• Istoricul livrării emailurilor: template-ul, starea și momentul trimiterii, livrării, deschiderii, click-ului sau bounce-ului pentru fiecare email
• Istoricul notificărilor push și dispozitivele mobile asociate (platforma și datele)
• Datele din sesiunile live, pentru fiecare sesiune la care a intrat: participarea, numele afișat, timpul petrecut în sesiune, voturile la sondaje, click-urile pe oferte, răspunsurile la feedback, mesajele din chat (inclusiv cele eliminate prin moderare), reacțiile, mesajele pe care le-a raportat și starea de mute sau ban

Descarcă exportul înainte să închizi

Exportul este afișat o singură dată, imediat după procesare. Descarcă-l înainte să apeși Dismiss sau să părăsești pagina. O cerere finalizată nu poate fi exportată din nou; creează o nouă cerere Access dacă ai nevoie de încă o copie.

Exportul nu include elementele de mai jos. Adună-le tu atunci când cererea le vizează:

• Atribuirea campaniilor și detaliile despre dispozitiv și locație din intrările în funnel-uri (vezi tab-ul Funnels al contactului)
• Istoricul SMS-urilor (tab-ul SMS al contactului)
• Mesajele către segmente trimise persoanei, precum și înrolările în automatizări, cu mesajele trimise prin ele
• Testimonialele trimise de persoană și apartenența la webinarele pentru membri
• Datele de comandă sau de formular primite prin webhook-urile pentru funnel-uri
• Intrările din jurnalul de audit care se referă la persoana respectivă
• Evidențele vizitelor pe landing page-uri, care nu sunt legate de un contact și nu pot fi găsite pentru o anumită persoană

Exportul conține doar date. Pe lângă el, răspunsul tău trebuie să îi ofere persoanei și informațiile cerute de GDPR, cum ar fi scopurile, destinatarii, perioadele de retenție, drepturile sale și sursa datelor. Ghidul de conformitate pentru clienți tratează acest subiect.

Ce elimină o ștergere

Ștergerea este definitivă

Procesarea unei cereri Deletion nu poate fi anulată. Contactul dispare din dashboard, iar persoana trebuie să se înscrie din nou ca să participe la webinarele viitoare.

Procesarea unei ștergeri elimină:

• Contactul și tot ce ține de el: înscrierile și participarea, evenimentele comportamentale, starea actuală a consimțămintelor, apartenența la segmente, scorurile de lead, link-urile de distribuire, înrolările în automatizări și istoricul lor, precum și apartenența la webinarele pentru membri
• Istoricul livrărilor de emailuri și de notificări push, precum și dispozitivele mobile asociate
• Intrările în funnel-uri, inclusiv atribuirea campaniilor și detaliile despre dispozitiv și locație
• Datele de contact stocate (adresa de email, numele și numărul de telefon), evidențele de consimțământ și evidențele înscrierilor
• Datele din sesiunile live, pentru fiecare sesiune la care a intrat: participarea, prezența, numele afișat, mesajele din chat (inclusiv cele eliminate), voturile la sondaje, reacțiile, click-urile pe oferte, răspunsurile la feedback, raportările, starea de mute sau ban și accesul la sesiunile pentru membri
• Conturile sale de autentificare ca participant, inclusiv contul din aplicația mobilă, dacă avea unul

Ce nu elimină o ștergere

• Intrările din jurnalul de audit, inclusiv hash-ul adresei de email stocat la crearea cererii
• Cererea GDPR în sine
• Istoricul consimțămintelor, care se păstrează fără legătura cu contactul
• Istoricul livrărilor de SMS-uri și evidențele destinatarilor mesajelor către segmente
• Testimonialele trimise de persoană, care conțin numele și textul ei. Dashboard-ul nu are nicio opțiune pentru ștergerea unui testimonial, așa că, dacă trebuie eliminat unul, contactează echipa de suport (vezi Feedback și testimoniale).
• Evidențele generărilor cu AI ale căror prompturi au inclus un testimonial aprobat, cu numele și textul persoanei
• Evidențele vizitelor pe landing page-uri, care nu sunt legate de un contact
• Activitatea din sesiunile live de pe alt dispozitiv: dacă persoana a intrat într-o sesiune de pe mai multe dispozitive, se elimină doar activitatea de pe dispozitivul consemnat în înscrierea ei. Rămân și câteva contoare interne, cum ar fi numărul de mesaje trimise într-o sesiune.
• Copia chatului fiecărei sesiuni, salvată când sesiunea trece în replay. Aceasta conține mesajele din chat și numele afișate ale tuturor celor care au participat și se elimină doar când este șters webinarul.
• Fișierele și conținutul media încărcate
• Evidențele activității webhook-urilor primite de la magazinul tău sau de la furnizorul de formulare
• Datele deja trimise în altă parte: platformele de publicitate (Meta, TikTok), furnizorul tău de SMS, propriul tău proiect de notificări push pentru mobil, instrumentele pe care le rulezi prin Google Tag Manager, Microsoft Clarity și fișa de abonat din lista ta Newsman Marketing
• Backup-urile, până când expiră

