Sesiuni și ciclul de viață

O sesiune este o ediție programată a unui webinar, cu date, link de înscriere, înscrieri și cameră live proprii. Un webinar poate avea oricâte sesiuni, de exemplu câte una pe săptămână. Fiecare sesiune trece automat de la Scheduled la Open, Live, Replay și Archived, pe măsură ce ajunge la datele stabilite.

Acces: utilizatorii cu rolul admin sau marketer pot adăuga, edita, reprograma și șterge sesiuni și pot importa înscrieri; cei cu rolul moderator sau staff pot vedea sesiunile și pagina Schedule. Doar utilizatorii cu rolul admin pot folosi Go Live și End Session (vezi Pornește sau încheie o sesiune mai devreme).

Cum funcționează sesiunile

• Fiecare sesiune are patru date: Featured From, Live Starts At, Live Ends At și Featured Until. Ele îi stabilesc statusul și ce văd participanții.
• Fiecare sesiune are propria pagină de înscriere în aplicația pentru participanți, live.yourdomain.com/SESSION_ID. ID-ul sesiunii îl găsești la finalul adresei când deschizi panoul de control live al sesiunii (dashboard.yourdomain.com/live/SESSION_ID).
• Oamenii se înscriu la o anumită sesiune. Înscrierile, prezența, chatul, sondajele și ofertele sunt păstrate separat pentru fiecare sesiune.
• Fiecare sesiune este asociată cu unul sau mai multe funnel-uri ale webinarului. Ofertele și link-urile urmărite ale acestor funnel-uri sunt cele disponibile în panoul de control live al sesiunii.
• Setările webinarului, precum titlul, imaginile, setarea Members Only și fusul orar, se aplică tuturor sesiunilor lui (Crearea unui webinar).

Sesiunile unui webinar le vezi în Webinars → (webinarul tău) → Sessions, iar sesiunile tuturor webinarelor, în calendarul Schedule.

Adaugă o sesiune

Ai nevoie mai întâi de un funnel

Fiecare sesiune trebuie asociată cu cel puțin un funnel al webinarului. Dacă webinarul nu are niciunul, formularul sesiunii nu afișează lista Funnels, iar butonul Create rămâne dezactivat. Creează un funnel în Funnels: alege un template care cere un webinar, de exemplu Registration, și selectează acest webinar.

1. Apasă Schedule în bara laterală sau New Session pe pagina webinarului (butonul deschide pagina Schedule).
2. Apasă pe o zi din calendar. În vizualizarea Week, poți, în schimb, să selectezi prin tragere orele transmisiunii live.
3. În panoul Add Session, alege webinarul.
4. Completează detaliile:
   • Label (optional) și Playback URL (optional).
   • La Funnels, bifează cel puțin un funnel.
   • Verifică cele patru date. Când apeși pe o zi, Featured From se completează cu începutul zilei respective, Live Start cu 19:00, Live End cu 21:00, iar Featured Until cu sfârșitul zilei, în fusul orar al calculatorului tău. Ca să schimbi o dată, apasă pe butonul ei: panoul se închide, apare un banner Pick, iar tu apeși pe ora dorită în calendar. Pentru Live End și Featured Until se folosește sfârșitul intervalului ales.
5. Apasă Create.

Panoul afișează orele în fusul orar al webinarului (All times in …), în timp ce grila calendarului folosește fusul orar al calculatorului tău. Ca să activezi un număr simulat de participanți online, editează sesiunea după aceea, din tab-ul Sessions. Pentru mai multe despre calendar, vezi Dashboard și program.

