Notificări email

RestartiX trimite emailuri tranzacționale persoanelor care se înscriu la sesiunile tale: o confirmare, o notificare de reamintire, un mesaj la startul sesiunii și unul când replay-ul este disponibil, plus emailurile cu care oamenii se autentifică în aplicația ta mobilă și în webinarele pentru membri. Tu decizi care dintre ele se trimit și când; conținutul fiecărui email se află într-un template din propriul tău cont Newsman.

Acces: doar utilizatorii cu rolul admin pot modifica setările de email și pot trimite emailuri de test (zona Settings apare doar pentru ei). Cei cu rolul marketer sau admin pot retrimite un email de confirmare din pagina unui contact. Toată echipa poate vedea istoricul emailurilor și statisticile de email.

Cum se trimit emailurile

Fiecare email este un template stocat în Newsman (NewsmanSMTP). RestartiX alege template-ul după ID și completează variabilele pentru fiecare destinatar, iar Newsman generează și livrează mesajul.

• Contul tău Newsman. Conectează-l în Settings → Integrations (cardul Newsman Email). Valorile From Email și From Name pe care le setezi acolo apar ca expeditor la fiecare email.
• Până când îți conectezi propriul cont și activezi Enable per-org Newsman email, emailurile pleacă prin contul Newsman implicit al platformei, cu template-urile și adresa de expeditor ale acestuia. Pe acestea nu le poți modifica, așa că, pentru a controla conținutul și branding-ul, conectează-ți propriul cont.
• Subiectul. RestartiX nu trimite un subiect pentru aceste emailuri. Setează-l în fiecare template din Newsman.
• Template-urile folosesc Handlebars. Pe lângă variabilele simple, precum {{name}}, poți ascunde părți opționale, de exemplu {{#if whatsapp_group_url}}…{{/if}}.
• Limbă și date. Datele calendaristice și orele sunt scrise în fusul orar, limba (Locale) și formatul de dată ale webinarului (setările din Regional Overrides ale webinarului sau valorile tale implicite din Settings → General). Dacă limba este româna, numele lunilor și ale zilelor săptămânii apar în română; altfel, apar în engleză.
• Link-urile duc la aplicația pentru participanți (live.yourdomain.com) și la site-ul public (webinars.yourdomain.com), așa că mai întâi configurează-ți domeniile.

Tipuri de emailuri

Email	ID template	Când se trimite	Se poate dezactiva?
Registration Confirmation	registration_confirmation	Imediat după ce cineva se înscrie la o sesiune.	Da
Webinar Reminder	webinar_reminder	Înainte de începerea sesiunii, în funcție de intervalul setat pentru notificarea de reamintire.	Da
Webinar Starting Now	webinar_starting	Când sesiunea intră live.	Da
Replay Available	replay_available	Când sesiunea trece în faza de replay.	Da
Magic Link Sign-In	magic_link	Când cineva cere un link de autentificare în aplicația ta mobilă.	Nu, este mereu activ
Member Sign-In	member_sign_in	Când cineva se autentifică la o sesiune a unui webinar pentru membri în aplicația pentru participanți.	Nu, este mereu activ
Waitlist Confirmation	waitlist_confirmation	Doar când îl trimite un pas dintr-o automatizare.	Controlat de automatizare
Waitlist — Session Available	waitlist_session_available	Doar când îl trimite un pas dintr-o automatizare.	Controlat de automatizare
Mesaj către segment	segment_broadcast	Când echipa ta trimite un mesaj către un segment.	Nu se aplică

Confirmarea înscrierii

Confirmarea se trimite pentru fiecare înscriere nouă: dintr-un formular de pe un landing page, din aplicația pentru participanți, din aplicația ta mobilă, precum și pentru persoanele adăugate cu Import la o sesiune (dialogul de import te anunță: „Confirmation emails will be sent to new registrations").

Nu se trimite când:

• Persoana este deja înscrisă la sesiunea respectivă. Dacă se înscrie din nou, se păstrează înscrierea existentă și nu se trimite nimic.
• Un membru intră la o sesiune a unui webinar pentru membri. Membrii sunt înscriși în momentul în care intră, așa că nu primesc confirmare.
• Registration Confirmation este dezactivat.