Adresa de email este blocată, nu ștearsă

După ștergere, platforma adaugă adresa de email a persoanei în lista de suprimare a serviciului de email prin care trimite organizația ta, astfel încât niciun mesaj viitor să nu mai poată fi livrat la acea adresă. Emailurile către ea rămân blocate chiar dacă persoana se înscrie din nou mai târziu. Adresa rămâne în acea listă: este o blocare, nu o ștergere. Dacă organizația ta trimite prin propriul cont Newsman, poți elimina singur adresa de acolo, știind că astfel elimini și blocarea.

Restricționarea prelucrării

O restricționare îngheață un contact fără să șteargă nimic. O poți aplica în două moduri:

• Procesează o cerere Processing Restriction sau Objection în pagina GDPR (pentru admini).
• Apasă Restrict Processing în pagina contactului (pentru admini și marketeri). Vezi Contacte.

Contactul afișează apoi eticheta Processing Restricted. Cât timp restricția este activă:

• Nu se poate acorda sau reacorda niciun consimțământ. Retragerile se consemnează în continuare.
• Platforma nu îi trimite contactului niciun email, niciun SMS și nicio notificare push: nici confirmări, nici notificări de reamintire, nici mesaje „începe acum" sau de replay, nici mesaje din automatizări, nici mesaje către segmente. Excepția este emailul de autentificare pe care persoana îl cere singură, de exemplu în aplicația mobilă sau la un webinar pentru membri.
• Contactul este exclus din exporturile de contacte, din exporturile de segmente și din mesajele către segmente, iese din segmentele bazate pe reguli la următoarea evaluare și nu este sincronizat în Newsman Marketing.
• Nu i se calculează scoruri de lead.
• Pentru înscrierile lui, platforma nu trimite de pe server evenimente de conversie către Meta sau TikTok.

O restricționare nu oprește totul:

• Dacă persoana a acordat anterior behavioral_tracking, activitatea ei se adaugă în continuare în istoric. Doar persoana în cauză poate retrage acest consimțământ, din pagina ei de preferințe.
• Dacă participă la o sesiune, activitatea ei din sesiunea live se consemnează ca de obicei.
• Datele ei rămân vizibile în dashboard.

Ca să ridici restricția, apasă Lift Restriction în pagina contactului. Consimțămintele acordate înainte de restricționare se aplică din nou. Consimțămintele pe care persoana a încercat să le acorde cât timp prelucrarea era restricționată nu au fost consemnate.

Corectarea datelor unei persoane

• Adminii și marketerii pot corecta numele unui contact cu Edit Name, din pagina contactului. Modificarea se consemnează în jurnalul de audit ca Updated Contact Name, iar această intrare îți servește drept evidență a corectării.
• Nimeni din echipa ta nu poate schimba adresa de email a unui contact din dashboard. Participanții își pot corecta singuri numele și adresa de email (vezi Ce pot modifica participanții singuri).
• Un nume corectat nu schimbă numele afișat în chatul sesiunilor trecute.

Responsabilitățile tale

Organizația ta este operatorul datelor participanților tăi. În special:

• Publică o Politică de Confidențialitate, o Politică privind Cookie-urile și un document de Termeni și Condiții. Site-ul tău public include pagini predefinite la /politica-de-confidentialitate, /politica-cookies și /termeni-si-conditii. Formularul de înscriere din aplicația pentru participanți are întotdeauna link către acestea, în timp ce formularele de pe landing page-uri au link către adresele setate în Form Defaults. Găsești template-uri în Documente juridice.
• Verifică identitatea înainte să creezi o cerere, răspunde în termenul legal și spune-i persoanei ce s-a făcut și ce s-a păstrat.
• Completează ce nu acoperă platforma: elementele enumerate la Ce nu elimină o ștergere și părțile pe care exportul nu le include.
• Folosind tabelul de la Cum funcționează consimțământul, asigură-te că informațiile pe care le oferi participanților corespund consimțămintelor pe care le colectezi.
• Dă fiecărui membru al echipei rolul cu cele mai puține privilegii de care are nevoie (vezi Echipă și roluri). Și membrii echipei tale sunt persoane vizate: jurnalul de audit le păstrează adresa IP și detaliile browserului pe termen nelimitat.

Ghidul de conformitate pentru clienți tratează aceste obligații în detaliu.