Câmpurile sesiunii

Câmp	Ce face
Label	Un nume pentru sesiune, afișat în dashboard, în Schedule și în lista de sesiuni de pe pagina publică a webinarului. Dacă îl lași gol când creezi sesiunea, este generat din Live Starts At (sau din Featured From), după formatul de dată și fusul orar ale webinarului, de exemplu 15.01.2026 19:00.
Featured From	Momentul în care sesiunea se deschide: statusul ei devine Open, iar sesiunea poate fi evidențiată pe paginile principale ale site-ului public și ale aplicației pentru participanți.
Live Starts At (Live Start în Schedule)	Momentul în care începe transmisiunea live. Sesiunea devine Live, iar lobby-ul afișează ecranul live în locul numărătorii inverse.
Live Ends At (Live End în Schedule)	Momentul în care se încheie transmisiunea. Sesiunea trece în Replay.
Featured Until	Momentul în care sesiunea se închide: devine Archived și dispare din listele site-ului public.
Playback URL (optional)	Videoclipul de pe pagina de vizionare, înainte, în timpul live-ului și după. Link-urile YouTube (adrese de tip watch, youtu.be, live sau embed) sunt redate în playerul YouTube; orice altă adresă este încorporată ca atare, așa că folosește link-ul de embed de la furnizorul tău video. Cu YouTube Live, link-ul transmisiunii funcționează în continuare ca replay după ce aceasta se încheie.
Funnels (doar în Schedule)	Funnel-urile urmărite pentru această sesiune. Poți atașa și altele mai târziu, din panoul de control live al sesiunii.
Simulate online count (doar în tab-ul Sessions)	Le arată participanților un număr ajustat de persoane online. Vezi Număr simulat de participanți online.

După ce salvezi una dintre date, eticheta sau URL-ul de redare, câmpul respectiv poate fi modificat, dar nu și golit: dacă îl salvezi gol, se păstrează valoarea anterioară.

Număr simulat de participanți online

În panoul Edit Session din tab-ul Sessions, bifează Simulate online count și setează Base și Multiplier. Participanții văd atunci, ca număr de persoane online, baza + spectatorii reali × multiplicatorul, cu mici fluctuații naturale în fiecare minut. Panoul de control live afișează în continuare numerele reale. Base poate fi între 0 și 1.000.000, iar Multiplier între 0 și 1.000 (sunt permise zecimale). Pentru locurile în care apare numărul, vezi Chat și moderare.

WARNING

Participanților nu li se spune că numărul este simulat. Conform Termenilor și Condițiilor SaaS, îți revine responsabilitatea să te asiguri că modul în care îl folosești respectă legislația privind protecția consumatorilor în materia practicilor comerciale neloiale.

Editează sau reprogramează o sesiune

• Din webinar: mergi la Webinars → (webinarul tău) → Sessions și apasă Edit în dreptul sesiunii. Panoul Edit Session conține toate câmpurile, mai puțin funnel-urile, iar orele sunt în fusul orar al webinarului. Apasă Save.
• Din Schedule: apasă pe sesiune ca să-i schimbi datele; orice dată aleasă acolo se salvează imediat. Sau trage sesiunea pe altă zi ori la altă oră și confirmă Reschedule session?: toate cele patru date se mută cu același interval.

Tab-ul Sessions afișează pentru fiecare sesiune statusul, eticheta și ora de început a live-ului, cu butoane pentru a importa înscrieri (Import), a edita sesiunea (Edit) și a-i deschide panoul live (Live Panel). Butoanele apar pentru toate rolurile, dar doar utilizatorii cu rolul admin sau marketer pot importa și salva modificări.

TIP

Modificarea datelor unei sesiuni nu o readuce niciodată la un status anterior. Pentru o nouă ediție a webinarului, adaugă o sesiune nouă în loc să modifici datele unei sesiuni care a fost deja live.