Dacă un participant își corectează în lobby sau pe pagina de preferințe adresa de email la care mesajele au fost returnate, confirmarea este retrimisă la adresa nouă (vezi Bounce-uri și contacte marcate).

Emailurile de start și de replay

Sesiunea își schimbă automat starea în funcție de datele și orele setate (vezi Sesiuni și ciclul de viață):

• Webinar Starting Now pleacă atunci când sesiunea intră live: în câteva minute de la ora Live Start sau imediat, dacă cineva din echipă trece sesiunea în live mai devreme.
• Replay Available pleacă atunci când sesiunea trece în faza de replay: în câteva minute de la ora Live End sau imediat, dacă cineva o trece în replay. O sesiune fără Live End sare peste faza de replay, așa că nu se trimite niciun email de replay.

Dacă salvezi o sesiune care este deja live sau în replay, aceste emailuri nu se trimit din nou.

Activează sau dezactivează emailurile

1. Mergi la Settings → Email Notifications.
2. Folosește comutatorul de pe fiecare card: Registration Confirmation, Webinar Reminder, Webinar Starting Now, Replay Available. Toate cele patru sunt active implicit.
3. Apasă Save.

Cardurile pentru autentificare și pentru lista de așteptare au un comutator mereu activ; aceste emailuri nu pot fi dezactivate de aici.

Setează momentul notificării de reamintire

Când Webinar Reminder este activ, cardul lui afișează Send reminder (minutes before start). Introdu o valoare între 5 și 1440 de minute (24 de ore). Valoarea implicită este 60.

Notificările de reamintire sunt trimise de o verificare care rulează periodic în fundal, implicit la fiecare 15 minute. Programarea ei apare la Send Reminders, în Background Jobs. Prin urmare:

• Notificarea de reamintire pleacă la prima verificare de după ce sesiunea intră în intervalul setat, deci poate întârzia față de valoarea aleasă de tine cu cel mult un interval dintre verificări. Cu valoarea implicită de 60 de minute, te poți aștepta să ajungă cu aproximativ 60 până la 45 de minute înainte de start.
• Valorile sub 15 minute se comportă ca 15.
• {{starts_in}} conține timpul rămas efectiv în momentul trimiterii emailului (de exemplu, „52 minutes"), nu valoarea setată de tine.
• Cine se înscrie după ce intervalul a început primește notificarea de reamintire la următoarea verificare, la scurt timp după confirmare.
• Fiecare înscriere primește cel mult o notificare de reamintire. Dacă reprogramezi o sesiune după ce notificările de reamintire au plecat, ele nu se retrimit.
• Notificările de reamintire se trimit doar pentru înscrierile active și doar dacă participantul nu a intrat încă în sesiune.

Cine primește emailurile

• Confirmarea și notificarea de reamintire: persoana care s-a înscris, pentru sesiunea respectivă.
• Emailurile de start și de replay: toate persoanele înscrise la sesiune care nu și-au anulat înscrierea, inclusiv cele care au intrat deja. Un contact cu mai multe înscrieri la aceeași sesiune primește un singur email.
• Pentru înscrierile anulate nu se mai trimite nimic legat de sesiunea respectivă.
• Contactele marcate (flagged) și contactele cu prelucrarea restricționată nu primesc niciunul dintre emailurile de pe această pagină, cu excepția celor de autentificare, care se trimit ori de câte ori le cere cineva. Vezi Bounce-uri și contacte marcate și Contacte.

Creează template-urile în Newsman

1. În contul tău Newsman, mergi la Transactional → Templates.
2. Creează câte un template pentru fiecare email pe care îl folosești. ID-ul template-ului trebuie să corespundă exact cu ID-urile din tabelul de mai sus (litere mici, cu underscore).
3. Scrie subiectul și corpul emailului. Inserează variabilele între acolade duble, de exemplu {{webinar_title}}. Secțiunea Template variables de pe fiecare card din Settings → Email Notifications le listează pe cele principale; lista completă este mai jos.
4. Trimite-ți un email de test pentru fiecare template.