Statusuri și ciclul de viață

Status	Începe la	Ce se întâmplă
Scheduled	Crearea sesiunii	Sesiunea apare pe pagina publică a webinarului și, dacă vizibilitatea webinarului este Public, în aplicația pentru participanți, la Evenimente care urmează. Oamenii se pot înscrie.
Open	Featured From	Sesiunea poate fi evidențiată pe paginile principale ale site-ului public și ale aplicației pentru participanți. Automatizările care așteaptă o sesiune nouă a webinarului continuă. În panoul de control live devine disponibil butonul Go Live.
Live	Live Starts At	Se trimit notificările „începe acum" pe email, push și SMS, dacă le-ai activat. Cei care au deschis mai devreme pagina de vizionare sunt contabilizați ca intrați în live.
Replay	Live Ends At	Se trimit notificările „replay disponibil", dacă le-ai activat. Acolo unde site-ul public evidențiază sesiunea, aceasta este marcată În reluare, cu un buton Vezi reluarea.
Archived	Featured Until	Sesiunea dispare din listele de pe site-ul public și din aplicația pentru participanți. Funnel-urile nu mai primesc intrări noi pentru această sesiune și nici nu mai poți importa înscrieri în ea. Vezi Ce schimbă arhivarea.

Conținutul notificărilor și comutatoarele lor se găsesc în Notificări email, Notificări SMS și Notificări push.

Cum se schimbă statusurile

Platforma verifică periodic sesiunile și o trece pe fiecare în statusul cerut de datele ei, așa că o schimbare are loc în câteva minute de la data stabilită, nu la secundă. Paginile pentru participanți nu depind de status: când se deschide, lobby-ul compară ora curentă cu Live Starts At și Live Ends At ca să decidă dacă afișează numărătoarea inversă, ecranul live sau replay-ul.

Dacă lipsesc anumite date, unele etape sunt sărite:

• Fără Featured From: sesiunea trece direct din Scheduled în Live, la Live Starts At. Nu este niciodată Open, așa că automatizările care așteaptă o sesiune nouă nu continuă pentru ea.
• Fără Live Starts At: odată ajunsă Open, sesiunea rămâne Open până când cineva apasă Go Live.
• Fără Live Ends At: sesiunea trece din Live în Archived la Featured Until, fără fază de replay și fără notificări „replay disponibil".
• Fără Featured Until: sesiunea rămâne în Replay.

Statusurile merg doar înainte. Fiecare schimbare automată este consemnată în jurnalul de audit.

Pornește sau încheie o sesiune mai devreme

În panoul de control live al sesiunii:

• Go Live (afișat cât timp sesiunea este Open) o trece în Live și setează Live Starts At la momentul curent.
• End Session (afișat cât timp sesiunea este Live) o trece în Replay și setează Live Ends At la momentul curent. Nu oprește transmisiunea pe YouTube sau în software-ul tău de streaming; oprește-o și acolo.

Fiecare dintre ele trimite o singură dată notificările „începe acum", respectiv „replay disponibil"; acestea nu se mai trimit când trece data inițială. Butoanele apar pentru rolurile admin și moderator, dar doar utilizatorii cu rolul admin le pot folosi: pentru cei cu rolul moderator, schimbarea este refuzată.

Diferențe față de schimbarea automată

• Notificările se trimit doar dacă este activat emailul sau notificarea push pentru momentul respectiv. Când unul dintre ele este activat, emailul se trimite tuturor persoanelor înscrise, chiar dacă acel email este dezactivat în Notificări email. Când ambele sunt dezactivate, nu se trimite nimic, nici măcar un SMS pe care l-ai activat.
• Go Live nu reclasifică persoanele care erau deja pe pagina de vizionare: ele rămân contabilizate ca intrate înainte de live (pre-show), nu în live.

Ce văd participanții

• Înainte de Live Starts At: lobby-ul afișează o numărătoare inversă, un buton Adaugă în calendar și, dacă este configurată, caseta grupului de WhatsApp.
• Între Live Starts At și Live Ends At: lobby-ul afișează Acum live, cu timpul scurs de la început, și un buton roșu Accesează Camera Live. Acolo unde site-ul public evidențiază sesiunea, aceasta este marcată Live acum.
• După Live Ends At: lobby-ul afișează În reluare, cu timpul rămas până la Featured Until, și un buton Vezi reluarea.

Formularul de înscriere, lobby-ul și pagina de vizionare sunt descrise în detaliu în Înscriere și participanți.

Ce schimbă arhivarea

Când o sesiune ajunge la Featured Until și devine Archived:

• Nu mai apare pe pagina publică a webinarului, în listele site-ului public sau pe pagina principală a aplicației pentru participanți.
• Funnel-urile nu mai primesc intrări noi pentru această sesiune: formularele trimise, click-urile pe link-urile urmărite, evenimentele webhook (de exemplu, achizițiile) și intrările adăugate manual legate de sesiunea arhivată sunt respinse. Când webinarul nu mai are nicio sesiune la care să se poată înscrie cineva, formularele din funnel-uri pot, în schimb, să adauge persoanele pe lista de așteptare. Vezi Funnel-uri și Webhook-uri pentru funnel-uri.
• Nu mai poți importa înscrieri în ea.
• Dacă este ultima sesiune a webinarului care se închide, înscrierile care sunt încă registered devin no_show (Când sunt marcați absenții).

Arhivarea nu blochează sesiunea

Link-urile proprii ale sesiunii funcționează în continuare. Oamenii pot încă să-i deschidă pagina de înscriere și să se înscrie (și primesc emailul de confirmare), să deschidă lobby-ul și pagina de vizionare și să urmărească înregistrarea, dacă sesiunea are un URL de redare. Ca să retragi o înregistrare, fă videoclipul privat pe platforma ta video.

Înscrieri și participare

Statusurile înscrierilor

Fiecare înscriere la o sesiune are unul dintre aceste statusuri. Le vezi pe pagina contactului (Contacte), iar numărul lor apare în raportul de atribuire.

Status	Semnificație
registered	S-a înscris și încă nu a deschis pagina de vizionare
attended	A deschis pagina de vizionare a sesiunii cel puțin o dată: înainte, în timpul live-ului sau după
no_show	Nu a deschis niciodată pagina de vizionare; se setează automat după ce s-au încheiat sesiunile webinarului (vezi mai jos)
canceled	Înscrierea a fost anulată, de persoana respectivă sau de echipa ta (Contacte)

Moduri de participare

O înscriere cu statusul attended reține și modul în care a intrat persoana, afișat ca Attended Via pe pagina contactului și disponibil în segmente:

Mod	Semnificație
pre_show	A intrat înainte de Live Starts At. Când sesiunea intră live conform programului, aceste înscrieri devin live.
live	A intrat între Live Starts At și Live Ends At
replay	A intrat după Live Ends At
evergreen	A intrat la o sesiune a unui webinar al cărui Type este Evergreen

Modul reflectă cea mai recentă vizită

Modul este recalculat de fiecare dată când cineva deschide pagina de vizionare. O persoană care a urmărit live-ul și a revenit pentru replay ajunge să aibă modul replay, iar regulile de segment care filtrează după modul de participare o tratează ca atare.

Când sunt marcați absenții

Periodic, înscrierile care sunt încă registered sunt marcate no_show după ce a trecut cea mai târzie dată Featured Until dintre toate sesiunile webinarului. Regula funcționează la nivel de webinar, nu de sesiune:

• Într-o serie cu mai multe sesiuni, absenții unei sesiuni de la începutul seriei apar abia după data Featured Until a ultimei sesiuni. Dacă programezi încă o sesiune, acest moment se amână.
• Sesiunile fără Featured Until sunt ignorate. Dacă nicio sesiune a webinarului nu are această dată, înscrierile nu sunt marcate niciodată no_show.
• Dacă o persoană marcată no_show deschide mai târziu pagina de vizionare, înscrierea ei devine attended.