Creează cel puțin template-urile pentru emailurile pe care le-ai activat. Butonul Test Connection pentru Newsman din Settings → Integrations te avertizează dacă lipsește vreunul dintre template-urile registration_confirmation, webinar_reminder, webinar_starting, replay_available, waitlist_confirmation, waitlist_session_available și segment_broadcast. Nu verifică magic_link și nici member_sign_in, așa că pe acestea trebuie să le creezi singur dacă folosești aplicația mobilă sau webinare pentru membri. Când creezi template-ul member_sign_in, poți porni de la o copie a lui magic_link: primesc aceleași variabile.

Template-urile lipsă înseamnă emailuri lipsă

Dacă un ID de template nu există în contul tău Newsman, emailul respectiv nu este livrat. Verifică atent cum ai scris fiecare ID.

Variabilele din template-uri

Confirmare, reamintire, start și replay

Variabilă	Ce conține	Confirmare	Reamintire	Start	Replay
{{name}}	Numele complet al persoanei înscrise	Da	Da	Da	Da
{{webinar_title}}	Titlul webinarului	Da	Da	Da	Da
{{webinar_fulldate}}	Data, ora de început și fusul orar, de ex. „March 20, 2030 at 7:00 PM EET" sau „20 martie 2030 la 19:00 EET"	Da	Da	Da	Da
{{webinar_date}}	Ziua săptămânii și data, de ex. „Wednesday, March 20" sau „Miercuri, 20 martie"	Da	Da	Da	Da
{{webinar_time}}	Intervalul orar și decalajul față de GMT, de ex. „7:00 PM - 9:00 PM GMT+2" sau „19:00 - 21:00 GMT+2" (doar ora de început, dacă sesiunea nu are oră de sfârșit)	Da	Da	Da	Da
{{starts_in}}	Timpul rămas până la start, de ex. „45 minutes", „1 hour and 5 minutes" sau, în română, „45 minute", „1 oră"	—	Da	—	—
{{lobby_url}}	Lobby-ul sesiunii în aplicația pentru participanți, deja asociat cu această înscriere	Da	Da	—	—
{{app_lobby_url}}	Un link care poate deschide sesiunea în aplicația ta mobilă, dacă este instalată; altfel, deschide lobby-ul în browser	Da	Da	—	—
{{watch_url}}	Pagina de vizionare a sesiunii în aplicația pentru participanți	—	—	Da	Da
{{app_watch_url}}	La fel ca {{app_lobby_url}}, pentru emailurile de start și de replay	—	—	Da	Da
{{replay_until}}	Data până la care replay-ul este disponibil (data Featured Until a sesiunii)	—	—	—	Da
{{cancel_url}}	Deschide pagina de preferințe a participantului cu întrebarea de confirmare a anulării, Sigur vrei să îți anulezi înregistrarea?	Da	Da	Da	—
{{preferences_url}}	Pagina de preferințe a participantului, unde își gestionează numele, numărul de telefon și preferințele de comunicare	Da	Da	Da	Da
{{unsubscribe_url}}	O pagină unde persoana își retrage consimțământul pentru emailurile de marketing (vezi mai jos)	Da	Da	Da	Da
{{google_calendar_url}}	Adaugă sesiunea webinarului în Google Calendar (vezi mai jos nota despre link-urile de calendar)	Da	Da	—	—
{{outlook_calendar_url}}	Adaugă sesiunea webinarului în Outlook Calendar (vezi mai jos nota despre link-urile de calendar)	Da	Da	—	—
{{whatsapp_share_url}}	Deschide WhatsApp cu textul tău de distribuire și cu link-ul personal de recomandare al persoanei	Da	Da	—	—
{{email_share_url}}	Deschide un email nou cu textul tău de distribuire și cu link-ul personal de recomandare al persoanei	Da	Da	—	—
{{messenger_share_url}}	Distribuie sesiunea pe Facebook Messenger (folosește ID-ul aplicației tale Meta, App ID, din Integrations, dacă l-ai setat; altfel, fereastra de distribuire Facebook)	Da	Da	Da	Da
{{whatsapp_group_url}}	Link-ul de invitație în grupul WhatsApp al webinarului, dacă ai setat pe webinar un WhatsApp Group Invite Code; altfel, rămâne gol	Da	Da	Da	Da

De reținut:

• Link-urile de distribuire și de calendar din confirmare și din notificarea de reamintire sunt link-uri personale, urmărite: click-urile sunt contorizate, iar înscrierile venite printr-un link de distribuire sunt atribuite persoanei care l-a distribuit. Vezi Link-uri de distribuire și recomandări.
• Link-urile de calendar aleg sesiunea în momentul click-ului, nu la trimiterea emailului: adaugă sesiunea curentă a webinarului din acel moment (întâi cea live, apoi cea deschisă, cea programată și cea în replay). La un webinar cu mai multe sesiuni, aceasta poate fi alta decât sesiunea la care s-a înscris persoana. Vezi Calendar și grupul WhatsApp.
• Textul de distribuire vine din câmpul Share Text al webinarului sau din Default Share Text, în Settings → General. Descrierea evenimentului din calendar vine din câmpul Calendar Event Description al webinarului sau din Default Calendar Text.
• Folosește link-urile de distribuire pe WhatsApp și prin email doar în template-urile de confirmare și de reamintire. Când emailurile de start și de replay pleacă automat, aceste două link-uri sunt goale, iar link-ul pentru Messenger este un simplu link către sesiune, nu un link personal de recomandare. Ele sunt completate doar când cineva din echipă trece manual sesiunea în live sau în replay.
• Pagina {{unsubscribe_url}} este în engleză. Pe ea scrie Unsubscribe from marketing emails, are un buton Confirm Unsubscribe, iar la final apare „You've been unsubscribed". Pagina retrage doar consimțământul pentru emailurile de marketing; persoana primește în continuare emailuri tranzacționale, cum ar fi notificările de reamintire pentru sesiunile la care este înscrisă. Ca să nu le mai primească, trebuie să își anuleze înscrierea.

Emailuri de autentificare

magic_link și member_sign_in primesc aceleași două variabile:

Variabilă	Ce conține
{{magic_link_url}}	Un link de autentificare de unică folosință. La webinarele pentru membri, readuce persoana la sesiune, în browser.
{{verification_code}}	Un cod din 4 cifre pe care persoana îl poate introduce pe ecranul de autentificare în loc să dea click pe link. Expiră după 10 minute și permite 5 încercări greșite. Dacă persoana cere un email nou, codul anterior este înlocuit.

Emailuri din automatizări și mesaje către segmente

Emailurile trimise de un pas dintr-o automatizare, inclusiv cele două template-uri pentru lista de așteptare, primesc un alt set de variabile: {{name}}, {{webinar_title}}, {{register_url}} (pagina webinarului pe site-ul tău public), {{webinar_fulldate}}, {{webinar_date}}, {{webinar_time}} (datele sesiunii live sau deschise a webinarului ori, dacă nu există una, ale sesiunii programate care se deschide ultima), {{whatsapp_group_url}} și {{waitlist_unsubscribe_url}} (un link care, cu un singur click, oprește automatizarea respectivă pentru acea persoană). Dacă o automatizare refolosește unul dintre template-urile de mai sus, legate de ciclul de viață al sesiunii, variabilele care nu sunt în această listă rămân goale. Vezi Automatizări.

Mesajele către segmente folosesc template-ul segment_broadcast. Variabilele acestuia sunt descrise în Mesaje către segmente.

Trimite un email de test

1. Mergi la Settings → Email Notifications și apasă Send Test Email.
2. Completează Recipient Email și, opțional, Recipient Name (folosit pentru {{name}}; implicit, „Test User").
3. Alege Email Template.
4. Apasă Send Test.

Rezultatul îți arată dacă Newsman a acceptat emailul sau ce eroare a returnat. Testul:

• Folosește datele de acces salvate în integrarea Newsman Email, chiar dacă nu ai activat-o încă, ca să îți poți verifica template-urile înainte de lansare. Eșuează dacă nu sunt salvate date de acces pentru Newsman.
• Completează variabilele cu valori de exemplu: un webinar numit „Test Webinar — Email Integration Check", pe 15 martie 2030, afișat în fusul orar și în formatul de dată ale organizației tale. Link-urile duc la o sesiune de exemplu. Link-urile care țin de înscrieri, autentificări sau automatizări reale ({{cancel_url}}, {{preferences_url}}, {{unsubscribe_url}}, link-ul și codul de autentificare, precum și link-urile pentru lista de așteptare) rămân goale, la fel și {{whatsapp_group_url}}.
• Nu apare în istoricul emailurilor și nici în statistici.