Cum alege site-ul public o sesiune

Unde	Ce sesiune afișează
Pagina webinarului (webinars.yourdomain.com/webinars/your-slug)	Cu o singură sesiune nearhivată: data, ora și un buton de înscriere. Cu două sau mai multe: toate sesiunile nearhivate, listate la Sesiuni disponibile, fiecare cu propriul buton de înscriere. Fără nicio sesiune: niciun buton de înscriere.
Cardurile webinarelor din lista de webinare	O singură sesiune pentru fiecare webinar: întâi o sesiune Live, apoi Open, apoi Scheduled, apoi Replay. Dintre sesiunile cu același status, câștigă sesiunea cu cea mai târzie dată Featured From.
Evenimentul evidențiat pe pagina principală a site-ului public	Sesiunile webinarelor cu vizibilitatea Public care sunt Live, apoi Open, apoi în Replay. Sesiunile Scheduled nu sunt evidențiate. Dintre sesiunile cu același status, câștigă sesiunea cu cea mai târzie dată Featured From.
Pagina principală a aplicației pentru participanți (live.yourdomain.com)	Sesiunile webinarelor cu vizibilitatea Public: întâi cele Live, Open și Replay (prima dintre ele este evidențiată), apoi cele Scheduled, la Evenimente care urmează.

Importă înscrieri din Newsman

Poți înscrie la o sesiune, într-un singur pas, o listă de abonați Newsman existenți.

Pregătește fișierul

• Un fișier CSV (cu valori separate prin virgulă, UTF-8) cu un rând de antet, de exemplu un export de abonați din Newsman.
• Coloana email este obligatorie. La numele coloanelor nu contează literele mari sau mici.
• Pentru nume, importul citește coloana fullname sau coloanele firstname și lastname.
• Ca să salvezi consimțământul pentru marketing prin email, include o coloană acord_marketing: rândurile în care valoarea este da primesc consimțământ de marketing.
• Cel mult 1.000 de contacte la un import. Împarte listele mai mari în mai multe fișiere.

Efectuează importul

1. Mergi la Webinars → (webinarul tău) → Sessions și apasă Import în dreptul sesiunii. Nu poți importa într-o sesiune arhivată.
2. Apasă pe zona de încărcare și alege fișierul. Fereastra Import from Newsman arată câte contacte a găsit, câte au consimțământ de marketing și lista lor.
3. Apasă Preview Import. Vezi câte înscrieri vor fi create (will be created) și câte persoane sunt deja înscrise și vor fi sărite (already registered (will skip)).
4. Apasă Import N Contacts. La final, vezi câte înscrieri au fost create, câte au fost sărite și câte au eșuat.

Ce face un import

Pentru fiecare persoană din fișier care nu este deja înscrisă la sesiune (o înscriere anulată nu contează), importul:

• Creează contactul dacă adresa de email este nouă și salvează numele din fișier. La un contact existent, un nume din fișier îl înlocuiește pe cel salvat.
• Înscrie persoana la sesiune.
• Salvează pentru toată lumea consimțământul pentru prelucrarea datelor și acceptarea termenilor tăi, plus consimțământul pentru marketing prin email acolo unde acord_marketing este da. Aceste consimțăminte sunt datate cu momentul importului.
• Trimite emailul obișnuit de confirmare a înscrierii, dacă este activat în Notificări email.

Înscrierile importate nu au date despre sursă sau campanie și nu sunt adăugate într-un funnel, așa că raportul de atribuire le include în totaluri, dar nu poate arăta de unde provin. Fiecare import este consemnat în jurnalul de audit.

Păstrează evidența originală a consimțămintelor

Consimțămintele salvate prin import sunt create la data importului, așa că nu dovedesc că persoana și-a dat acordul. Trebuie să poți arăta consimțământul original, din Newsman sau de oriunde l-ai colectat. Vezi Ghidul de conformitate pentru clienți și GDPR.

Previzualizarea adaugă deja contacte

Preview Import adaugă deja în contactele tale fiecare adresă nouă din fișier, chiar dacă nu mai continui cu importul. Previzualizează doar fișierele pe care chiar vrei să le imporți.

Șterge o sesiune

1. Mergi la Webinars → (webinarul tău) → Sessions și apasă Edit în dreptul sesiunii.
2. La Danger Zone, apasă Delete Session și confirmă.

Ștergerea unei sesiuni nu poate fi anulată

Ștergerea elimină definitiv sesiunea și datele ei live, precum chatul, sondajele și prezența. Link-urile ei de înscriere, de lobby și de vizionare nu mai funcționează. Înscrierile și activitatea deja salvate la contactele tale se păstrează.