Urmărește livrarea, deschiderile și click-urile

Newsman raportează printr-un webhook ce se întâmplă cu fiecare email. Ca să primești aceste rapoarte pentru emailurile trimise prin propriul tău cont:

1. Salvează integrarea Newsman Email în Settings → Integrations. Pe card apare un Webhook URL.
2. Copiază-l și adaugă-l în contul tău Newsman, la Transactional → Webhooks.

Fără webhook, emailurile tale rămân în starea sent, iar bounce-urile și reclamațiile de spam nu marchează contactele.

Fiecare email are una dintre aceste stări:

Stare	Semnificație
sent	Newsman a acceptat emailul. Deocamdată nu s-a raportat nimic altceva.
delivered	Newsman a raportat o deschidere sau un click. Nu există un raport separat de livrare, așa că un email care a ajuns, dar nu a fost deschis niciodată rămâne sent.
bounced	Emailul a fost returnat (bounce). Ține cursorul peste stare ca să vezi motivul.
rejected	Newsman a refuzat să îl trimită, de exemplu pentru că adresa se află pe lista lui de suprimare.
spam	Destinatarul l-a raportat ca spam.
unsubscribed	Destinatarul s-a dezabonat prin Newsman, de exemplu cu link-ul de dezabonare al Newsman. Astfel își retrage și consimțământul pentru emailurile de marketing.

Pentru fiecare email se salvează momentul primei deschideri și al primului click. Totalurile le vezi în Analytics → Email, iar istoricul unei persoane, pe pagina contactului ei, în tab-ul Emails.

Bounce-uri și contacte marcate

RestartiX marchează automat emailul unui contact când Newsman raportează:

• o reclamație de spam,
• o respingere sau
• un bounce al cărui motiv indică o eroare permanentă, cum ar fi un utilizator necunoscut, o căsuță de email care nu există sau un domeniu care nu poate fi găsit. Problemele temporare, cum ar fi o căsuță plină, limitarea ratei de trimitere (throttling) sau o eroare temporară a serverului, nu marchează contactul.

Un contact mai poate fi marcat când lista ta din Newsman Marketing raportează adresa ca inaccesibilă, precum și manual, cu Flag Email, din pagina contactului.

Pe pagina unui contact marcat apar Email Flagged și motivul. Cât timp este marcat, contactul nu primește emailuri de confirmare, de reamintire, de start sau de replay, emailuri din automatizări ori mesaje către segmente.

Marcarea oprește și SMS-urile, și notificările push

Un email marcat oprește și mesajele programate prin SMS și push pentru acel contact: notificările de reamintire, mesajele de start și cele de replay.

Pentru a relua trimiterea, un marketer sau un admin apasă Unflag Email pe pagina contactului. Participantul poate rezolva și singur problema: când emailurile către adresa lui au fost returnate sau respinse, lobby-ul sesiunii și pagina lui de preferințe afișează Nu am reușit să trimitem emailuri la adresa ta, cu un buton Schimbă adresa de email. Schimbarea adresei elimină marcajul și trimite confirmarea înscrierii la noua adresă.

Retrimite un email de confirmare

Folosește această acțiune când cineva spune că nu și-a primit confirmarea.

• Din istoricul emailurilor: deschide contactul, mergi în tab-ul Emails și apasă Resend lângă un email de tip Confirmation.
• Din înscriere: deschide contactul și mergi în tab-ul Webinars. Coloana Confirmation arată când s-a trimis ultima confirmare pentru fiecare înscriere sau afișează Not sent. Apasă Send confirmation sau Resend confirmation.

Ambele variante sunt disponibile pentru rolurile marketer și admin. Emailul este construit cu detaliile actuale ale sesiunii și se trimite chiar dacă Registration Confirmation este dezactivat. Nu se trimite, iar motivul apare sub buton, când:

• înscrierea a fost anulată sau nu mai există,
• emailul contactului este marcat sau prelucrarea datelor lui este restricționată („this contact has unsubscribed or is flagged, so email can't be sent") ori
• nu este disponibil niciun furnizor de email („no email provider is configured").

Doar emailurile de confirmare pot fi retrimise.